Das Wichtigste in Kürze:

• Funktionsumfang: Die meisten Kita Softwares bieten Funktionen zur Gruppenplanung, Personalverwaltung und Kommunikation mit Eltern. Einige Softwares enthalten Extras wie die Entwicklungsdokumentation, Buchhaltung oder Verpflegung.
• Vorteile: Eine Kita Software erleichtert die Verwaltungsarbeit und entlastet so das Team. Damit ist sie die ideale Absicherung gegen Personalmangel und die perfekte Grundlage, um ein hochwertiges und vertrauenswürdige Erziehungsangebot zu schaffen.
• Anbieter: Es gibt 18 hochwertige Lösungen für Kita Software auf dem Markt. Sie unterscheiden sich zum Teil stark in ihrem Funktionsumfang und Schwerpunkt.
• Auswahlkriterien: Eine gute Software muss alle anfallenden Verwaltungsaufgaben in der Kita vollständig abdecken. Gleichzeitig müssen die Funktionen auch schnell und einfach zu bedienen sein. Es empfiehlt sich, eine Testversion vor dem Kauf zu nutzen.

Was ist eine Kita Verwaltung Software und welche Funktionen bietet sie?

Eine Kita Software ist ein Programm für die digitale Verwaltung, Organisation und Kommunikation von Kindertagesstätten oder Kindergärten. Dafür kommen folgende Funktionen zum Einsatz:

• Dokumentation
• Gruppenverwaltung & -Anmeldung
• Personalverwaltung
• Abrechnung & Buchhaltung
• Kommunikation mit Eltern & Trägern
• Statistiken & Auswertungen
• Catering

Mit diesem breiten Umfang löst ihr nicht nur die typischen und alltäglichen Probleme im Kita-Alltag. Ihr nutzt die Digitalisierung, um die Qualität der Kindererziehung auf ein Niveau zu bringen, das modernen Generationen gerecht wird.

Welche Vorteile bringt eine Kita-Verwaltungs-Software?

Ihr schafft auf Anhieb spürbare Verbesserungen im kompletten Arbeitsalltag einer Kita. Das werdet ihr das an folgenden Entwicklungen bemerken:

• Minimaler Verwaltungsaufwand
• Entlastung für Kita-Leitung & Mitarbeiter
• Transparenz für Eltern
• Optimale Kapazitätsverteilung
• Alle Informationen & Dokumente im Überblick
• Mehr Qualität für das Erziehungsangebot
• Vernetzung mit Kitas, Kommunen & Eltern in einer Plattform

Dank der übersichtlichen Organisation von Dokumenten, Dienstplänen und Gruppen reduziert ihr den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum, ohne zusätzliches Personal einzustellen. So bleibt mehr Zeit, um ein individuelles und hochwertiges Erziehungsprogramm zu gestalten, das den Bedürfnissen jedes Kindes gerecht wird.

Das ist auch für Eltern ein Gewinn. Mit integrierten Kommunikationstools bleiben sie immer informiert, sei es über Termine, Tagespläne oder spezielle Anliegen. Rückfragen und Absprachen erfolgen bequem und transparent über die Plattform. So schafft ihr nicht nur eine bessere Organisation – Ihr stärkt auch das Vertrauen in eure Kita.

Eine moderne Kita Software ist eine zentrale Schnittstelle, die alle Beteiligten miteinander verbindet. Ihr kommuniziert damit nahtlos mit anderen Einrichtungen, Trägern und Elterninitiativen – damit läuft vor allem die Platzvergabe für alle Beteiligten reibungslos ab.

Eine Kita Software löst also nicht nur die alltäglichen Probleme von Erziehern. Sie verleiht Kindertagesstätten auch die Qualität, die sich Eltern sich wünschen und gibt euch die Freiheit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: eine sichere Umgebung zu schaffen, in der sich jedes Kind einzeln und ganzheitlich entwickelt.

Alle Software-Lösungen für Kita-Leitungen vorgestellt

Das Angebot an Kita Software ist vielfältig. Aktuell gibt es 18 Lösungen, die sich bei Kindertagesstätten in Deutschland etabliert haben.

Wir haben alle genauer unter die Lupe genommen. Nachfolgend zeigen wir euch die Hauptmerkmale sowie Stärken und Schwächen der einzelnen Angebote.

kitaplus

• Hersteller: BMS Consulting GmbH
• Hauptmerkmale: Gruppen- & Personalmanagement, Elternkommunikation via Eltern-App, automatisierte Statistik & Förderung, Verpflegungs- & Gebührenabrechnung, dynamische Gruppen-App mit Bildungsdokumentation
• Schnittstellen: Finanzbuchhaltung, Personalwesen, kommunale Anmeldesysteme
• Mobile App: Ja
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: 53 € – 64 €/Monat (abhängig von Anzahl der Kita-Einrichtungen)

kitaplus ist eine webbasierte Softwarelösung für Kindertageseinrichtungen. Sie bietet umfassende Funktionen für die Verwaltung von Kindern, Gruppen und Personal. Eine integrierte Eltern-App gestaltet die Kommunikation zwischen Kita und Eltern effizient und datenschutzkonform.

kitaplus erstellt eigenständig Statistiken und Förderanträge. Auch die Abrechnung von Verpflegung und Gebühren läuft automatisiert ab. Die Gruppen-App unterstützt pädagogische Fachkräfte bei der Bildungsdokumentation und Portfolioarbeit.

