nupian als Software für eure Kita? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit nupian

Wir haben die nupian GmbH über ihre Kitasoftware nupian ausgefragt.

Die Antworten der nupian GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Kita Software in 3 Sätzen.

nupian Kita ist die All-In-One-Software mit Erfahrung seit 2005, die alle Verwaltungsaufgaben und Personen in einer Software bündelt. Unser Motto ist: „Wir machen die beste Software für Menschen“. Deshalb steht bei nupian der Nutzer immer im Vordergrund. Das zeigt sich auch durch unseren Support, den der Kunde so lange und so viel, wie er will, bekommt. Das ist für uns eine Win‑Win‑Situation: Der Kunde bekommt schnell Hilfe, und wir machen die Software durch dieses Feedback einfacher und besser.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Unsere Vision: Die beste Software für die Menschen in der Kita-Verwaltung:

• • • Alle Abläufe in einer Lösung.
    • Daten nur einmal pflegen, überall nutzen.
    • Support macht das ganze Team – von Marketing bis Geschäftsführung. So sehen alle Erfolge und Probleme.
    • Der Support ist kostenlos. Das Feedback hilft uns, die Software laufend zu verbessern und zu sehen wo die Menschen andere Lösungen brauchen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Dadurch, dass die Software viele komplizierte Fälle abdecken kann, nutzen die Kunden diese Möglichkeiten natürlich. Hier ist das Vorgehen, dann nicht immer ganz so einfach, wie wir uns das vorstellen. Beispiel: Die Gebühr wird vom Vater gezahlt, die Mutter zahlt das Essen, die Oma übernimmt den Ausflug, und dann gibt es vielleicht noch ein Landratsamt oder Jugendamt, das Gebühren rückwirkend übernimmt. Das funktioniert, muss aber alles eingegeben werden. Hier haben wir schon sehr viele Workflows eingebaut, die den Kunden das Eingeben erleichtern. Das kann man sicher noch besser machen. Wichtiger ist es, hier mit dem Kunden Workflows zu erarbeiten, die diese Fälle einfacher machen.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Es handelt sich um eine Web‑Anwendung, die wir als Portal as a Service anbieten.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, die Software ist im vollen Umfang mobil nutzbar.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, es können alle uneingeschränkt gleichzeitig arbeiten. Wir haben auch ein Rechtesystem, bei dem man die verschiedenen Rechte und Einrichtungen einem User zuweisen kann.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Wir sagen immer wir haben nur die Anforderung: Internet und Browser – mehr braucht es nicht.

Wir entwickeln und Testen auf:

• • • Betriebssystem: MacOS, Linux, Windows, Android, iOS
    • Browser wie z.B.: Chrome, Firefox, Safari, Edge, Opera und Vivaldi

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein, unsere Software läuft nur online.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Die Software wird laufend weiterentwickelt, und Updates werden im Hintergrund automatisch eingespielt. Der Kunde bekommt hiervon meist gar nichts mit.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Die Nutzerinnen und Nutzer der Software können per Knopfdruck ganz einfach die Daten einer ganzen Einrichtung als ZIP exportieren. Es kann aber auch bei jeder Liste eine Excel‑Datei exportiert werden. Wir sichern die Daten täglich auf standortunabhängige Server und behalten einen Wochenstand für ein Jahr.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Wir erfüllen die DSGVO vollumfänglich und jeder Kunde bekommt automatisch, wie vorgeschrieben, einen Vertrag zur Datenverarbeitung. Da uns Datenschutz auch sehr wichtig ist, haben wir uns dafür entschieden, die Daten nur in Deutschland zu hosten und auf deutsche Anbieter zu setzen.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Wir haben viele Schnittstellen, da wir wie oben geschrieben nicht wollen, dass der Kunde Daten doppelt anfassen muss. Hier eine Auswahl:

