MeerKita als Software für eure Kita? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit MeerKita

Wir haben die Vermeer Care GmbH über ihre Kitasoftware MeerKita ausgefragt.

Die Antworten von MeerKita sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Kita Software in 3 Sätzen.

Die MeerKita App ist eine zeitsparende, unkomplizierte und sichere Lösung für Kitas und Träger. Sie vereint Kommunikation, Organisation und Personalplanung in einer intuitiven Oberfläche, die auch technisch weniger affine Nutzer sofort verstehen. Alle Daten werden DSGVO- und KDGkonform auf deutschen Servern verarbeitet.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Das besondere Alleinstellungsmerkmal der MeerKita App ist unser „Zahnrad-Prinzip“:

• • • Urlaubsplanung, automatische Dienstplanung und Zeiterfassung greifen bei uns
      nahtlos ineinander.
    • Änderungen, wie z. B. Krankmeldungen oder Urlaubsfreigaben, wirken sich direkt
      und automatisch auf die Dienstpläne aus.
    • Dadurch sparen Leitungen und Träger enorm viel Zeit, reduzieren Fehlerquellen und
      gewinnen Transparenz über den gesamten Personaleinsatz

Dieses Zusammenspiel von Planung und Zeiterfassung in einer einzigen Lösung gibt es so am Markt nicht – viele Anbieter haben einzelne Module, wir bieten ein echtes, ineinandergreifendes System. Zusätzlich setzen wir auf eine sehr einfache
Bedienung und schnellen persönlichen Support, damit die App im Alltag wirklich entlastet.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Unsere Funktion „Dokumentation“ ist noch nicht fertig gestellt. Die werden wir voraussichtlich Anfang 2026 finalisieren.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Ist eine Web-Anwendung, die man aus jeglichen Browsern aufrufen kann, z.b Google, Safari usw….(all unsere Accounts sind auch als App herunterladbar)

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. Alle pädagogischen Funktionen und die Kommunikation sind vollständig mobil nutzbar. Leitungsaufgaben wie Personalplanung und einmalige Einstellungen werden über den Webbrowser am Tablet oder PC erledigt.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja. Die App ist „Mehrbenutzerfähig“. Mehrere Personen können parallel auf unterschiedlichen Geräten arbeiten, ohne dass Daten verloren gehen. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

• • • iOS (App Store), Android (Google Play Store)
    • Webbrowser (Chrome, Safari, Edge, Firefox)
    • Keine besonderen Hardwareanforderungen

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, für die Anwesenheitsliste ist diese verfügbar.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erfolgen automatisch (sofern vom NutzerIn so eingestellt) und regelmäßig. Neue Funktionen werden vorab angekündigt, Fehlerkorrekturen zeitnah eingespielt. Die NutzerInnen müssen keine manuelle Installation vornehmen wenn in den Einstellungen „Automatische Updates“ ausgewählt wurde.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Automatische tägliche Backups aller Daten auf Servern in Deutschland. Kein Zutun der Einrichtungen erforderlich, auch für technisch unerfahrene Nutzer einfach und sicher.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

• • • DSGVO- & KDG-konforme Verarbeitung
    • Speicherung ausschließlich auf deutschen Servern
    • Verschlüsselung bei Übertragung (TLS 1.3 / AES-256)
    • Datenschutzbeauftragter im Team. -> Jede Funktion wurde mit ihm besprochen.
    • Unser Chat wurde selbst entwickelt um die Verschlüsselung sicherzustellen.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

• • • Exportfunktionen für Abrechnungs- und Buchhaltungssysteme (z. B. DATEV)
    • Kalender-Synchronisation (Outlook, Google)
    • API-basierte Erweiterbarkeit
    • Kita Planer –> und für weitere Schnittstellen offen