Darüber hinaus bietet kitaplus acht Erweiterungen und Zusatzmodule. Diese stocken das Grundpaket mit einer umfangreichen Finanzverwaltung, Eltern-Kommunikation, Gruppenplanung und anderen nützlichen Zusatztools auf. Die Software ist in drei Grundpaketen erhältlich. Sie unterscheiden sich lediglich in der Anzahl an Kitas, die sich damit verwalten lassen.

KigaRoo

• Hersteller: Speicherhafen GmbH & Co. KG
• Hauptmerkmale: Elternkommunikation per App, Gruppen- & Personalverwaltung, Abrechnung, Online-Warteliste & Anmeldungen, Entwicklungsdokumentation & Berichte
• Schnittstellen: u.a. DATEV, Diamant, Baykibig
• Mobile App: Ja
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung, keine Installation nötig
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Ab 29 € – 42 €/Monat (endgültiger Preis von Anzahl der betreuten Kinder abhängig)

KigaRoo vereint Funktionen wie Kinder-, Gruppen- und Personalverwaltung, Abrechnung von Elternbeiträgen und Verpflegung sowie Online-Anmeldungen. Mit der intuitiven Benutzeroberfläche lassen sich Aufgaben wie Dienstpläne, Zeitkonten und Wartelisten unkompliziert verwalten.

Für Eltern gibt es eine kostenlose App, die Nachrichten, Termine und Abwesenheitsmeldungen bündelt. Für die Teamverwaltung gibt es eine separate App mit Funktionen wie Arbeitszeiterfassung, Terminplanung und Gruppenchats. Schnittstellen zu DATEV, Diamant und Baykibig erleichtern die Integration in bestehende Systeme.

Erhältlich ist KigaRoo in drei verschiedenen Paketen:

• Mini (29 €/Monat): bis max. 8 Kinder, 1 GB Online-Speicher
• Professional (42 €/Monat): bis 20 Kinder + 1,99 €/Monat für jedes weitere Kind (max. 500 möglich), 3 GB Online-Speicher
• Enterprise: maßgeschneiderte Lösung mit individuellem Preis, 5 GB Online-Speicher

Vom Funktionsumfang her sind die Pakete völlig gleich. Ein kleiner Nachteil ist, dass der Preis zum Teil von der Anzahl der Kinder abhängt. Die Gebühren für das Programm fluktuieren daher je nach Anzahl der betreuten Kinder, sind aber immer noch relativ günstig.

Little Bird

• Hersteller: LITTLE BIRD GmbH
• Hauptmerkmale: Digitale Kitaplatzsuche, Platzvergabe, Elternkommunikation, Beitragsabrechnung, Personalschlüsselberechnung, Statistiken, Vertragsmanagement
• Schnittstellen: DATEV, KiKom, individuelle APIs
• Mobile App: Ja
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

LITTLE BIRD vereinfacht die Organisation von Kitaplätzen durch ein modulares System. Es digitalisiert den gesamten Prozess von der Anmeldung bis zur Platzvergabe. Eltern können über ein benutzerfreundliches Portal nach Betreuungsplätzen suchen, Filter anwenden und ihre Wünsche online eintragen.

Bei der Platzvergabe sorgt ein Punktesystem für Fairness und Transparenz. Für Träger und Kommunen bietet LITTLE BIRD umfassende Funktionen zur Beitragsabrechnung, Personalschlüsselberechnung und Verwaltung mehrerer Einrichtungen.

Über Schnittstellen wie DATEV und KiKom verbindet sich die Software nahtlos mit externen Plattformen. Ein großes Plus ist die mobile App, die sowohl Eltern als auch Teams eine einfache Kommunikation und Organisation bietet. Nur beim Catering ist die Software etwas mager aufgestellt: Zwar lassen sich Verpflegungen abrechnen, ansonsten gibt es aber keine Features wie Essensplanung oder -Bestellung.

Leandoo

• Hersteller: Leandoo GmbH
• Hauptmerkmale: Kinder – & Gruppenverwaltung, Elternkommunikation, Zeiterfassung, Träger-Ansicht, Dienst- & Personalplanung, Speisepläne
• Schnittstellen: DATEV, KIVAN, Kibiz NRW
• Mobile App: Ja
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: 0 € – 54,90 €/Monat

Leandoo vereinfacht die Verwaltung, Kommunikation und Organisation. Die Software ermöglicht sowohl die einfache Verwaltung von Gruppen als auch einzelnen Kindern mit umfangreichen digitalen Akten für jedes Kind. Zusätzlichen Komfort bietet die integrierte Eltern-App mit einem Messenger, Abwesenheitsmeldefunktion und einem übersichtlichen Terminkalender.