• • • Kibig.web: Einfache Übermittlung per Knopfdruck für Förderung in Bayern
    • IDEV: Einfache Übermittlung per Knopfdruck zum Statistischen Bundesamt 
    • SEPA-Lastschrift-Datei: Lastschriften zur Bank übertragen
    • SEPA-Gutschrift-Datei: Gutschriften / Rückzahlungen zur Bank übertragen
    • DATEV: Alle Abrechnungs- und Debitor-Daten sowie PDF-Rechnungen zum Steuerberater
    • CipKom: Schnittstelle zur kommunalen Buchhaltungssoftware der Komuna
    • nupian: Eigene Schnittstelle für Buchhaltungsdaten und Exporte
    • Infoma: Schnittstelle zur kommunalen Buchhaltungssoftware der Firma Axians Infoma GmbH
    • Little Bird: Datenimport aus Kita-Platzvergabe-Portal
    • WebKITA: Datenimport aus Kita-Platzvergabe-Portal
    • Kita Pilot: Datenimport aus Kita-Platzvergabe-Portal
    • Kita Planer 2: Datenimport über Datei aus Kita-Platzvergabe-Portal
    • Kita Planer 2: Datenimport und Datenexport über Kita-Platvergabe-Portal per API
    • Excel-Exporte: In allen Variationen und auch selbst einstellbar
    • Abrechnungsexport der Rechnungen: für den Steuerberater, wenn kein DATEV verwendet wird
    • Anmeldeseite für den Einbau in die Webseite des Kunden, dass die Kinder gleich auf der Warteliste sind und nicht von Hand aus einer E-Mail erfasst werden müssen

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kita-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kinder- und Gruppenmanagement?
    • Können Kinder in Gruppen eingeteilt, gewechselt oder abgemeldet
      werden?
    • Gibt es digitale Wartelisten oder Vormerkungen?
    • Ist eine automatisierte Platzvergabe möglich?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Laufzeiten, Kündigungsfristen oderVerlängerungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kinder- und Gruppenmanagement?

Kinder können natürlich zwischen Einrichtungen, Einrichtungsarten und Gruppen hin- und herbewegt werden.

Über das Elternportal können Eltern ihre Kinder zur Anmeldung vormerken. Im Backend können Sie Kinder auf der Warteliste per Knopfdruck aufnehmen.

Unsere Ablaufsteuerung verwaltet Erinnerungen und Laufzeiten, kann aber noch viel mehr. Hier können Sie auch den kompletten Ablauf abbilden, der stattfinden muss, wenn ein Kind aufgenommen wird. Wie z. B.: Impfungen, Fotoerlaubnisse, Verträge erhalten usw. Diese sind in der Software frei konfigurierbar, inklusive Erinnerungsfunktion.

Im Personalbereich gibt es eine Personalplanung, in der Sie die komplette Wochenplanung des Personals gruppenweise und mit Verfügungszeiten, Vor- und Nachbereitungszeiten erledigen können.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Eltern?
    • App für Eltern?
    • Digitale Elternbriefe, Messenger oder App-Benachrichtigungen?
    • Elternportale mit Zugriff auf Rechnungen, Verträge, Dokumentationen?
    • Sonstiges zum Thema Kommunikation?

Wir haben natürlich eine Eltern-App mit Push und Lesebestätigung. Kommunikation in beide Richtungen über das Elternportal.

Nachrichten an Eltern: per App, E-Mail oder Serienbrief.

Digitale Elternbriefe: als App-Nachricht oder als Serienbrief-PDF im Elternportal freigeben; auf Wunsch zusätzlich per E-Mail.

Eltern sehen im Elternportal alle freigegebenen Dokumente (z. B. Rechnungen, Verträge).

Alles wird über klare Abläufe/Workflows gesteuert.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Bildungs- und Entwicklungsdokumentation der Kinder?
    • Digitale pädagogische Dokumentation für jedes Kind?
    • Können Bildungspläne integriert werden?
    • Lassen sich Beobachtungen systematisch erfassen und auswerten?
    • Sonstiges zum Thema Bildungs- & Entwicklungsdokumentation?

