Kitaversum als Software für eure Kita? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Kitaversum

Wir haben die L3D1 Solutions GmbH über ihre Kitasoftware Kitaversum ausgefragt.

Die Antworten der L3D1 Solutions GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Kita Software in 3 Sätzen.

Kitaversum ist eine moderne und benutzerfreundliche Kita-Software, die Kindertagesstätten bei der Organisation, Verwaltung und Kommunikation unterstützt. Die Lösung überzeugt durch ein intuitives Design, einen umfangreichen, individuell anpassbaren Funktionsumfang und eine nahtlos integrierte Eltern-App für die direkte Kommunikation mit Familien. Für Träger bietet Kitaversum mit KVAdmin eine leistungsstarke Verwaltungsplattform, während integrierte KI-Funktionen den Kita-Alltag digitalisieren und Prozesse deutlich effizienter machen.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Kitaversum bietet deutliche Vorteile gegenüber anderen Kita-SoftwareLösungen auf dem Markt. Die Lösung kombiniert einen sehr umfangreichen Funktionskatalog mit einer besonders einfachen und intuitiven Bedienung. Von der Kitaplatzvergabe über digitale Kommunikation mit Eltern, pädagogische Dokumentation bis hin zu Verwaltung und Organisation deckt Kitaversum alle zentralen Bereiche des Kita-Alltags vollständig ab. Zusätzlich erhalten Träger mit der Plattform KVAdmin die Möglichkeit, sämtliche verwaltungstechnischen Inhalte zentral einzusehen, zu steuern und effizient zu managen. Damit ist Kitaversum eine der wenigen Kita-Software-Lösungen, die alle Bedürfnisse von Leitung, Erziehern, Eltern und Trägern gleichermaßen berücksichtigt.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Gerade zu Beginn kann die große Auswahl an Funktionen und Inhalten für KitaLeitungen und Pädagogen etwas überwältigend wirken. Allerdings zeigt sich schnell, dass die umfassende Kita-Software dadurch langfristig alle organisatorischen und pädagogischen Anforderungen optimal abdeckt. Zudem lassen sich alle Inhalte und Funktionen für jeden Benutzer individuell einstellen und beschränken.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Kitaversum ist als Web-App konzipiert. Dadurch ist keine Installation erforderlich und alle Updates werden automatisch in Echtzeit eingespielt. Dies ist ein klarer Vorteil gegenüber klassischer Installationssoftware.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Die Kita-Software ist zu 100 % mobil nutzbar, sowohl auf Tablets als auch auf Smartphones. Alle Funktionen stehen über die Kitaversum-App im Apple App Store und Google Play Store zur Verfügung.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Mit Kitaversum können beliebig viele Nutzer gleichzeitig auf denselben Account zugreifen. Zusätzlich gibt es Gruppen-Accounts, die es Teams ermöglichen, gemeinsam innerhalb eines Kita-Accounts zu arbeiten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Die Kitaversum-App läuft auf allen aktuellen iOS-Versionen für iPhone und iPad sowie auf Android-Geräten ab Version 6. Die einzige technische Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung, weitere Installationen oder spezielle Systeme sind nicht notwendig.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, Kitaversum verfügt über einen Offline-Modus. Die wichtigsten Funktionen wie Stammdaten und Notfallkontakte der Kinder bleiben auch ohne Internetzugang verfügbar, sodass Erzieher jederzeit auf essenzielle Informationen zugreifen können.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

In der Web-App werden Updates automatisch eingespielt und stehen sofort zur Verfügung. In den App-Stores laden Nutzer die aktuelle Version herunter. Kitaversum veröffentlicht regelmäßig wöchentliche Updates, um Funktionen und Sicherheit kontinuierlich zu verbessern.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Alle wichtigen Daten lassen sich einfach als CSV, Excel oder PDF exportieren und sichern. Mit nur einem Klick können auch technisch weniger erfahrene Nutzer ein vollständiges Backup ihrer Kita-Daten erstellen.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Alle Server stehen in Deutschland und sind nach modernsten Sicherheitsstandards verschlüsselt und vollständig DSGVO-konform. Ein detailliertes Berechtigungskonzept stellt sicher, dass jeder Benutzeraccount nur auf die ihm zugewiesenen Daten zugreifen kann. Zusätzlich werden alle Logins protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Kitaversum ist vollständig API-fähig und bietet Schnittstellen zu gängigen KitaVerwaltungssystemen wie Kita-Data-Web, KiVAN oder AdebisKITA. Über die Trägerplattform KVAdmin lassen sich bei Bedarf auch individuelle Integrationen umsetzen. Zusätzlich stehen Schnittstellen zu Banken und Buchhaltungssystemen zur Verfügung, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kita-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kinder- und Gruppenmanagement?
