KigaRoo als Software für eure Kita? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit KigaRoo

Wir haben die Speicherhafen GmbH & Co. KG über ihre Kitasoftware KigaRoo ausgefragt.

Die Antworten der Speicherhafen GmbH & Co. KG sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Kita Software in 3 Sätzen.

KigaRoo ist die umfassende Kita-Software für Träger von kleinen und größeren Einrichtungen, welche Verwaltung, Personal, Belegung und Abrechnung in einem ganzheitlichen System bündelt.

KigaRoo schafft so Transparenz, reduziert administrativen Aufwand erheblich und ermöglicht die übersichtliche und komfortable zentrale Steuerung einer Vielzahl von unterschiedlichen Einrichtungen, inklusive der zugehörigen Mitarbeitenden, Kinder und Bezugspersonen.

Dabei ist KigaRoo modular aufgebaut, DSGVO-konform und konsequent auf die Anforderungen des deutschen Kita-Marktes in allen Bundesländern ausgerichtet.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

KigaRoo bildet die Verwaltungs-, Belegungs-, Personal- und Abrechnungsprozesse deutlich präziser und umfassender ab, als andere marktübliche Lösungen.

Die Software ermöglicht die zentrale Steuerung einzelner oder mehrerer Einrichtungen, minimiert System- und Medienbrüche und automatisiert komplexe Abläufe wie Beitrags- und Zuschuss-Abrechnung, SEPA- und Buchhaltungs-Prozesse, sowie Mitarbeitenden-Verwaltung und Einsatzplanung.

Wir sind der Überzeugung, dass ein guter, persönlicher Support essenziell ist, um die Software optimal und umfassend nutzen zu können. Daher bieten wir einen umfassenden persönlichen Support per Telefon und E-Mail sowie regelmäßig kostenfreie Webinare und Updates zu allen Neuerungen per Newsletter.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

KigaRoo ist kein „Quick-Win-Tool“, sondern eine professionelle Verwaltungsplattform mit dem Ziel echte Arbeitserleichterung zu schaffen. Das bedeutet, dass es sinnvoll ist auch die internen Prozesse ggf. anzupassen, um das ganze Potential von KigaRoo vollumfänglich nutzen zu können.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

KigaRoo ist komplett webbasiert, sodass keinerlei Installation erforderlich ist. Sie können die Software bequem von jedem Gerät mit Internetzugang nutzen.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

KigaRoo ist über alle gängigen Browser nutzbar und bietet sowohl eine Eltern-App als auch eine Mitarbeiter-App – selbstredend sowohl für iOS- und Android-Geräte. Für Anwender, die keine native App installieren möchten, gibt es zusätzlich auch eine Web-App.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, das ist einer der großen Vorteile von KigaRoo. Alle Nutzer greifen auf den gleichen Datenbestand zu und Änderungen sind sofort für alle verfügbar. Es gibt also keinerlei Einschränkung bei der Nutzung durch mehrere Anwender oder Personen mit mehreren Endgeräten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Um mit KigaRoo zu arbeiten, sind keine besonderen technischen Voraussetzungen erforderlich. KigaRoo kann mit allen gängigen Browsern genutzt werden.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Wir entwickeln unsere Kita-Software ständig weiter, schließlich wollen wir den Anforderungen an Effizienz, Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit jeden Tag aufs Neue gerecht werden. Updates erfolgen teilweise mehrmals täglich und sind mit keinerlei Einschränkungen für die Nutzer verbunden. Sollte ein größeres Update einmal die Verfügbarkeit einschränken, wird dies selbstverständlich nachts bzw. am Wochenende eingespielt.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Sollte ein einrichtungsbezogenes Backup gewünscht sein, kann dieses mit wenigen Klicks über individuell konfigurierbare Datenbankabfragen direkt aus KigaRoo erzeugt und exportiert werden. Hierzu ist keinerlei besondere technische Kenntnis nötig.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

KigaRoo ist vollständig DSGVO-konform und speziell auf die Datenschutzanforderungen deutscher Kitas und Träger ausgelegt.

Alle Daten werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland gespeichert und ausschließlich sicher verschlüsselt übertragen.