Wir bieten ein Dokumentationsmodul, auf das Mitarbeitende vor Ort Zugriff haben. Es funktioniert wie ein Texteditor im Browser (ähnlich Word). Träger legen Vorlagen an – auch für Bildungspläne – und Mitarbeitende füllen die Dokumentation fortlaufend aus. Ein Notizbereich hält alles chronologisch fest, von Entwicklungsdokumentation bis zu Elterngesprächen.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Hygiene- und Sicherheitsmanagement in der Kita?
    • Gibt es Funktionen zur Dokumentation von Hygienekonzepten und -Maßnahmen?
    • Können Unfälle oder Erste-Hilfe-Vorfälle digital erfasst werden?
    • Ist eine Verwaltung von Medikamentengaben möglich?
    • Sonstiges zum Thema Sicherheit & Hygiene

Unter „Meine Kita“ können Sie Hygienekonzepte und -maßnahmen hinterlegen.

Zu jedem Kind gibt es einen Notizbereich, in der alle Vorgänge dokumentiert werden.

Wichtige Hinweise wie Allergien speichern Sie direkt beim Kind; die Leitung sieht diese Informationen jederzeit.

Pflegen Sie die Anwesenheit über die Zeiterfassung, dadurch erhalten Sie automatisch eine Notfallliste, die zeigt, wer aktuell in der Einrichtung ist. Das gilt entsprechend auch für das Personal.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Catering?
    • Digitale Essensbestellungen durch Eltern?
    • Automatisierte Abrechnung von Essenskosten?
    • Allergien & Ernährungsbesonderheiten hinterlegbar?
    • Weitere Catering-Funktionen?

Eine Schnittstelle zum Catering haben wir nicht, da dieser Prozess meist in sich geschlossen abläuft. Die Eltern bestellen in der Catering-App und der Caterer liefert. Wir können aber die einzelnen Mahlzeiten über die Abrechnung abrechnen.

Mit der Zeiterfassung der Kinder kann man dann auch die einzelnen Mahlzeiten erfassen.

Auch Allergien und Essensbesonderheiten kann man erfassen und vor Ort einsehen.

Die meisten Kindergruppen haben nach unserer Erfahrung meist eine Essenspauschale. Die Pauschale wird einfach in den monatlichen Rechnungen aufgenommen.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personalverwaltung?
    • Zeiterfassung & Dienstpläne für Erzieher?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Übersicht über Qualifikationen und Fortbildungen?
    • Sonstiges zum Thema Personalverwaltung?

Die Leitungen vor Ort haben eine App, mit der sie ihre Arbeitszeiten und die Anwesenheitszeiten der Kinder erfassen. Hier können sie auch auf Dinge wie Abholberechtigung, Medikamente, Allergien und Essensgewohnheiten zugreifen. Sie können hier auch Ihren Dienstplan aus der Personalplanung einsehen.

Das Personal kann über die App auch Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Überstunden usw. melden und vom Träger genehmigen lassen.

Auch beim Personal haben wir eine integrierte Dokumentenverwaltung mit Vorlagen und Upload von Dateien, wie schon beim Kind beschrieben. Hier können die Dokumente dann auch dem Personal in der App freigegeben werden. Über die Ablaufsteuerung, die es auch beim Personal gibt, kann man nötige Fortbildungen und Qualifikationen pflegen und auch zeitlich überwachen, z. B. Erste‑Hilfe‑Kurs, der immer wieder wiederholt werden muss.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Abrechnung von Kita-Gebühren, Essensgeld, Zusatzleistungen?
    • Betreuungsgutschein- oder Subventionsabrechnung?
    • Automatisches Mahnwesen bei offenen Zahlungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?