Speisepläne, Dienstpläne und individuelle Listen können schnell erstellt und mit allen Beteiligten geteilt werden. Die Zeiterfassung per Tablet-Terminal spart Zeit und verbessert die Übersichtlichkeit.

Besonders attraktiv ist, dass die Software für bis zu 15 Kinder kostenlos ist – das ist insbesondere für die Neugründung ein interessantes Angebot. Das mittlere Paket (39,90 €/Monat) erlaubt bis zu 50 Kinder – für Einrichtungen ab 50+ Kindern werden 54,90 €/Monat fällig. Ein Nachteil ist, dass einige Funktionen (z.B. Personalplanung) derzeit auf bestimmte Bundesländer begrenzt sind.

Hokita

• Hersteller: HOKITA GmbH
• Hauptmerkmale: Verwaltung, Kommunikation, Kapazitätsplanung, Zeiterfassung, Statistiken, Dienstpläne
• Schnittstellen: k5, CIP, Statistikmeldungen
• Mobile App: Ja (jeweils eine App für Eltern und Personal)
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

HOKITA ermöglicht die digitale Verwaltung von Kinder- und Personaldaten, Dienstplänen und Verpflegungsplanung. Eltern kommunizieren per App mit der Kita, melden Abwesenheiten, sehen Termine ein und tauschen Dokumente aus. Dank der Ein-Klick-Funktion für An- und Abwesenheiten behalten Erzieher jederzeit den Überblick über die Gruppen.

Umfangreiche Auswertungen sind mit HOKITA ebenfalls möglich – das Programm generiert automatisch bundes- und landesspezifische Berichte wie KIBIG oder IDEV. Die zentrale Verwaltung mehrerer Einrichtungen erleichtert Trägern die Arbeit, während die Zentrale Kitaplatz-Anmeldung (ZKPA) Kommunen bei der Platzvergabe unterstützt. Individuelle Anpassungen und Schnittstellen wie k5 oder CIP machen HOKITA vielseitig und flexibel einsetzbar.

Im Gegensatz zu dem ansonsten sehr breiten Funktionsumfang bietet HOKITA leider nur wenig Möglichkeiten für die Buchhaltung. Es gibt weder eine DATEV-Schnittstelle noch stehen interne Buchhaltungstools zur Verfügung.

nupian

• Hersteller: nupian GmbH
• Hauptmerkmale: Kapazitätsplanung, Abrechnung, Statistiken & Berichte, Personalverwaltung, zentrale Dokumentenablage
• Schnittstellen: IDEV, SEPA, DATEV, Little Bird
• Mobile App: Nein
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Nein
• Preis: Auf Anfrage

nupian optimiert die Organisation mit Funktionen wie Kapazitätsplanung, Personalverwaltung und zentraler Dokumentenablage. Besonders praktisch sind die Abrechnungstools, die Zahlungen, Elternbeiträge und SEPA-Lastschriften effizient abwickeln.

Statistiken und Berichte lassen sich schnell erstellen, was die Planung und Analyse erleichtert. Auch Träger profitieren von der Möglichkeit, mehrere Einrichtungen zentral zu steuern. Dank Schnittstellen wie DATEV, kibig.web und Little Bird ist auch das plattformübergreifende Arbeiten kein Problem.

Allerdings bietet nupian derzeit keine mobile App. Kitas, die mit nupian arbeiten, müssen die Elternkommunikation daher außerhalb der Software abwickeln.

KitaWeb

• Hersteller: Value Dimensions Management Services GmbH
• Hauptmerkmale: Elternportal – & App, umfassendes Reporting, Standort- & Materialmanagement, Förder – & Qualitätsmanagement, rollenbasierte Benutzerfunktionen
• Schnittstellen: Lohnverrechnung, FiBu, Fördergeber
• Mobile App: Ja (für Eltern)
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

KitaWeb deckt mit Modulen wie Kinderverwaltung, Personalplanung, Finanzmanagement und Dokumentenablage alle wichtigen Aufgaben in Kindertagesstätten ab. Mit über 1.000 erfolgreichen Installationen ist die Lösung praxiserprobt.

Ein integriertes Elternportal erleichtert mit Krankmeldungen, Terminplanung und Mitteilungen den Austausch zwischen Kita und Eltern. Die DSGVO-konforme Datenverarbeitung und revisionssichere Schnittstellen zu gängigen Programmen wie DATEV und Landesstatistik-Portalen sorgen für Sicherheit bei einem reibungslosen Datenaustausch.

Im Vergleich zu anderen Softwares ist KitaWeb bei der Auswertung nicht ganz so umfangreich: Es gibt lediglich Verbrauchsstatistiken für die Verpflegung. Umfangreiche Analysen von KPIs und Berichten sind leider nicht möglich.