Ein differenziertes Rollen- und Rechtemanagement sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) stellen sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten haben. Außerdem unterzieht sich KigaRoo regelmäßig externen Sicherheitsüberprüfungen, um die zahlreichen Sicherungs-Mechanismen auf Ihre ständige Wirksamkeit zu überprüfen.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

KigaRoo bietet eine Vielzahl an Schnittstellen zu diversen Finanzbuchhaltungs-Programmen, Kita-Anmeldeportalen und zum statistischen Bundesamt für die jährliche IDEV-Meldung. Auch zahlreiche bundeslandspezifische Meldungen können per Knopfdruck automatisch erstellt und versendet werden.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kita-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kinder- und Gruppenmanagement?
    • Können Kinder in Gruppen eingeteilt, gewechselt oder abgemeldet werden?
    • Gibt es digitale Wartelisten oder Vormerkungen?
    • Ist eine automatisierte Platzvergabe möglich?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Verlängerungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kinder- und Gruppenmanagement?

Ja, hierauf ist KigaRoo spezialisiert. In KigaRoo erfolgt die Einteilung der Kinder zum einen in die Regelgruppen sowie – optional – in individuell zusammenstellbare Gruppen. Außerdem gibt es eine vollständig individualisierbare Online-Anmeldung, welche in die eigene Kita- oder Träger Webseite eingebunden werden kann. Über diese Anmeldung können sich Eltern um einen Platz für ihr Kind bewerben. Dabei werden alle relevanten Daten, sobald das Kind auf die Warteliste gesetzt wird, automatisch in KigaRoo übernommen. So kann die Platzvergabe, inklusive der Betreuungsvertrags-Erstellung, -Versendung, -Unterzeichnung, -Rücksendung und – Ablage in der Kindakte, vollständig digital mit den Eltern abgewickelt werden. Zudem gibt es Hinweise, z.B. wenn die maximale Kinderanzahl einer Gruppe überschritten wurde oder ein Kind älter ist, als für die Gruppe erlaubt. In den Kinder-Übersichten in KigaRoo gibt es jeweils Gruppenfilter, um die Information zu einzelnen Gruppen auszuwerten. So behält die Einrichtung stets den Überblick zu allen relevanten Informationen.

Erinnerungsfunktionen unterstützen unter anderem dabei, Eltern zu informieren, sobald ein Zuschuss ausläuft oder Gebühren zum richtigen Zeitpunkt automatisch zu beenden.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Eltern?
    • App für Eltern?
    • Digitale Elternbriefe, Messenger oder App-Benachrichtigungen?
    • Elternportale mit Zugriff auf Rechnungen, Verträge, Dokumentationen?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Verlängerungen?
    • Sonstiges zum Thema Kommunikation?

Einrichtungen haben die Möglichkeit, den Eltern über die KigaRoo Eltern-App Neuigkeiten, Dateien, Termine und Fotos für die Eltern zur Verfügung zu stellen. Termine können auch mit der Möglichkeit einer Zu- oder Absagefunktion veröffentlicht werden, so dass automatisch Teilnehmerlisten erzeugt werden können. Mithilfe der datenschutzkonformen KigaRoo-Chatfunktion kommunizieren Eltern schnell und einfach mit Erzieherinnen und Erziehern. Bezugspersonen entscheiden selbst, welche Daten von sich und dem Kind für andere Eltern zu sehen sind. Auch das Bearbeiten der eigenen Kontaktdaten kann hier – optional – selbstständig erfolgen. Ist ein Kind krank oder kann aus sonstigen Gründen nicht die Kita besuchen, können die Eltern ihr Kind über KigaRoo Eltern-App oder das ebenfalls integrierte KigaRoo-Eltern-Portal als abwesend melden. Dabei können z.B. auch meldepflichtige Krankheiten direkt abgefragt werden. Nach der Erstellung von Elternbeitrags-Rechnungen oder Steuerbescheinigungen kann die Einrichtung den Bezugspersonen diese über KigaRoo Eltern-App und das KigaRoo Eltern-Portal komfortabel zur Verfügung stellen. Über den Datenaustauschordner, welcher in beide Richtungen funktioniert, können wichtige Dokumente sicher zwischen Bezugspersonen und Einrichtung ausgetauscht werden. Für alle Informationen, welche die Einrichtung für die Eltern zur Verfügung erstellt, erhalten diese auf Wunsch eine Push- oder E-Mail-Benachrichtigung, welche die Bezugspersonen selbst konfigurieren können. Selbstverständlich gibt es auch die Möglichkeit, E-Mail-Nachrichten über das System an individuelle Verteiler zu versenden.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Bildungs- und Entwicklungsdokumentation der Kinder?
    • Digitale pädagogische Dokumentation für jedes Kind?
    • Können Bildungspläne integriert werden?
    • Lassen sich Beobachtungen systematisch erfassen und auswerten?
    • Sonstiges zum Thema Bildungs- & Entwicklungsdokumentation?