Wir können praktisch alles abbilden; bisher gab es keinen Fall, der nicht ging. Träger legen beliebig viele Gebühren an (Gebühr, Essen, Spielgeld, Getränkegeld oder Zuschüsse) und steuern diese nach:

• • • Zeitraum (Preisänderungen laufen automatisch)
    • Buchungsstunden
    • Anwesenheitstagen
    • Alter
    • nur in bestimmten Monaten (kein Essen im August)
    • einmalig zu Beginn (z. B. Kaution)
    • automatisch bei jedem Kind

Gebühren lassen sich unterschiedlichen Zahlern zuordnen, sodass die OPOS-Listen jederzeit zeigen, wer was noch offen hat – inklusive Überblick über ausstehende Zahlungen bei Ämtern.

Über Dokumentenverwaltung und Vorlagen hinterlegen Sie individuelle Mahnschreiben und versenden diese per Klick per Post oder E-Mail.

Die Abrechnung erfolgt per SEPA-Lastschriftdatei, über DATEV oder andere Buchhaltungsschnittstellen.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Digitale Ablage und Verwaltung von Betreuungsverträgen?
    • Können An- und Abwesenheiten erfasst werden?
    • Rechtssichere Speicherung von Dokumenten?
    • Wie werden Zugriffsrechte geregelt (z.B. auf Protokolle, Verträge, etc.?)
    • Weiteres zum Thema Dokumentation?

Verträge und Dokumente werden zentral beim Kind in der digitalen Akte gespeichert. Wir haben hier eine Dokumentenverwaltung für Kinder und Personal. Auch an Krankmeldungen oder Abwesenheiten ist natürlich gedacht.

Wenn ich nach meinem Anwalt gehe ist nur 100% rechtssicher, wenn Sie ein Papier haben mit möglichst der Unterschrift von Mutter und Vater. Man muss aber immer auch die Praxis und die Menschen berücksichtigen. Ich habe Kunden, die das dann so gelöst haben, dass alles, was unterschrieben reinkommt, im Scanner lädt und dann nur noch digital verarbeitet wird.

Der Zettel kommt in einen Karton, der einmal im Jahr ausgewechselt wird. Wenn Sie wirklich mal vor Gericht müssen und der Richter dann tatsächlich das originale Papier sehen will, findet man den Zettel schnell im Karton.

Wir sind immer an digitalen Lösungen interessiert, aber so lange alles mit Zetteln arbeitet und die Rechtslage immer noch Zettel bevorzugt unterstützen wir diese natürlich.

Die Zugriffsrechte werden rollen basiert pro Benutzer und dessen Aufgabe eingestellt.

Dokumente und die Dokumentation beim Kind wie auch beim Personal können über Vorlagen direkt im Browser bearbeitet werden. Sie können sich das so vorstellen, wie wenn Sie ein Word in Ihrer Kita‑Software haben.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Kita-spezifischen Funktionen?
    • Förderpläne, Sprachstandserhebungen?
    • Möglichkeit zum Austausch mit Träger oder Gemeinde?
    • Integration von Elternbefragungen?
    • Verwaltung von Ausflügen oder Veranstaltungen?
    • Sonstige Kita-spezifische Funktionen?

Über die Dokumentation können Sie sich selbst Vorlagen für Förderpläne und Sprachstandserhebungen erstellen. Der Austausch mit dem Träger ist nicht nötig, da der Träger ebenfalls in der Software mitarbeitet und praktisch alles live sieht. Hier gibt es Prozesse, bei denen Aufgaben dann beim Träger landen oder von diesem angestoßen werden.

Mit den Gemeinden ist es schwieriger. Wir würden gerne mit Schnittstellen arbeiten, aber meist werden diese nicht zur Verfügung gestellt. Die Kommunen arbeiten oft und gerne mit Excel oder E‑Mail. Das unterstützen wir natürlich und haben auch hier bestimmte Workflows.

Ausflüge und Veranstaltungen können auch über die Software abgerechnet werden, und natürlich auch Anwesenheitslisten dafür erstellt werden.

Wir haben viele weitere Kita‑spezifische Funktionen. Lassen Sie sich gerne überraschen, was alles möglich ist.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (eigene Module, Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme))?
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?