    • Können Kinder in Gruppen eingeteilt, gewechselt oder abgemeldet
      werden?
      • • Ja, Kinder können in verschiedene Gruppen eingeteilt, gewechselt und auch abgemeldet oder archiviert werden
    • Gibt es digitale Wartelisten oder Vormerkungen?
      • • Ja, digitale Wartelisten und Vormerkungen sind möglich, sodass Eltern ihre Kinder online vormerken können und die Kita den Überblick über Reihenfolge und Status behält.
    • Ist eine automatisierte Platzvergabe möglich?
      • • Ja, eine automatisierte Platzvergabe ist möglich, wobei die manuelle Steuerung jederzeit zusätzlich genutzt werden kann.
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Verlängerungen?
      • • Beim Vertragsabschluss werden die Kunden transparent über die jeweiligen Kündigungsfristen informiert. Eine zusätzliche automatische Erinnerung vor Ablauf der Frist ist derzeit nicht vorgesehen.
    • Weitere Funktionen im Bereich Kinder- und Gruppenmanagement?
      • • Im Bereich Kindermanagement können unter anderem Anwesenheiten, Bringund Abholzeiten sowie medizinische Informationen erfasst und verwaltet werden. Für das Gruppenmanagement stehen flexible Funktionen wie die Festlegung von individuellen Öffnungszeiten und die Einstellung von Betreuungsschlüsseln zur Verfügung.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Eltern?
    • App für Eltern?
      • • Ja, es gibt eine eigene Eltern-App, die die gesamte Kommunikation zwischen Kita und Familien bündelt.
    • Digitale Elternbriefe, Messenger oder App-Benachrichtigungen?
      • • Ja, digitale Elternbriefe, Messenger-Funktionen sowie App-Benachrichtigungen sind integriert, sodass Informationen schnell und zuverlässig geteilt werden können.
    • Elternportale mit Zugriff auf Rechnungen, Verträge, Dokumentationen?
      • • Ja, im Elternportal haben Eltern Zugriff auf Verträge, Rechnungen und wichtige Dokumente, die zusätzlich über den integrierten Chat ausgetauscht werden können.
    • Sonstiges zum Thema Kommunikation?
      • • Weitere Funktionen sind die Umfragefunktion (öffentliche und anonyme Umfragen), Veranstaltungsplanung (mit Teilnehmer-und Mitbringliste) sowie eine digitale Pinnwand zum Teilen von Bildern und Dokumenten.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Bildungs- und Entwicklungsdokumentation der Kinder?
    • Digitale pädagogische Dokumentation für jedes Kind?
      • • Die pädagogische Dokumentation kann komplett digital durchgeführt werden.
    • Können Bildungspläne integriert werden?
      • • Ja, Bildungspläne können integriert werden.
    • Lassen sich Beobachtungen systematisch erfassen und auswerten?
      • • Ja, Beobachtungen lassen sich systematisch und digital hinterlegen und
          auswerten.
    • Sonstiges zum Thema Bildungs- & Entwicklungsdokumentation?
      • • Es gibt auch die Möglichkeit Förderpläne zu erstellen oder digitale Portfolios
          anzulegen (auch in verschiedenen Sprachen).

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Hygiene- und Sicherheitsmanagement in der Kita?
    • Gibt es Funktionen zur Dokumentation von Hygienekonzepten und -Maßnahmen?
      • • Ja, Hygienekonzepte können vollständig dokumentiert werden.
    • Können Unfälle oder Erste-Hilfe-Vorfälle digital erfasst werden?
      • • Ja, Unfälle oder Erste-Hilfe-Vorfälle können digital erfasst und gespeichert
          werden.
    • Ist eine Verwaltung von Medikamentengaben möglich?
      • • Ja, eine Verwaltung von Medikamentengaben ist möglich.