KITALINO

• Hersteller: Kitalino GmbH
• Hauptmerkmale: Digitale Beobachtungsbögen, interaktive Bildungsdokumentation mit Lerngeschichten & Multimedia, Elternkommunikation, umfassendes Weiterbildungsangebot
• Schnittstellen: k.A.
• Mobile App: Ja (eine App für Eltern + Personal)
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Ab 6 € – 26,40 €/Monat (abhängig von gebuchten Modulen & Anzahl der betreuten Kinder)

KITALINO zielt auf die individuelle Förderung und Beobachtung des Entwicklungsfortschritts von Kindern ab. Dazu gibt es drei verschiedene Ausführungen der Software mit unterschiedlichen Schwerpunkten:

• Fokus Beobachten (6 €/Jahr pro Kind): 3 Beobachtungsverfahren, 500 MB Speicherplatz pro Kind
• Fokus Medien und Portfolio (6 €/Jahr pro Kind): 1 Beobachtungsverfahren, 4 GB Speicherplatz pro Kind
• Pro (14 €/Jahr pro Kind): Alle Beobachtungsverfahren, 8 GB Speicherplatz pro Kind

Alle Pakete enthalten Funktionen für Portfolioarbeit, freie Bildungsdokumentation und Elternkommunikation. Sie unterscheiden sich also nur in der Anzahl der Beobachtungsverfahren und dem verfügbaren Speicherplatz. Wem die einzelnen Pakete nicht zusagen, kann sich einen individuellen Plan auf Anfrage zusammenstellen.

Insgesamt bearbeitet KITALINO den Lern- und Bildungsaspekt von Kitas sehr umfassend und bietet zusätzliche wichtige Zusatzfeatures wie die Kommunikation. Dennoch kommt der organisatorische Aspekt der täglichen Kita-Verwaltung etwas zu kurz, denn es fehlen Features wie Gruppen- oder Speiseplanverwaltung.

Kitabuli

• Hersteller: Kitabuli GmbH
• Hauptmerkmale: Kinder- & Personalverwaltung, automatisierte Buchhaltung, Berichte & Auswertungen
• Schnittstellen: Famly (Elternkommunikation, Echtzeit-Dienstplanung), SEPA-Export
• Mobile App: Nur über Famly
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Nein
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

Kitabuli bietet Funktionen wie Kinder- und Personalverwaltung, automatisierte Buchhaltung sowie Berichte und Auswertungen. Kitabuli kommt in vier verschiedenen Ausführungen – zwei der Pakete kombinieren die Software mit dem externen Programm Famly.

Dadurch erweitert sich der Funktionsumfang von Kitabuli um die Elternkommunikation und Echtzeit-Dienstplanung. Die Varianten ohne Famly-Schnittstelle enthalten alle wesentlichen Verwaltungsfunktionen, wie die Stammdatenverwaltung, Beitragsabrechnungen, SEPA-Export und die Erstellung von individuellen Berichten.

Ohne Famly ist der Umfang von Kitabuli jedoch relativ abgespeckt im Vergleich zu anderen Kita Softwares. Wir empfehlen daher die Pakete mit der entsprechenden Schnittstelle.

NH – Kindergartenverwaltung SQL

• Hersteller: NORDHOLZ EDV-Planungsbüro GmbH
• Hauptmerkmale: Kinder- & Personalverwaltung, Finanz- & Beitragsmanagement, Auswertungen & Statistiken, Elternportal mit Online-Anmeldung, Dokumentenmanagement
• Schnittstellen: Finanzwesen (SAP, DATEV etc.), Bürger- & Melderegister
• Mobile App: Nein
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Nein
• Preis: Auf Anfrage

NH-Kindergartenverwaltung SQL konzentriert sich auf die Platzverwaltung und -Anmeldung, Personalmanagement, Dokumentation und Elternkommunikation. Die Software bietet vielseitige Schnittstellen, etwa zu Finanzsystemen wie DATEV oder SAP und zu Bürgerregistern.

Über das Elternportal können Eltern ihre Kinder über das Internet anmelden, Prioritäten setzen, den Status ihrer Anträge einsehen und auf verfügbare Plätze zugreifen. Statistiken und Auswertungen lassen sich mit wenigen Klicks erstellen. So behalten Kitas ihre Platzauslastung, Personaleinsatz und Finanzen stets im Blick.

NH-Kindergartenverwaltung SQL ist eine der wenigen Softwares in unserem Vergleich, die lokal auf dem PC installiert werden. Das ist grundsätzlich kein Negativpunkt – allerdings ist die Software nur mit Windows kompatibel und somit nicht für den Mac geeignet.

adebisKITA

• Hersteller: AKDB
• Hauptmerkmale: Kinder- & Personalverwaltung, Dienstplanerstellung, Finanz- & Förderabrechnung, BayKiBiG-konform, integrierte Auswertungen
• Schnittstellen: KiBiG.web, Buchhaltungsprogramme (z. B. DATEV)
• Mobile App: Nein
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Nein
• Preis: Auf Anfrage

adebisKITA ist eine Softwarelösung der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB), einem öffentlichen Dienstleister im Auftrag der Bayerischen Regierung. Die Software ist daher optimal für den Einsatz in bayerischen Kindertagesstätten und Rechtskonformität ist aufgrund der öffentlichen Zusammenarbeit stets gegeben.