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kita-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kinder- und Gruppenmanagement?
    • Können Kinder in Gruppen eingeteilt, gewechselt oder abgemeldet
      werden?
      • • JA
    • Gibt es digitale Wartelisten oder Vormerkungen?
      • • Noch nicht.
    • Ist eine automatisierte Platzvergabe möglich?
      • • Nein.
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Laufzeiten, Kündigungsfristen oderVerlängerungen?
      • • Für unsere App? Ja, die gibt es.
    • Weitere Funktionen im Bereich Kinder- und Gruppenmanagement?
      • • Übergabeprotokoll, Personalschlüsseleinstellung, Notfallkontakte, Fotoerlaubnis.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Eltern?
    • App für Eltern?
      • • Wir unterscheiden zwischen Accounts. Also eine App für alle und der Account ist je nach Rolle berechtigt. Also ja.
    • Digitale Elternbriefe, Messenger oder App-Benachrichtigungen?
      • • Ja!
    • Elternportale mit Zugriff auf Rechnungen, Verträge, Dokumentationen?
      • • Nein, keine Abrechnungsfunktion.
    • Sonstiges zum Thema Kommunikation?
      • • Es gibt mehrere Varianten der Kommunikation Chat, Nachrichten, Abfragen, Pinnwand, Essenspläne, Termine.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Bildungs- und Entwicklungsdokumentation der Kinder?
    • Digitale pädagogische Dokumentation für jedes Kind?
      • • Anfang 2026
    • Können Bildungspläne integriert werden?
      • • Anfang 2026
    • Lassen sich Beobachtungen systematisch erfassen und auswerten?
      • • Nein.
    • Sonstiges zum Thema Bildungs- & Entwicklungsdokumentation?
      • • Ein Teil ist schon vorhanden und es können auch Dokumente bereits hochgeladen werden. Anfang 2026 erweitern wir das mit Inhalten, ähnliche wie die Grenzsteine.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Hygiene- und Sicherheitsmanagement in der Kita?
    • Gibt es Funktionen zur Dokumentation von Hygienekonzepten und -Maßnahmen?
      • • Nein.
    • Können Unfälle oder Erste-Hilfe-Vorfälle digital erfasst werden?
      • • Ja.
    • Ist eine Verwaltung von Medikamentengaben möglich?
      • • Ja.
    • Sonstiges zum Thema Sicherheit & Hygiene
      • • k.A.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Catering?
    • Digitale Essensbestellungen durch Eltern?
      • • Essen wird mit Erstellung der Abwesenheiten automatisch abbestellt.
    • Automatisierte Abrechnung von Essenskosten?
      • • Keine direkte Abrechnung. Die Listen können exportiert bzw. weitergeleitet werden an
          den Caterer oder die Eltern.
    • Allergien & Ernährungsbesonderheiten hinterlegbar?
      • • k.A.
    • Weitere Catering-Funktionen?
      • • k.A.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personalverwaltung?
    • Zeiterfassung & Dienstpläne für Erzieher?
      • • Ja, beides.
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
      • • Ja.
    • Übersicht über Qualifikationen und Fortbildungen?
      • • Ja.
    • Sonstiges zum Thema Personalverwaltung?
      • • Personalschlüssel einsehbar und einstellbar.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Abrechnung von Kita-Gebühren, Essensgeld, Zusatzleistungen?
    • Betreuungsgutschein- oder Subventionsabrechnung?
    • Automatisches Mahnwesen bei offenen Zahlungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?

Sie können alles an Statistiken herunterladen für die Abrechnung. Die Abrechnung selbst bieten wir in der App nicht an.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Digitale Ablage und Verwaltung von Betreuungsverträgen?
      • • Kann hinterlegt werden.
    • Können An- und Abwesenheiten erfasst werden?
      • • Ja.
    • Rechtssichere Speicherung von Dokumenten?
      • • Ja.
    • Wie werden Zugriffsrechte geregelt (z.B. auf Protokolle, Verträge, etc.?)
      • • Die Zugriffsrechte werden Anhang der Accounts festgelegt. Somit haben nur die Einsicht oder Bearbeitungsrechte, bei denen es die Rolle erlaubt.
    • Weiteres zum Thema Dokumentation?
      • • k.A.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Kita-spezifischen Funktionen?
    • Förderpläne, Sprachstandserhebungen?
    • Möglichkeit zum Austausch mit Träger oder Gemeinde?
    • Integration von Elternbefragungen?
    • Verwaltung von Ausflügen oder Veranstaltungen?
    • Sonstige Kita-spezifische Funktionen?