Die Entwicklungsdokumentation in KigaRoo ermöglicht die einfache Erstellung von Entwicklungsberichten, internen Beobachtungen und Portfolios. Durch frei definierbare Felder, die zu einzelnen Dokumentationsbereichen festgelegt werden können, kann die Beobachtung der Entwicklungsschritte eines Kindes frei erfolgen. Auch das jeweils eingesetzte Verfahren zur Sprachstandserfassung kann bei jedem Kind dokumentiert werden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Hygiene- und Sicherheitsmanagement in der Kita?
    • Gibt es Funktionen zur Dokumentation von Hygienekonzepten und -Maßnahmen?
    • Können Unfälle oder Erste-Hilfe-Vorfälle digital erfasst werden?
    • Ist eine Verwaltung von Medikamentengaben möglich?
    • Sonstiges zum Thema Sicherheit & Hygiene?

Alle wichtigen Informationen und Besonderheiten zu Ernährung und Medikamentenabgabe oder auch zu sonstigen medizinischen Besonderheiten können in der KigaRoo Kindakte gesondert kenntlich gemacht werden. Eine Dokumentation über erfolgte Früherkennungs-Untersuchungen und Impfungen kann ebenfalls in den Daten der Kinder hinterlegt und in diversen Übersichten ausgewertet werden. Beim Fehlen von Pflichtimpfungen gibt es zudem automatisch Erinnerungen an das Kita-Team, sich die notwendigen Nachweise vorlegen zu lassen.

Auch in jeder Mitarbeitenden-Akte können in KigaRoo regelmäßig durchzuführende Belehrungen und Schulungen zum Hygiene-, Erste-Hilfe- und Sicherheitsmanagement dokumentiert und automatisch an fällige Wiederholungen erinnert werden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Catering?
    • Digitale Essensbestellungen durch Eltern?
    • Automatisierte Abrechnung von Essenskosten?
    • Allergien & Ernährungsbesonderheiten hinterlegbar?
    • Weitere Catering-Funktionen?

Einrichtungen können pro Woche den jeweiligen Speiseplan hinterlegen oder auch eine entsprechende Datei vom Caterer hochladen. Eltern sehen diese Informationen dann in der KigaRoo Eltern-App und im Elternportal.

Essenskosten können entweder in Monatspauschalen oder automatisch auch einzeln – in Abhängigkeit der erfassten An- und Abwesenheiten – flexibel an die Bezugspersonen und/oder anteilige Zuschusszahler in Rechnung gestellt werden.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personalverwaltung?
    • Zeiterfassung & Dienstpläne für Erzieher?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Übersicht über Qualifikationen und Fortbildungen?
    • Sonstiges zum Thema Personalverwaltung?

In der KigaRoo Basis-Lizenz ist bereits die Verwaltung der Stammdaten von Mitarbeitenden, Abwesenheitsverwaltung (Urlaubstage, Fehlzeiten und Fortbildungen) sowie die komplette Dienstplanerstellung enthalten. In der Personalakte können diverse Unterweisungen, Bescheinigungen, Kompetenzen und Kenntnisse hinterlegt werden. Über das Hinweissystem erhält die Einrichtung Erinnerungen, sobald z.B. das Führungszeugnis oder die Ersthelferbescheinigung des Mitarbeitenden in der nächsten Zeit abläuft.

Innerhalb einer Einrichtung, aber auch zwischen Träger und Einrichtung können außerdem Aufgaben verwaltet und einzelnen Mitarbeitenden zugewiesen werden.