Zu den Hauptfunktionen der Software gehören die Dienstplanung, Finanzabrechnung und Fördermittelmanagement. Zudem gibt es zahlreiche Schnittstellen, etwa zu Buchhaltungsprogrammen wie DATEV oder OK.FIS. Da die Software alllerdings auf bayerische Kindertagesstätten optimiert ist, ist sie für die Nutzung in anderen Bundesländern weniger geeignet.

Vivendi NG Kita

• Hersteller: Connext Communication GmbH
• Hauptmerkmale: Stammdaten- & Personalverwaltung, Abrechnung & Auswertungen, Simulationsfunktionen für Planungen, Dokumentenmanagement & CRM, integrierter Aufgaben – & Terminmanager
• Schnittstellen: Vivendi PEP, SAP HCM, Sage HR, KIDICAP, Rechnungswesen (z. B. Diamant Software)
• Mobile App: Ja
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

Vivendi NG Kita richtet sich an Kitas, Krippen, heilpädagogische Tagesstätten und Kindergärten. Die Software bietet eine Vielzahl von Funktionen wie Stammdatenverwaltung, Personalplanung, Abrechnung und Dokumentenmanagement. Besonders hilfreich sind die Simulationsfunktionen – damit lassen sich „Was-wäre-wenn“-Szenarien zur Planung von Förderungen und Personalschlüsseln erstellen und testen.

Die Software punktet mit ihrer Flexibilität und Integration. Der Datenaustausch ist über Schnittstellen wie Word, Excel und Vivendi PEP möglich. Ein Aufgaben- und Terminmanager sorgt für eine strukturierte Organisation, während die Personaleinsatzplanung den Betreuungsbedarf mit dem Personalschlüssel abgleicht.

Allerdings ist die mobile Nutzung der Software stark eingeschränkt. Zwar gibt es eine eigene App, diese enthält jedoch nur einen Teil der Funktionen für die Kita-Verwaltung. Obendrein istVivendi NG KiTa um Desktop-Installation, was den Zugriff von unterwegs zusätzlich erschwert.

Steppkes

• Hersteller: Gesellschaft für digitale Bildung (GdB)
• Hauptmerkmale: Verwaltung, Qualitätsmanagement, Kommunikation, Elternportal mit Live-Platzanzeige, digitale Portfolios für Kinder, Abrechnung & Kostenträgermanagement
• Schnittstellen: iCal/WebDAV
• Mobile App: Nein
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

Steppkes bietet vier eigenständige Module – „Meine Verwaltung“, „Mein QM“, „Mein Kind“ und „Mein Portal“. Die Funktionen reichen von der Stammdatenpflege und Elternkommunikation bis zur Platzreservierung und Qualitätskontrolle.

Besonders praktisch ist das Elternportal mit Echtzeit-Informationen zu freien Plätzen und personalisierten Portfolios. Zudem ist das Programm mehrsprachig und baut durch automatische Übersetzungen Kommunikationsbarrieren ab – daher lohnt sich Steppkes vor allem für Kitas mit einem hohen Anteil an Familien aus unterschiedlichen kulturellen Hintergründen.

Schwächen sehen wir bei der Buchhaltung. Denn aktuell bietet Steppkes weder eigene Buchhaltungsfunktionen noch Schnittstellen wie DATEV.

winKITA

• Hersteller: Software & Beratung Meinhard GmbH
• Hauptmerkmale: Verwaltung & Abrechnung , flexible Satzungs- & Gebührenmodelle, Personal- & Dienstplanverwaltung, Statistiken & Exportfunktionen, Elternportal
• Schnittstellen: IDEV/CORE für Landesstatistiken, CSV, SEPA und kiCare
• Mobile App: Nein
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Desktop-Installation (Web-Anwendung für Elternportal)
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

winKITA unterstützt Kindergärten und Kitas bei der Personalverwaltung, Gebührenabrechnung und umfangreichen Auswertung mit Statistiken. Darüber hinaus gibt es 9 Zusatzmodule mit erweiterten Funktionen für die Personalplanung, Auswertung, Finanzen und Tagespflege.

winKITA bietet außerdem eine nahtlose Anbindung an das Elternportal kiCare. Dieses ist als Web-Portal auch mobil zugänglich und bietet unter anderem eine Platzvergabe in Echtzeit sowie eine transparente Wartelistenverwaltung.

Eine eigene App für Mitarbeiter gibt es leider nicht. Hinzu kommt, dass die Software auf dem Desktop installiert wird. Die mobile Nutzbarkeit ist aus diesen Gründen eingeschränkt.

KitaConnect

• Hersteller: do.it projekt-management GmbH & Co. KG
• Hauptmerkmale: Flexible Buchungszeiten, Stundenkontoverwaltung, interaktive Belegungsliste, Elternportal, digitale Vertragsverwaltung, Abrechnung
• Schnittstellen: Kommunale Online-Anmeldeportale (z. B. Kita Navigator), SEPA
• Mobile App: Nein
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

KitaConnect ist optimal für Träger von Kindertageseinrichtungen mit flexiblen Betreuungsmodellen. Für Kitas und Träger reduziert KitaConnect den Verwaltungsaufwand erheblich. Dank einer digitalen Vertragsverwaltung lassen sich alle Betreuungs- und Vertragsdaten zentral speichern und verwalten. Die interaktive Belegungsliste zeigt Buchungszeiten, Fehlzeiten und Gruppenzuordnungen übersichtlich an.