    • Sonstiges zum Thema Sicherheit & Hygiene
      • • Zusätzlich können pflegerische Aspekte wie Zähneputzen, Windelwechsel sowie
          Schlaf- und Mahlzeiten digital protokolliert werden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Catering?
    • Digitale Essensbestellungen durch Eltern?
      • • Ja, Eltern können ihre Kinder digital zum Mittagessen an- und abmelden.
    • Automatisierte Abrechnung von Essenskosten?
      • • Ja, eine automatisierte Abrechnung der Essenskosten ist möglich.
    • Allergien & Ernährungsbesonderheiten hinterlegbar?
      • • Ja, Allergien und Ernährungsbesonderheiten lassen sich digital hinterlegen und
          verwalten.
    • Weitere Catering-Funktionen?
      • • Weitere Funktionen sind die Caterer-Verwaltung, die Gerichte-Verwaltung
          sowie die digitale Abbildung von Ernährungskonzepten.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personalverwaltung?
    • Zeiterfassung & Dienstpläne für Erzieher?
      • • Ja, die Zeiterfassung per App und die Erstellung von Dienstplänen für Erzieher
          sind möglich.
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
      • • Ja, Urlaubs- und Abwesenheiten lassen sich digital verwalten.
    • Übersicht über Qualifikationen und Fortbildungen?
      • • Ja, Qualifikationen und Fortbildungen können übersichtlich hinterlegt und
          gepflegt werden.
    • Sonstiges zum Thema Personalverwaltung?
      • • Zusätzlich gibt es Funktionen zur Verwaltung des Betreuungsschlüssels sowie
          die Möglichkeit, detaillierte Berichte und Auswertungen zu erstellen.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Abrechnung von Kita-Gebühren, Essensgeld, Zusatzleistungen?
      • • Ja, die Abrechnung von Kita-Gebühren, Essensgeld und Zusatzleistungen ist über
          das Träger-Dashboard möglich.
    • Betreuungsgutschein- oder Subventionsabrechnung?
      • • Ja, Betreuungsgutscheine und Subventionsabrechnungen sind für jedes
          Bundesland integriert.
    • Automatisches Mahnwesen bei offenen Zahlungen?
      • • Ja, ein automatisches Mahnwesen bei offenen Zahlungen ist integriert.
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?
      • • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung sind SEPA-Lastschriften,
          individuelle Rechnungsstellung und detaillierte Berichte.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Digitale Ablage und Verwaltung von Betreuungsverträgen?
      • • Ja, Betreuungsverträge können digital abgelegt und verwaltet werden.
    • Können An- und Abwesenheiten erfasst werden?
      • • Ja, An- und Abwesenheiten können digital erfasst werden, inklusive
          Krankmeldungen sowie Bring- und Holzeiten.
    • Rechtssichere Speicherung von Dokumenten?
      • • .Ja, alle Dokumente werden DSGVO-konform und revisionssicher gespeichert
    • Wie werden Zugriffsrechte geregelt (z.B. auf Protokolle, Verträge, etc.?)
      • • Die Zugriffsrechte können granular gesteuert werden: Jede Leitung entscheidet, welche Accounts welche Inhalte sehen dürfen. Pädagogen sehen nur die für ihre Gruppe relevanten Inhalte, weitere Daten können individuell durch die Leitung freigegeben oder gesperrt werden.
    • Weiteres zum Thema Dokumentation?
      • • Weitere Funktionen sind die digitale Ablage von pädagogischen Beobachtungen, Entwicklungsdokumentationen und Elterngesprächen.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Kita-spezifischen Funktionen?
    • Förderpläne, Sprachstandserhebungen?
      • • Ja, Förderpläne und Sprachstandserhebungen können digital erfasst, dokumentiert und bei Bedarf ausgewertet werden.
    • Möglichkeit zum Austausch mit Träger oder Gemeinde?
      • • Der Träger und die Kitas können direkt über die Software kommunizieren.
    • Integration von Elternbefragungen?
      • • Elternbefragungen lassen sich bequem über das integrierte Umfragemodul durchführen.
    • Verwaltung von Ausflügen oder Veranstaltungen?
      • • Ja, Ausflüge und Veranstaltungen können direkt über das Veranstaltungsmodul geplant und organisiert werden?
    • Sonstige Kita-spezifische Funktionen?