Über das KigaRoo Zusatz-Modul „Zeiterfassung“ bietet das System zusätzlich die Möglichkeit einer vollständigen Mitarbeitenden-Zeiterfassung: Soll- und Ist-Stunden des Personals können erfasst, ausgewertet und über eine Schnittstelle an die jeweilige Personalbuchhaltungssoftware übergeben werden. Monatliche Arbeitszeitnachweise werden rechtsverbindlich erstellt und automatisch revisionsfest archiviert.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Abrechnung von Kita-Gebühren, Essensgeld, Zusatzleistungen?
    • Betreuungsgutschein- oder Subventionsabrechnung?
    • Automatisches Mahnwesen bei offenen Zahlungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?

Eine herausragende Stärke von KigaRoo ist die Abrechnung jeglicher Arten von Gebühren. Diese kann vollständig individuell nach den Bedürfnissen des Kita, des Trägers, der Kommune oder weiterer Anforderungen erfolgen: So können unterschiedliche Betreuungsgebühren, Verpflegungskosten und sonstige Gebühren individuell pro Einrichtung oder auf Trägerebene angelegt und verwaltet werden. Dafür gibt es Monats-, Tages-, und Stundenpauschalen, sowie Einzelposten, die optional zudem jeweils mit mehreren Gebührenstufen versehen werden können. Die Rechnungsverwaltung enthält zugleich auch die Zuschuss-Verwaltung: Hier werden alle Arten von Zuschüssen hinterlegt, die den Kindern entsprechend zugewiesen werden. Diese werden automatisch bei jedem Rechnungslauf mit den Gebühren der Eltern verrechnet und können den einzelnen Zuschussgebern monatlich als Übersicht auf Knopfdruck zur Verfügung gestellt werden. Auf Knopfdruck wird die Abrechnung für die komplette Einrichtung oder auch einen ganzen Träger gestartet. Auf der Basis der gestellten Rechnungen, kann automatisch der SEPA-Einzug sowie die Erstellung von individuellen Beitragsbescheinigungen erfolgen. Zusätzlich können alle abgerechneten Sollstellungsdaten in KigaRoo bereits automatisch vollständig vorkontiert werden, zu externen Buchhaltungssystemen (z.B. DATEV, Diamant, NSK, HS oder mpsNF) exportiert werden.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Digitale Ablage und Verwaltung von Betreuungsverträgen?
    • Können An- und Abwesenheiten erfasst werden?
    • Rechtssichere Speicherung von Dokumenten?
    • Wie werden Zugriffsrechte geregelt (z.B. auf Protokolle, Verträge, etc.?)
    • Weiteres zum Thema Dokumentation?

KigaRoo bietet ein vollständiges digitales Dokumenten-Ablagesystem, welches die integrierte Verwaltung, Erstellung und einen kompletten digitalen Signatur- und Unterschrifts-Prozess für Betreuungsverträge und weitere Formulare und Dokumente in Bezug auf Kinder und Mitarbeitende enthält. Alle Dateien und auch Dokumente werden sicher und datenschutzkonform nach DSGVO in Deutschland gespeichert. Eine individuelle Rechtevergabe ermöglicht die Steuerung des Zugriffs auf alle Dateien von Kindern. Gleiches gilt für die Dokumente, die in einer digitalen Mitarbeitenden-Akte abgelegt werden können. So behält die Einrichtung immer die vollständige Kontrolle darüber, wer auf welche Dateien zugreifen darf. Die Dokumentation und schnelle, minutengenaue Erfassung von Bring- und Abholzeiten der Kinder ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil unserer Software.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Kita-spezifischen Funktionen?
    • Förderpläne, Sprachstandserhebungen?
    • Möglichkeit zum Austausch mit Träger oder Gemeinde?
    • Integration von Elternbefragungen?
    • Verwaltung von Ausflügen oder Veranstaltungen?
    • Sonstige Kita-spezifische Funktionen?

KigaRoo verfügt über eine übergeordnete Trägerebene, in welcher eine Vielzahl von Einrichtungen verwaltet werden kann. Diverse Auswertungen, die KigaRoo-Aufgabenverwaltung und Dateienverwaltung unterstützen das Personal strukturiert in der Verwaltung des Trägers und der Kommunikation und im Informationsaustausch mit den jeweiligen Einrichtungen. Die Option, E-Mail-Nachrichten an alle Kitas und dazugehörige Mitarbeitende und auch Bezugspersonen zu senden, ist ein weiterer großer Vorteil für die direkte (Notfall-)Kommunikation.