Darüber hinaus gibt es ein interaktives Elternportal. Über dieses passen Eltern Betreuungszeiten an, buchen zusätzliche Stunden und verwalten ihre Stammdaten. Diese Flexibilität ist ideal für Familien mit wechselnden Arbeitszeiten.

Der starke Fokus auf die Buchung und Belegungsverwaltung geht jedoch zu Lasten anderer Bereiche. So gibt es keine Funktionen für Verpflegung, Bildungsdokumentation oder Dienstplanung.

KEV.Kita

• Hersteller: COMMPACT GmbH
• Hauptmerkmale: Kinder- & Einrichtungsverwaltung, Gebührenberechnung, Essensabrechnung, Personalmanagement, Statistiken, Serienbriefe, digitale Archivierung
• Schnittstellen: DATEV, SAP, SODEXO, SYRCON, H&H, Kita-Planer, DMS-Systeme, CARE Kita-App
• Mobile App: Ja
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Beide Optionen verfügbar
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

KEV ist eine modulare Softwarelösung mit umfassenden Funktionen für die Kinder-, Gruppen- und Einrichtungsverwaltung, Gebührenberechnung und das Personalmanagement. Außerdem ist sie einer der am besten vernetzten Lösungen in unserem Test – dank flexibler Schnittstellen lassen sich gängige Finanzbuchhaltungs- und Kassensysteme nahtlos integrieren.

Außerdem erleichtert die Software die Abrechnung von Essensgeld und erstellt Statistiken und Berichte im Handumdrehen. Mit der zugehörigen KEV-Mobile-App können pädagogische Fachkräfte und Eltern zudem wichtige Informationen jederzeit abrufen und kommunizieren.

Kleines Manko: Die KEV-Smartphone-App gibt es derzeit nur für Android-Handys und ist daher nicht mit iPhones kompatibel.

Famly

• Hersteller: Famly GmbH
• Hauptmerkmale: Automatisierte Buchhaltung & Rechnung, interaktive Belegungs- & Personalplanung, umfassende Kinderprofile, Familienkommunikation, Bildungsdokumentation & Entwicklungsberichte
• Schnittstellen: Bank-Integration, Datenexporte für Behörden
• Mobile App: Ja (für Eltern & Personal)
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Auf Anfrage

Famly ist eine der umfassendsten Kita Softwarelösungen in unserem Vergleich. Mit detaillierten Kinderprofilen, umfassender Bildungsdokumentation und Entwicklungsberichten integriert die Software gekonnt den individuellen Aspekt der Kindererziehung. Auch verwaltungstechnische Aspekte wie Buchhaltung, Belegungsplanung und Personalverwaltung deckt Famly praktisch restlos ab.

Besonders praktisch: Die In-App-Übersetzung ermöglicht Nachrichten in über 20 Sprachen – ideal für internationale Einrichtungen. Eltern können Daten wie Allergien oder Abholberechtigungen auch selbst pflegen.

Auch an Schnittstellen mangelt es bei Famly nicht. Die Software bietet Anbindungen für die Datenübertragung an alle wichtigen Behörden. Darüber hinaus lässt sich Famly mit anderen Kita Softwares wie Kitabuli kombinieren. Lediglich eine DATEV-Schnittstelle fehlt – das ist dank der integrierten Buchhaltungsfunktionen inklusive Banking-Anbindung aber kein großes Problem.

Kita im Blick

• Hersteller: Digital Escape
• Hauptmerkmale: flexible Belegungsplanung & Platzvergabe, Dienstplan-Erstellung & Personalmanagement, Statistiken & Dokumentation
• Schnittstellen: Datenbank-Export
• Mobile App: Nein
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja
• Preis: Abhängig von gebuchten Modulen

Kita im Blick reduziert den Verwaltungsaufwand für Kitaleitungen und Träger und bringt gleichzeitig mehr Effizienz in tägliche Abläufe. Funktionen wie die automatische Erkennung von Mehrfachanmeldungen und die schnelle Erstellung der Landesstatistik sparen Zeit und erleichtern die Organisation.

Ein Highlight ist die Echtzeit-Übersicht über Belegung, Altersstruktur und anstehende Ereignisse. Anwesenheitslisten, Essenspläne und Berichte lassen sich mit wenigen Klicks erstellen.

Für Träger bietet die Software eine langfristige Planungshilfe, um freie Plätze und zukünftigen Bedarf zu analysieren. Dank der DSGVO-konformen Datensicherheit bleiben alle Informationen geschützt. Ein Nachteil ist die fehlende mobile App. Außerdem gibt es keine Funktionen für die Echtzeit-Kommunikation mit Eltern.