      • • Weitere Kita-spezifische Funktionen sind Wochenplanung, Abholverifikation, digitale Beobachtungsbögen, eine interne Pinnwand für Informationen sowie die Vertragsverwaltung.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
      • • Ja, im Bereich Controlling stehen umfassende Statistiken und Auswertungen zur Verfügung, die einen schnellen Überblick über Belegung, Personal, Finanzen und Auslastung geben.
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (eigene Module, Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme))?
      • • Ja, im Bereich Finanzbuchhaltung können relevante Daten über Exporte (z. B. DATEV-Schnittstelle) direkt an den Steuerberater oder andere Buchhaltungssysteme übergeben werden.
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?
      • • Weitere unternehmerische Funktionen in KVAdmin sind u. a. Trägerberichte, Budgetplanung und individuelle Auswertungen.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
      • • Es gibt drei Pakete mit unterschiedlichem Funktionsumfang: Basis, Premium und Professional
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
      • • Das Paket Basis kostet 0,75 € pro Kind und Monat, Premium kostet 0,99 € pro Kind und Monat, das Paket Professional ist auf Anfrage verfügbar und richtet sich nach den individuellen Anforderungen.
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
      • • Für Eltern- oder Pädagogenaccounts fallen keine Mehrkosten an, lediglich für Verwaltungsaccounts im Modul KVAdmin entstehen zusätzliche Lizenzkosten pro User.
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?
      • • Die Mindestvertragslaufzeit beträgt ein Jahr mit einer Kündigungsfrist von 4 Wochen.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
      • • Telefon- und E-Mail-Support stehen für allgemeine Fragen zur Verfügung.
    • Inhouse oder externer Support?
      • • Es gibt ein integriertes Ticketsystem in der Software, über das direkt mit der Entwicklungsabteilung kommuniziert werden kann.
    • Wartezeiten?
      • • Auf Anfragen und Probleme wird sehr schnell reagiert, die meisten Anliegen werden innerhalb weniger Stunden oder Tage gelöst.
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?
      • • Es gibt eine YouTube-Playlist mit leicht verständlichen Erklärvideos, die regelmäßig erweitert wird.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
      • • Ja, die Software kann 14 Tage kostenlos und ohne Einschränkungen getestet werden.
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
      • • Ja, bestehende Daten können direkt via CSV-Importer übernommen werden.
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?
      • • Beim Vertragsabschluss gibt es einen kostenlosen Wechselsupport inklusive Ersteinrichtung des Accounts und Datenimport.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Die Software wird laufend weiterentwickelt und regelmäßig mit neuen Funktionen ergänzt. Dabei findet ein enger Austausch mit den Kitas statt und Feedback fließt direkt mit in die Produktentwicklung mit ein.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren
    bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten
    oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden?
    Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Wir erhalten durchweg positives Feedback von unseren Kitas. Besonders geschätzt wird, dass die App den Alltag in der Kita deutlich erleichtert und viele Abläufe effizienter macht. Häufig wird hervorgehoben, wie sehr die KIgestützten Funktionen die Arbeit von Leitung, Pädagogen und Trägern unterstützen. Ein weiterer Punkt ist der schnelle Kundensupport.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Im Vergleich zu etablierten Wettbewerbern ist Kitaversum noch relativ jung, konnte sich aber bereits in kurzer Zeit erfolgreich am Markt etablieren und wird schon jetzt in vielen Kitas in ganz Deutschland eingesetzt. Durch unser einzigartiges Ökosystem aus Kita-Software, Eltern-App und Trägerplattform unterscheiden wir uns klar von der Konkurrenz. Wir sind überzeugt, dass wir uns in den kommenden Jahren als einer der führenden Anbieter und langfristig als Marktführer im Bereich Kita-Software etablieren werden.

29. Schlussplädoyer: Für welche Kitas (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Kitaversum eignet sich für Kitas jeder Größe und Ausrichtung. Dank des modularen Aufbaus, des transparenten Preismodells pro lizenziertem Kind sowie der flexibel anpassbaren Funktionen profitieren sowohl sehr kleine Einrichtungen als auch große Trägerorganisationen von der Software. Damit ist Kitaversum eine umfassende Lösung für alle, die ihre Kita-Verwaltung digitalisieren und Prozesse effizienter gestalten möchten.