KigaRoo verfügt zusätzlich zur Eltern-App auch über eine KigaRoo Team-App für alle Mitarbeitenden, über welche alle wichtigen Informationen zu den Kindern und ihren Bezugspersonen auch bei Ausflügen eingesehen werden können. Wichtige medizinische Informationen und Notfall-Kontakte sind so stets zur Hand.

Die in KigaRoo integrierte automatische Übersetzungsfunktion ermöglicht es auch nicht deutsch-sprachigen Bezugspersonen, vollständig an Information und Kommunikation rund um die Kita teilzuhaben: Dabei werden nicht nur die Benutzeroberfläche, sondern auch alle darin enthaltenen Nachrichten und Informationen, sogar im Chat in Echtzeit übersetzt. Natürlich lässt sich dabei immer auch der Originaltext in der Ausgangssprache wieder einblenden.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (eigene Module, Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme))?
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?

KigaRoo enthält zahlreiche betriebswirtschaftlich relevante Auswertungen zur Platzbelegungsplanung, Auslastungsquoten pro Gruppe oder Umsatz pro Gruppe.

Die jährliche statistische IDEV-Meldung sowie zahlreiche bundeslandspezifische Meldungen und Personalschlüsselberechnungen werden auf Knopfdruck generiert. Für alle Anwender, die individuelle Reports wünschen, können eigene Auswertungen aller in KigaRoo verfügbaren Daten und Informationen beliebig zusammengestellt werden.

Alle Daten können als Excel-Datei exportiert und bei Bedarf zum Beispiel in Business Intelligence-Tools direkt weiterverarbeitet werden, um die größtmögliche Arbeitserleichterung und betriebswirtschaftliche Übersicht zu schaffen.

Im KigaRoo Abrechnungsbereich können natürlich alle Buchungs- und Rechnungsposten sowie OPOS-Listen in Excel-Dateien heruntergeladen werden.

Für alle bereits abgerechneten Rechnungsposten verfügt KigaRoo zudem über Export-Schnittstellen zu zahlreichen externen Buchhaltungssystemen: Unter anderem existieren umfangreiche Schnittstellen zu DATEV, Diamant, NSK, HS oder mpsNF. Selbstverständlich können über KigaRoo auch die entsprechenden SEPA-Dateien automatisch erzeugt werden.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

KigaRoo bietet unterschiedliche Lizenzpakete an. Diese unterscheiden sich in der Größe des Speicherplatzes und der Anzahl der zu verwaltenden Kinder. Die Preise sind exkl. MwSt. angegeben, die Berechnung erfolgt monatlich.

• • • Mini-Paket: Monatspreis: 30,00 € / inkl. 8 Kinder, weitere Kinder 3,99 €
    • Professional-Paket: Monatspreis 44,00 € / inkl. 20 Kinder, weitere Kinder 2,10 €
    • Zusatz-Modul: Mitarbeiterzeiterfassung 3,00 € pro Mitarbeitenden, für welche die Zeiterfassung genutzt wird.