Viele praxisnahe Auswertungen sind bereits integriert.

Wenn Sie eigene Auswertungen brauchen, geht das ebenfalls. Über den individuellen Excel-Export bereiten Sie Ihre Daten genau so auf, wie Sie sie benötigen.

Für die Buchhaltung steht eine vollständige DATEV-Schnittstelle bereit: Alle Buchungen, Debitoren und PDF-Rechnungen werden in einem Standard-ZIP übergeben; Ihr Steuerberater importiert die Datei und hat alles in DATEV.

Beliebt bei den Geschäftsführern ist die Auswertung zum Gebühren-Rückblick und zur Vorausschau: Hier sehen Sie, wie viel Sie seit einem Stichtag mit Gebühr X eingenommen haben und wie sich die Einnahmen voraussichtlich entwickeln.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Wir wollen Menschen helfen, daher soll der Kunde möglichst wenig Aufwand mit der Kita‑Verwaltung haben und das erreicht er am besten, wenn er alle unsere Möglichkeiten nutzt. Daher gibt es bei uns nur einen Preis pro Einrichtung, und da ist alles dabei. Das hat den Vorteil, dass die Zeiterfassung oder das Elternportal schon dabei ist und später nach und nach alles verwendet werden kann.

Der Preis ist 69 EUR netto pro Einrichtung und es gibt keine versteckten Kosten. Egal, ob weitere Kinder, Nutzer oder Dokumente dazu kommen. Auch Updates oder neue Funktionen sind hier mit dabei.

Die normale Vertragslaufzeit beträgt ein Jahr mit dreimonatiger Kündigungsfrist.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Wir haben ein Support‑Formular. Kunden können uns aber auch einfach anrufen oder per E‑Mail schreiben. Fernwartung kommt kaum zum Einsatz, weil unsere Software so leicht zu bedienen ist. Wir führen die Kunden in der Software schnell zur richtigen Stelle.

Der Support läuft ausschließlich intern. Jeder – vom Marketing über die Entwickler bis zur Geschäftsleitung – hilft bei Support‑Anfragen. So erhalten wir in allen Bereichen direktes Feedback von unseren Kunden. Nur so können wir unserem Ziel: „Beste Software für Menschen“ näher kommen.

Wir sind der Meinung, dass ein Kunde mit einem Problem so schnell wie möglich eine Lösung braucht. Deshalb streben wir eine Antwort innerhalb von 24 Stunden an; in der Praxis erreichen wir das meist schon in 1‑3 Stunden.

Wir verbessern täglich Fehlermeldungen und Beschreibungen anhand von Support‑Fällen. Wenn etwas unklar ist, passen wir es an. Wir glauben, dass ein riesiges Handbuch den Kunden nicht wirklich hilft, und stellen deshalb die nötigen Infos direkt in der Software an der Stelle bereit, wo der Kunde sie braucht.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Wir haben eine Demo in der der Kunde abschätzen kann ob Ihm die Software gefällt. Wir klären auch vor dem Kauf mit jedem Kunden ob unsere Software zu Ihm passt. Daher bieten wir keine Testversion an.

Wir möchten langfristige Geschäftsbeziehungen und den Menschen helfen und Sie nicht mit einer Testversion alleine lassen.

Wenn Sie nupian Kita kaufen richten wir die Software für Sie ein und geben Ihnen anschließend eine Schulung bzw. Beratung.

Dank unserer langjährigen Erfahrung mit vielen Kunden wissen wir, wie man die Digitalisierung der Kitaverwaltung am besten durchführt.

Damit Mitarbeiter, Eltern und andere Beteiligte die Software nutzen und davon profitieren, muss man die Menschen mitnehmen.

Die Einführung einer Kitasoftware ist nicht sehr aufwendig – der entscheidende Faktor ist, die Menschen mit einzubeziehen.