Kitaversum

• Hersteller: L3D1 Solutions GmbH
• Hauptmerkmale: KI-gestützte pädagogische Dokumentation, mehrsprachige Elternkommunikation, digitale Beobachtungsbögen (z. B. Sismik, Seldak, Perik), Dienst- & Schichtplanung, Portfolioarbeit, Hygieneprotokolle, Eltern-App, Träger-Dashboard
• Schnittstellen: Keine konkreten Angaben zu externen Schnittstellen
• Mobile App: Ja (iOS & Android)
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja (drei Funktionspakete: Basis, Premium, Professional)
• Preis: 7,50 € – 14,40 € / Kind / Jahr (je nach Paket; Trägerpreise auf Anfrage)

Kitaversum ist eine moderne, webbasierte Kita-Software, die sich durch den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) von vielen anderen Lösungen abhebt. Die Software unterstützt Kita-Leitungen und pädagogisches Personal durch automatisierte Textvorschläge bei der Beobachtungsdokumentation sowie bei der Erstellung von Entwicklungsberichten. Dabei können standardisierte Bögen wie Sismik, Seldak oder Perik bequem digital ausgefüllt und angepasst werden.

Ein besonderes Highlight ist die integrierte mehrsprachige Elternkommunikation: Nachrichten werden automatisch in bis zu 28 Sprachen übersetzt, was insbesondere in multikulturellen Einrichtungen für einen reibungslosen Austausch mit Eltern sorgt. Zusätzlich umfasst Kitaversum eine umfassende Dienst- und Schichtplanung, digitale Hygieneprotokolle sowie eine Eltern-App, mit der Eltern Informationen aus der Einrichtung direkt empfangen und rückmelden können.

Für Träger bietet Kitaversum ein zentrales Dashboard zur Übersicht über alle betreuten Einrichtungen – inklusive Kennzahlen, Auswertungen und direktem Zugriff auf relevante Verwaltungsbereiche. Die Software ist in drei abgestuften Paketen erhältlich („Basis“, „Premium“ und „Professional“) und richtet sich sowohl an kleine Einrichtungen als auch an größere Träger mit komplexen Anforderungen.

Datenschutz und Sicherheit haben dabei einen hohen Stellenwert: Die Lösung ist vollständig DSGVO-konform, wird auf Servern in Deutschland betrieben und arbeitet mit verschlüsselter Datenübertragung.

MeerKita App

• Hersteller: Vermeer Care GmbH
• Hauptmerkmale: Kommunikation zwischen Eltern und Kita, Dienstplanung, Kalender, Chat, Statistiken, Abwesenheitsmanagement, An- und Abmeldung von Kindern und Erziehern, Essensplan, Zeiterfassung, Schnittstellen (z. B. Dataport/Kita Planer), Wochenupdate, Übersetzungsfunktionen, Push-Benachrichtigungen, Urlaubsplanung, Pinnwand, Übergabeprotokoll
• Schnittstellen: Dataport / Kita Planer
• Mobile App: Ja (iOS & Android)
• Mehrere Einrichtungen verwaltbar: Ja
• Web-Anwendung/Desktop-Installation: Web-Anwendung
• Modular buchbar: Ja (drei Pakete: Kommunikation, Organisation, Gesamtlösung)
• Preis: 0,89 € – 2,89 € / Kitaplatz / Monat (je nach Paket)

Die MeerKita App ist eine benutzerfreundliche, webbasierte Lösung, die speziell für Kindertagesstätten entwickelt wurde. Sie bietet umfassende Funktionen für die Kommunikation zwischen Eltern und Kita, darunter Chat, Nachrichten, Kalender und eine Pinnwand. Darüber hinaus unterstützt die App die Dienstplanung, Zeiterfassung, Urlaubsplanung und das Abwesenheitsmanagement für Erzieher:innen. Eltern können ihre Kinder bequem an- und abmelden sowie Essenspläne einsehen. Die App verfügt über Schnittstellen zu Dataport und dem Kita Planer und bietet Übersetzungsfunktionen für mehrsprachige Kommunikation. Alle Daten werden auf deutschen Servern gespeichert, und die App ist vollständig DSGVO-konform.

Auswahlkriterien – so findet ihr die richtige Software für eure Kita

Zwischen den einzelnen Softwarelösungen für Kitas gibt es starke Unterschiede. Bei 18 hochwertigen Lösungen sollte das auch nicht überraschen.

Wie findet ihr also möglichst schnell die beste Software für eure Kita?

Dabei helfen euch die richtigen Schlüsselkriterien.

Funktionsumfang

Primär kommt es auf der Funktionen der Kindergarten-Software an. Aufgaben wie die Gruppenverwaltung, Belegungsplanung und Dokumentation lassen sich gut digitalisieren und somit vereinfachen. Diese Features solltet ihr daher bei der Auswahl voraussetzen.

Denkt auch daran, Eltern so gut wie möglich einzubinden. Eine Plattform/Kita-App, über die Eltern in Kontakt mit euch treten und über wichtige Entwicklungen auf dem Laufenden gehalten werden, ist deswegen sehr wertvoll.

