Heart&Mind als Software für eure Kita? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Heart&Mind

Wir haben die Ramboll Management Consulting über ihre Kitasoftware Heart&Mind ausgefragt.

Die Antworten von Heart&Mind sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Kita Software in 3 Sätzen.

Heart&Mind ist eine webbasierte Plattform zur pädagogischen Prozess- und Entwicklungs­dokumentation.
Beobachtungen werden datenschutzkonform an einem Ort gebündelt, automatisch zusammengebracht und anschaulich visualisiert.
Pädagog:innen, Gruppen- und Trägerebenen erhalten so einen schnellen, daten­basierten Überblick über Entwicklungsstände. Dieser kann als Grundlage für weitere Maßnahmen und ihre Wirkungen genutzt werden.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Vorteil ist eine deutliche Zeiteinsparung durch zentrale Dokumentation und automatische Berichtserstellung – sowie durch den strukturierten Ablauf, den Heart&Mind bietet.

Heart&Mind bietet forschungsgestützte Beobachtungs- und Auswertungsmethoden, die bereits von > 90 % aller dänischen Kitas eingesetzt werden. Dadurch können unsere Kund:innen auf einen großes Erfahrungsschatz zurückgreifen, mit dem wir auf dem Weg, Heart&Mind einzuführen, unterstützen.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Bei unserer webbasierten Anwendung ist eine Herausforderung die Digitalisierung. Am Anfang stehen Einrichtung und Träger häufiger vor den Fragen: „Bis wohin geht eigentlich das WLAN-Signal?“. Oder auch die Ausstattung der Einrichtungen mit Endgeräten wie Tablets oder Laptops.

In der Schulung mit den Fachkräften klären wir dann auch sehr häufig den Aspekt der fehlenden Zeit. Die Praxis hat gezeigt, dass eine Fachkraft zum Dokumentierten mit Heart&Mind lediglich 2,5 Std./ pro Halbjahr für eine Gruppe mit 30 Kindern benötigt.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Heart&Mind ist eine rein webbasierte Anwendung (Software-as-a-Service). Eine lokale Installation ist nicht erforderlich.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Heart&Mind ist auf jedem internetfähigen Endgerät wie Smartphone, Tablet oder Laptop nutzbar. Dafür braucht es lediglich einen Internetzugang und einen Browser wie z.B. Chrome, Edge oder Safari.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Auch das gleichzeitige Arbeiten an mehreren Geräten ist möglich. Dadurch, dass Heart&Mind webbasiert ist und jede:r Anwender:in einen eigenen Zugang bekommt, ist ein gleichzeitiges Arbeiten unproblematisch möglich.

Neu dokumentierte Beoachtungen oder angelegte Ressourcenprofile werden quasi in Echtzeit für alle Anwender:innen sichtbar.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Es müssen keine besonderen technischen Vorrausetzungen gegeben sein. Wie unter Punkt 5 beschrieben, braucht es nur ein Endgerät, Internet und einen Browser.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Es ist kein offline Modus verfügbar. Jedoch kann zu jeder Zeit die Dokumentation zu einem Kind oder auch auf Gruppen bzw. Trägerebene in Berichtsform als PDF aus Heart&Mind generiert werden. Dieser Bericht kann offline oder bei Bedarf ausgedruckt in Gespräch unterstützen.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Da Heart&Mind über den Browser genutzt wird und keine lokale Installation erfordert, entfällt die Notwendigkeit von Updates.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Aktuell setzen wir in unserem System bewusst auf Schutzmechanismen wie eindeutige Warnhinweise – z. B. durch die Frage: „Sind Sie sicher, dass Sie diesen Eintrag löschen möchten?“ – bevor eine kritische Aktion ausgeführt wird. Das soll verhindern, dass versehentliche Löschungen überhaupt erst passieren.

Eine direkte „Wiederherstellungs“-Funktion für Endnutzer:innen bieten wir zurzeit nicht in allen Bereichen an. Sollte dennoch etwas wiederhergestellt werden müssen, kann sich der:die Nutzer:in an unseren technischen Support wenden. Unsere Backups ermöglichen es uns in der Regel, solche Daten gezielt wiederherzustellen.

Langfristig prüfen wir Möglichkeiten, um auch die Selbsthilfe für Nutzer:innen in solchen Fällen weiter zu stärken – immer mit Blick auf Benutzungsfreundlichkeit und Sicherheit.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Zum einen vergeben wir Benutzernamen, die keine Rückschlüsse auf die Person zulassen.