Der volle Nutzen wird meist erst nach einem Jahr sichtbar, wenn alle Vorgänge digital erledigt werden (z. B. Steuerbescheinigungen, Förderanträge, Statistisches Bundesamt…).

Es gibt bei uns natürlich auch Importfunktionen und Erfahrung wie man am einfachsten und schnellsten von einer anderen Software zu uns wechselt.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Es gibt täglich kleine Updates aus dem Support, damit die Software noch leichter verständlich wird. Das entlastet unseren Support und hilft den Menschen in der Kita, weil gut erklärte Funktionen zu weniger Anrufen führen– manchmal reicht schon eine kurze Feldbeschreibung die der Kunde anders interpretiert als der Entwickler. Parallel sammelt die Entwicklung laufend Kundenfeedback und setzt daraus größere Funktionen um; diese Verbesserungen liefern wir regelmäßig aus, meist ohne spürbare Unterbrechung. Hier bekommt der Kunde meist gar nichts davon mit. Dies erfolgt in kleinen Schritten, damit Sie sich nicht plötzlich in einer komplett veränderten Oberfläche zurechtfinden müssen.

Auch hier steht der Mensch wieder im Mittelpunkt.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren
    bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten
    oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden?
    Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Viele Kundinnen und Kunden sind von unserem Support positiv überrascht. Für uns ist Support ein Vorteil für beide Seiten: Wir lernen aus der Praxis, verbessern die Software und verringern so Rückfragen. Da wir hier scheinbar schneller als unsere Mitbewerber mit Antworten sind, hat der Kunde hier meist nach 1-3 Stunden eine Antwort. Oft hören wir: „Hätten wir gewusst, wie viel Arbeit uns nupian Kita abnimmt, hätten wir früher umgestellt.“

Wünsche aus dem Alltag nehmen wir laufend auf und setzen sie um. So wurde aus der einfachen Lösung für kibig.web und Gebührenabrechnung von 2005 eine All-in-One-Software mit Eltern- und Anmeldeportal, Zeiterfassung, Rechnungserstellung, Dokumentenverwaltung und Fördermanagement – mit zahlreichen Schnittstellen.

Erst neulich hat ein Kunde zu mir gesagt: „Sie haben ja an alles gedacht und kennen meine Kita besser wie ich.“ Wenn ich aber ehrlich bin habe ich nicht an alles gedacht, sondern nur den Kunden zugehört und deren Ideen umgesetzt.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Wir gehörten zu den ersten Anbietern, die Kita-Software als „Software as a Service“ – also in der Cloud – angeboten haben. Seit 2005 sammeln wir Erfahrung und bleiben zugleich so agil, dass wir neue Anforderungen schnell lösen. Von Anfang an lag unser Fokus auf Bayern mit kibig.web; durch die starke Nachfrage in München haben wir die dortigen Besonderheiten früh abgedeckt und sind bei privaten Trägern sehr weit verbreitet. Unsere Software wird jedoch bundesweit genutzt – von Flensburg bis in den Schwarzwald.

29. Schlussplädoyer: Für welche Kitas (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Weniger geeignet ist nupian Kita für Häuser, die alles manuell abwickeln, viele Sonderfälle pflegen und nur den Zettel „digital“ machen wollen oder den Auftrag haben: „Jetzt mal zu digitalisieren“. Unsere Lösung folgt klaren Prozessen, die Sie zwar an Ihre Einrichtung anpassen können, aber dann auch umsetzten.

Unsere Software passt am besten zu Kitas, die effizient und digital arbeiten und Leitung, Team, Eltern sowie Träger einbinden wollen. Gerne arbeiten wir auch mit Einrichtungen die gerne Ihre Verwaltung verbessern wollen und neue Prozesse in der Software abbilden wollen. Besonders lohnt sich nupian Kita für Träger mit mehreren Einrichtungen oder mit dem Ziel viele neue Einrichtungen zu eröffnen. Aber auch kleine oder einzelne Kitas profitieren, wenn sie so strukturiert und digital wie große Träger arbeiten möchten.