Einige Softwares (z.B. KITALINO) auf bestimmte Bereiche spezialisiert – in diesem Fall müsst ihr auf weitere Lösungen ausweichen, um das volle Aufgabengebiet abzudecken.

Andere Kita-Programme sind modular aufgebaut – dabei bucht ihr genau die Funktionen bzw. Module, die ihr braucht und stellt euch so eine maßgeschneiderte Lösung zusammen, anstatt ein fertiges Paket vorgesetzt zu bekommen.

Benutzerfreundlichkeit

Ein vollständiger Funktionsumfang ist nur die halbe Miete. Die Features müssen auch leicht zu bedienen sein, damit ihr möglichst wenig Zeit für Aufgaben braucht.

Die Benutzeroberfläche muss also übersichtlich und intuitiv sein. Grundlegende Verwaltungsaufgaben wie die Platzvergabe einzelner Kinder sollten nicht mehr als ein paar Klicks brauchen und in wenigen Minuten erledigt sein.

Wie nutzerfreundlich eine Kita-Verwaltungssoftware in der Praxis ist, findet ihr mit einer Testversion heraus.

Die meisten Anbieter gewähren eine Testphase zwischen 7 und 30 Tagen. In diesem Zeitraum testet ihr unverbindlich die kostenlose Vollversion der Software. Nutzt diese Möglichkeit und achtet darauf, wie gut ihr mit dem Programm zurechtkommt und wie viel Zeit ihr damit wirklich spart.

Erfahrungen anderer Nutzer

Andere Kitas haben ähnliche Anforderungen wie ihr selbst und nutzen ebenfalls Verwaltungssoftware. Deren Erfahrung mit einem bestimmten Programm ist daher ein aussagekräftiges Indiz, wie gut ihr selbst damit klarkommt.

Echte Nutzerberichte und Bewertungen zu den vorgestellten Lösungen findet ihr direkt hier auf kitasoftware-vergleich.com.

Ihr arbeitet bereits mit einer Kita Software?

Dann nutzt unsere Bewertungsfunktion und teilt eure Erfahrung mit uns!

Gerne laden wir euch auch zu einem ausführlicheren Nutzerinterview ein – dafür bekommt ihr von uns auch ein kleines Dankeschön. Schickt uns bei Interesse einfach eine kurze Mail an [email protected].

Datenschutz

Eltern vertrauen euch ihre persönlichen Daten und die ihrer Kinder an. Für deren Schutz seid ihr verantwortlich, sobald ihr sie in der Software speichert.

Aber: Bei einer Cloud-Lösung – also einer Web-Anwendung, die über die Server des Anbieters läuft und nicht auf dem lokalen PC installiert ist – ist euer Datenschutz immer nur so gut wie der des Herstellers.

Achtet deswegen darauf, dass der Anbieter grundlegende Standards wie die DSGVO einhält und seinen Umgang mit Daten transparent macht.

Support

Um Probleme oder Fragen zur Software solltet ihr euch nicht kümmern müssen – dafür gibt es einen Kundenservice. Dieser muss über einfache Kontaktwege (Email, Telefon, etc.) zu den üblichen Geschäftszeiten erreichbar sein. Das macht aber noch keinen hochwertigen Support aus – es kommt auf eine schnelle Reaktionszeit und effektive Lösungen an.

Auch das lässt sich im Testzeitraum herausfinden. Sendet zwei oder drei Anfragen zu unterschiedlichen Themenbereichen und macht euch ein eigenes Bild, wie zuverlässig der Kundendienst reagiert.

Noch besser ist, wenn der Hersteller Schulungen zur Software anbietet. Insbesondere bei komplexeren Lösungen spart ihr euch damit eine Menge Einarbeitungszeit.

Preis

Die durchschnittliche Preisspanne von Kita Software liegt zwischen 29 € und 65 € pro Monat. Die Abrechnungsmodelle der einzelnen Anbieter unterscheiden sich jedoch häufig (z.B. pro Kind oder Einrichtung). Außerdem hat jede Lösung einen eigenen Schwerpunkt und Umfang.

Es gibt daher keinen idealen Preis für Kita Software.

Wichtiger ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis: Überprüft deswegen zuerst, welche Lösungen eure Anforderungen am besten erfüllen und euch die Arbeit spürbar erleichtern. Wählt aus dieser engeren Auswahl dann die mit dem besten Kostenmodell.

Fazit

Eine Software löst administrative Probleme moderner Kindertagesstätten und reduziert den Stress im gesamten Team. Gleichzeitig wird es wesentlich einfacher, Eltern miteinzubeziehen und so für mehr Transparenz zu sorgen.

Das ist die beste Grundlage für ein hochwertiges Erziehungsangebot, das Kinder als Individuen behandelt und euch die Anerkennung von Eltern und Gemeinden sichert.

Sucht euch aber nicht irgendeine Lösung aus – bei 18 hochwertigen Lösungen lohnt es sich, nach klaren Kriterien zu vergleichen, um die beste Kita Software für eure Anforderungen zu finden.