Gleichzeitig nutzen wir eigene Server, die in Dänemark stehen. Durch andere Projekte, die von unserem Mutterunternehmen Ramboll betreut werden, werden die Server in unregelmäßigen Abständen auch vom Bundesamt für Sicherheit genutzt. Seit Jahrzenten vertrauen uns Auftraggeber des öffentlichen Sektors bei Projekten.

Wir werden zusätzlich regelmäßig von externen Stellen wie PWC überprüft und sind sowohl ISO 27001 als auch ISAE 3000 type2 zertifiziert.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind möglich. Eine vorherige Kompatibilitäts-Prüfung ist notwendig, um eine finale Antwort geben zu können. Für Schnittstellen können Mehrkosten aufkommen.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kita-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kinder- und Gruppenmanagement?
    • Können Kinder in Gruppen eingeteilt, gewechselt oder abgemeldet
      werden?
    • Gibt es digitale Wartelisten oder Vormerkungen?
    • Ist eine automatisierte Platzvergabe möglich?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Laufzeiten, Kündigungsfristen oderVerlängerungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kinder- und Gruppenmanagement?

Bei Heart&Mind handelt vielmehr um eine Unterstützung für die pädagogische Arbeit. Daher gibt es weder Wartelistenfunktionen noch Platzvergaben. Dennoch hat Heart&Mind eine Erinnerungsfunktion für ausstehende Evaluationen der Fachkräfte.

Weitere Funktion ist die Übergangsbeschreibung:
Kinder können auf der Plattform von Einrichtungsleitungen „verschoben“ werden, wenn bspw. die Gruppe gewechselt wurde. Es ist auch möglich Übergänge zu gestalten, wenn ein Kind bspw. von der Krippe in die Kindergartengruppe kommt und beide Heart&Mind nutzen. In Dänemark, dem Heimatland von Heart&Mind, wird vorgelebt, wie diese Funktion auch für den Übergang von Kita in die Grundschule genutzt wird.

Funktion vielfältige Perspektiven:
Möglich ist ein multiprofessioneller Blick durch Zugang für Hort- oder GB-Mitarbeitende, die ebenfalls ihre Perspektive auf die kindliche Entwicklung einbringen. Auch Sprachfrackräfte die Gruppenübergreifend arbeiten, können ihre Beobachtungen zu einzelnen Kindern für alle Teammitglieder zur Einsicht dokumentieren.

Weitere Funktion ist die Darstellung aggregierter Daten:
Eine weitere Funktion auf Gruppen- und Trägerebene ist die aggregierte Darstellung von Gruppen- und Einrichtungsentwicklungen ausgehend von den individuellen Entwicklungsständen. Dadurch eignet sich Heart&Mind auch als Anstoß für Reflexion, Steuerung und Monitoring für Leitungen. Heart&Mind ermöglicht Qualität der pädagogischen Arbeit durch systematische Dokumentation, die ins Handeln bringen und die Wirkung der ergriffenen Maßnahmen nachvollziehbar macht.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Eltern?
    • App für Eltern?
    • Digitale Elternbriefe, Messenger oder App-Benachrichtigungen?
    • Elternportale mit Zugriff auf Rechnungen, Verträge, Dokumentationen?
    • Sonstiges zum Thema Kommunikation?

Derzeit bietet Heart&Mind keinen Zugang für Sorgeberechtigte auf die Plattform. Heart&Mind unterstützt dennoch durch visualisierte Entwicklungsübersichten bei der Kommunikation mit Sorgeberechtigen bspw. in Entwicklungsgesprächen.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Bildungs- und Entwicklungsdokumentation der Kinder?
    • Digitale pädagogische Dokumentation für jedes Kind?
    • Können Bildungspläne integriert werden?
    • Lassen sich Beobachtungen systematisch erfassen und auswerten?
    • Sonstiges zum Thema Bildungs- & Entwicklungsdokumentation?