Wir bieten eine In-App Übersetzung sowie die Möglichkeit die in meine Sprache auszuwählen. Nachrichten sowie Termine können auch zwischen Träger und Kitas erstellt werden. Somit kann die Kommunikation zwischen Träger und Kitas ebenfalls abgedeckt werden. Elternbefragungen über unsere Abfrage Funktion. Sowie unser Terminkalender für Veranstaltungen und Ausflüge

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
      • • Statistiken für MitarbeiterInndn und Kinder können exportiert werden.
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (eigene Module, Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme))?
      • • Aktuell nicht.
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?
      • • Übersicht von Fachkraft-Kind Schlüssel.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Grundsätzlich wird pro Kitaplatz abgerechnet. Einrichtungen unter 20 Kinder (wie Tagespflegeeinrichtungen) mit einer Pauschalte von 19,99 Euro im Monat.

Wir unterscheiden zwischen drei Paketen. Kommunikations-Paket = 0,89€ pro Kitaplatz, Organisations-Paket = 1,49 € pro Kitaplatz und Rundum-Sorglos Paket =2,89€ pro Kitaplatz (mit 2 Geräte inkl. Versicherung und Schutzhülle auf 50 Kinder gerechnet).

Ab 100 Kinder in der Einrichtungen wird es günstiger bis zu 0,49 € pro Kitaplatz -> je nach Kitaplätze. Mindestlaufzeit ohne Geräte liegt bei 24 Monaten und mit Geräten bei 36 Monate mit einer Kündigungsfrist von 2 Monaten vor Vertragsende/verlängerung. Keine weiteren Kosten für weitere Nutzer. Support inklusive bis auf Vorort-Termine, die berechnen wir mit einer pauschale von 500,- Brutto.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Telefon, E-Mail, Whatsapp sind die gängigsten Möglichkeiten für unseren Inhouse Support. Wir garantieren eine Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden. Erklärvideos gibt es innerhalb der App sowie in unserem „Erste-Schritte-Paket“ zu den PDF-Anleitungen. Wir bieten auch Schulungen an welche, vor allem zum Start sehr gerne genutzt werden. FAQs gibt es auf unserer Homepage.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
      • • Keine Einschränkungen mit einer 6 wöchigen Testphase.
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
      • • Importfunktion von Mitarbeiterdaten, ja. Von Eltern/Kindern nicht, aus datenschutzgründen fragen wir das ab und erleichtern den Einstieg in dem wir die Daten einpflegen bei Ersteinrichtung.
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?
      • • Ja, gibt es, allerdings nichts Pauschales. Wir bieten an, dass es zum Beispiel zu keinen doppelkosten kommt.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
      • • Wir arbeiten täglich an unserer software. Also ja, es gibt Funktionsupdates. Beispielsweise Dokumentation Anfang 2026.
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?
      • • Wir nehmen alle Wünsche auf, werten diese regelmäßig aus und möchten natürlich so viele Wünsche wie möglich umsetzen. Allen können wir es allerdings nie recht machen. Daher werden die Wünsche, die am häufigsten genannt werden bevorzugt.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren
    bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten
    oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden?
    Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Unsere Kunden berichten, dass sie durch die MeerKita App Zeit sparen, Übersicht gewinnen und die Kommunikation deutlich verbessert wird. Besonders hervorgehoben werden die einfache Bedienung und unseren Support.

Unsere Personalplanung wird als häufigster Grund für die Entlastung im Alltag genannt und Sätze wie „durch die MeerKita App musste ich noch nie eine Gruppe komplett schließen“ machen uns sehr stolz und zeigen, wie wichtig und richtig unser Weg ist 🙂

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Ich glaube Laut ChatGPT sind wir auf platz 2 😀 MeerKita ist eine der wenigen Kita- Apps, die Organisation, Kommunikation und Personalplanung in einer Lösung vereint. Unsere Nutzerbasis wächst stetig, besonders bei Trägern, die mehrere Einrichtungen betreiben.

29. Schlussplädoyer: Für welche Kitas (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Die MeerKita App eignet sich für alle Kitas – von kleinen Einrichtungen bis hin zu großen Trägern. Unser Ziel ist es, zu entlasten, statt zusätzlich zu belasten. Dank des modularen Aufbaus können Einrichtungen klein starten und Schritt für Schritt weitere Funktionen hinzunehmen.