Durch die fortlaufende Dokumentation in Heart&Mind entsteht eine digitale Akte pro Kind (Kindprofil) zur strukturierten Erfassung von Beobachtungen. Die kontinuierliche Betrachtung der Kinder zu mindestens zwei Zeitpunkten im Jahr erlaubt es, in Heart&Mind einen Zeitreihenvergleich anzuzeigen und Tendenzen und Entwicklungen im Kindprofil zu verfolgen. Auch automatische Berichte und Visualisierungen unterstützen Entwicklungsgespräche, die Ausrichtung von Angeboten und somit die kindliche Entwicklung.

In Dänemark hat die langjährige Nutzung von Heart&Mind gezeigt, dass 18 Monate früher externe Stellen einbezogen, werden als ohne Heart&Mind. Dadurch erhalten Kinder früher notwendige Unterstützungen, was sich positiv auf die weitere Entwicklung auswirkt.

Heart&Mind bietet systematische Auswertungen auf Basis forschungs­basierter Beobachtungs­module und einen Prozess, um Entwicklungsstände multiperspektivisch und in einem Team-Diskurs zu erkunden.

Wie auch in Frage 13 vorgestellt, hilft die Darstellung von Entwicklungen im gesamten Träger oder auch der Gemeinde, um als Leitung auf Bedarfe einzugehen und Qualität in der pädagogischen Arbeit zu erhalten.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Hygiene- und Sicherheitsmanagement in der Kita?
    • Gibt es Funktionen zur Dokumentation von Hygienekonzepten und -Maßnahmen?
    • Können Unfälle oder Erste-Hilfe-Vorfälle digital erfasst werden?
    • Ist eine Verwaltung von Medikamentengaben möglich?
    • Sonstiges zum Thema Sicherheit & Hygiene

Es gibt die Möglichkeit Alltagsbeobachtungen oder Vorfälle im Modul „interne Bemerkungen“ abzuspeichern.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Catering?
    • Digitale Essensbestellungen durch Eltern?
    • Automatisierte Abrechnung von Essenskosten?
    • Allergien & Ernährungsbesonderheiten hinterlegbar?
    • Weitere Catering-Funktionen?

Heart&Mind unterstützt nicht beim Catering.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personalverwaltung?
    • Zeiterfassung & Dienstpläne für Erzieher?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Übersicht über Qualifikationen und Fortbildungen?
    • Sonstiges zum Thema Personalverwaltung?

Heart&Mind unterstützt nicht bei der Personalverwaltung.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Abrechnung von Kita-Gebühren, Essensgeld, Zusatzleistungen?
    • Betreuungsgutschein- oder Subventionsabrechnung?
    • Automatisches Mahnwesen bei offenen Zahlungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?

Heart&Mind unterstützt nicht bei der Abrechnung.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Digitale Ablage und Verwaltung von Betreuungsverträgen?
    • Können An- und Abwesenheiten erfasst werden?
    • Rechtssichere Speicherung von Dokumenten?
    • Wie werden Zugriffsrechte geregelt (z.B. auf Protokolle, Verträge, etc.?)
    • Weiteres zum Thema Dokumentation?

Wir gehen davon aus, das in diesem Fall eher von der Administration als über die Dokumentation gesprochen wird. Wie vorher beschrieben, unterstützt Heart&Mind ausschließlich bei der Dokumentation, jedoch nicht bei administrativen Aufgaben wie der Ablage von Verträgen oder An-& Abwesenheiten.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Kita-spezifischen Funktionen?
    • Förderpläne, Sprachstandserhebungen?
    • Möglichkeit zum Austausch mit Träger oder Gemeinde?
    • Integration von Elternbefragungen?
    • Verwaltung von Ausflügen oder Veranstaltungen?
    • Sonstige Kita-spezifische Funktionen?

Heart&Mind bietet durch die aggregierten Entwicklungsübersichten, die die Entwicklung bspw. zwischen Zwei Kitajahren oder auch gefiltert nach verschiedenen Merkmalen, einen spannenden Ausgangspunkt für einen Austausch von Träger oder Gemeinden. Ein Ziel von Heart&Mind ist eine gemeinsame Sprache aller Beteiligten entstehen zu lassen. Dabei kann das voneinander Lernen im Vordergrund stehen (teilen von best practices) oder auch die Ressourcenverteilung, um bestmögliche Förderangebot zu gestalten.

Zwar bietet Heart&Mind keine integrierte Elternbefragung, dennoch bietet wir aus einer Hand, als Teil des Unternehmens Ramboll, ebenfalls die Möglichkeit mit unserer ramboll-eigenen Software Befragungen durchzuführen. Darunter fällt nicht nur die Befragungen von Eltern sondern auch von Mitarbeitenden, Führungsfeedbacks und psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz (psychische Gefährdungsbeurteilungen).

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (eigene Module, Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme))?
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?

Heart&Mind kann durch quantitative Auswertungen und der Darstellung von aggregierten Daten zu Entwicklungsständen unterstützen. Freien, kirchlichen oder öffentlichen Trägern steht so eine Datengrundlage für Controlling und Monitoring zur Verfügung.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Kommen Sie auf uns zu, wenn ihr gesamter Träger Heart&Mind einführen oder sie zunächst ein Pilotprojekt starten möchten. Wir begleiten Sie auf Ihrem Weg und finden die für beide Seiten passenden Konditionen.

Für eine Einrichtung mit mehreren Gruppen:

• • • Ein-Jahreslizenz: 0,7 € pro Kind/Monat
    • Zwei-Jahreslizenz: 0,6 € pro Kind/Monat
    • Drei-Jahreslizenz: 0,5€ pro Kind/Monat

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Heart&Mind bietet direkt auf der Plattform Erklärung und Hilfestellungen.

Neben FAQs und Materialen, gibt es auch die Möglichkeit eines Trainings/Schulung mit einer unserer erfahrenen Mitarbeiterin für das ganze Teams oder Multiplikator:innen in den Gruppen.

Gleichzeitig steht Werktags ein Support zur Verfügung der sowohl per Mail als auch telefonisch bei allen Fragen erreichbar ist.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Zunächst gibt es die Möglichkeit einen ersten Eindruck von Heart&Mind bei unserem regelmäßig stattfindenden Format „Systemeinblick“ zu gewinnen.

Darüber hinaus bieten wir auf Nachfrage Demo-Zugänge oder auch begleitete Pilotphasen für Träger und Einrichtungen an.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Wir von Heart&Mind leben unseren Slogan „Gemeinsam wachsen“. Dies gilt nicht nur für Kinder und Fachkräfte, sondern auch für uns. Wir führen zweimal jährlich Zufriedenheitsbefragungen durch, in denen wir unsere Nutzer:innen um Feedback und Vorschläge zur Verbesserung bitten. Wir arbeiten kontinuierlich daran, Heart&Mind eine noch größere Unterstützung für den Arbeitsalltag werden zu lassen.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren
    bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten
    oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden?
    Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

„Für uns ist Heart&Mind ein fester Bestandteil des Alltags: Das System spart uns Zeit im Alltag und gibt uns die Gewissheit, dass alle Kinder gesehen werden“

„Dieses Programm ist einfach zu bedienen, gut strukturiert und erzeugt einen positiven Eindruck. Es ermöglicht eine verständliche Verfolgung der Entwicklung der Kinder (…). Wir sind damit sehr zufrieden.“

„Heart&Mind hat es für uns effizient, sicher und überschaubar gemacht, Qualität und Entwicklung in Übereinstimmung mit der aktuellen Gesetzgebung im Kita-Bereich sicherzustellen.“

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Unsere Software Heart&Mind hat eine starke Position auf dem Markt. Wir werden derzeit von fast allen dänischen Gemeinden genutzt und haben unsere Reichweite auf Norwegen, Grönland und Deutschland ausgeweitet. Obwohl wir auf dem deutschen Markt noch relativ neu sind, stoßen wir auf großes Interesse an unserem System, seinem ganzheitlichen Ansatz zur Digitalisierung der (frühkindlichen) Bildung, einschließlich der Erfahrungen unserer langjährigen Erfahrung aus dänischen Einrichtungen.

29. Schlussplädoyer: Für welche Kitas (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Allgemein eignet sich Heart&Mind für alle Träger. Auch für Träger und Kitas, die gerade erst am Anfang der Digitalisierung stehen. Vielleicht sogar vor allem diese, weil sie von unserer Begleitung, Schulung und die Intuitive Bedingungen profitieren.

Aus der Erfahrung zeigt sich, dass vor allem Träger mit mehreren Einrichtungen oder Einrichtungen mit mehreren Gruppen von der reflexiven Herangehensweise und der gemeinsamen Sprache profitieren. Kinder im offenen Konzept profitieren davon, dass alle Fachkräfte ihre Perspektive in der Beobachtungsdokumentation einbringen.