Das Abo kann jeden Monat zum Ende eines Abrechnungszeitraums gekündigt werden.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Unser Support ist für alle Kunden montags bis freitags zwischen 08:00 und 17:00 Uhr telefonisch und per Mail erreichbar. Unter Erreichbarkeit verstehen wir vor allem schnelle Hilfe: Deswegen gibt es bei uns keine langen Warteschleifen. Wir bieten außerdem regelmäßig kostenlose Webinare und auch individuelle Schulungen an, welche Online oder auch vor Ort durchgeführt werden können. Zusätzlich gibt es zu den einzelnen KigaRoo Funktionsbereichen schriftliche Anleitungen.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Für Interessenten gibt es eine einmonatige kostenlose KigaRoo-Testphase, während der Interessenten bereits alle gewünschten Funktionen von KigaRoo zur Verfügung stehen. Auch das Zusatz-Modul „Zeiterfassung“ für das Personal kann auf Wunsch direkt aktiviert werden. Interessenten können sich auch während der Testphase jederzeit bei unserem freundlichen Support-Team melden, um Hilfe und Unterstützung zu erhalten. Zudem gibt es Starthilfe-Anleitungen, die im KigaRoo-Account bereits direkt hinterlegt sind und auf Wunsch kann zusätzlich ein Einrichtungstag gebucht werden. Der kostenlose Datenimport ermöglicht den Import der Stammdaten aller Kinder, Bezugspersonen und Mitarbeitenden. Bei Bedarf kann auch ein individueller, erweiterter Datenimport von KigaRoo durchgeführt werden.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Unsere Software wird auf Basis der Anregungen und Wünsche unserer Kunden permanent weiterentwickelt. Die ständigen Funktions- und Sicherheits-Updates erfolgen mehrfach täglich nach dem erfolgreichen durchlaufen, aufwändiger Qualitätssicherungsprozesse, durch die ein unterbrechungsfreier Betrieb unserer mehrfach redundanten Systeme gewährleistet wird. KigaRoo wird sehr weitgehend entlang der Anforderungen, Wünsche und Ideen der zahlreichen sehr zufriedenen Kunden entwickelt, insofern spielt das Kunden-Feedback eine absolut wichtige Rolle, da es unmittelbar bei der Produktentwicklung berücksichtigt wird.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Vor allem im Support erhalten wir regelmäßig die Rückmeldung, dass unser Team immer sehr direkt erreichbar ist und schnell weiterhelfen kann. Unsere Kunden fühlen sich auch deswegen sehr gut aufgehoben, weil wir Ihre Feedbacks sehr ernst nehmen und kleinere Wünsche und Anregungen häufig in kürzester Zeit in KigaRoo integrieren. Wir schätzen besonders, den freundschaftlichen Umgang unserer Kunden sowie das positive Feedback. Anbei ein paar Zitate unserer Bestandskunden:

Matthias Gabrunski, Mitarbeiter der Verwaltung von der Dibber gGmbH in Stuttgart, hebt hervor: „Mir gefällt an KigaRoo, dass es so flexibel einsetzbar ist. Ob es sich um Rechnungsdaten, Krankheitsdaten oder Allergien handelt – alles kann zentral erfasst und jederzeit abgerufen werden.“ Besonders in Zeiten, in denen Mitarbeitende oder Eltern nicht vor Ort sein können, bietet der zentrale Zugriff große Vorteile. Alle Daten werden sicher in deutschen Rechenzentren gespeichert und DSGVO-konform verarbeitet. „Das schafft nicht nur Vertrauen bei den Eltern, sondern gibt uns als Leitung ein gutes Gefühl,“ erklärt Gabrunski.

Von der Stammdatenverwaltung über die Abrechnung bis zur Dokumentation von Entwicklungsständen – KigaRoo deckt alle wichtigen Prozesse ab. „Ein Kindergarten, der heute keine ganzheitliche Software einsetzt, ist zukünftig nicht mehr konkurrenzfähig,“ so Stefan Wellenzohn, Geschäftsführer der BLC Bambini Learning Center Betreuungs- und Bildungskonzepte gGmbH.

Christin Held, Geschäftsführung der Pro Liberis gGmbH, betont, wie wichtig die verbesserte Kommunikation mit Eltern ist: „Eltern können über die App Abwesenheiten melden, Nachrichten austauschen und erhalten tägliche Rückmeldungen über den Tag ihrer Kinder. Das schafft Transparenz und Vertrauen.“

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Zeiterfassung und Dienstplänen bleibt dem Kita-Team mehr Zeit für die pädagogische Arbeit. „Die Bedienung ist kinderleicht und gibt uns spürbar mehr Zeit für die Kinder,“ so ein weiterer Mitarbeiter von Pro Liberis.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Durch unser Bestehen am Markt seit 2011 profitieren wir von langjähriger Erfahrung und den hilfreichen Anregungen unserer Kunden. Bei zahlreichen kleinen und mittleren, aber auch vielen der größten in Deutschland tätigen Träger ist KigaRoo sehr erfolgreich bundesweit im Einsatz und wird von diesen mit bestem Gewissen gerne regelmäßig weiterempfohlen.

29. Schlussplädoyer: Für welche Kitas (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

KigaRoo eignet sich für Kinderbetreuungseinrichtungen jeglicher Art und Größe. Als vollständig in Deutschland und ausschließlich für den deutschen Kita-Markt entwickelte Gesamtlösung bietet KigaRoo aus Hamburg kommend Arbeitserleichterung in allen relevanten Bereichen des Kita-Alltags: Auswertungen und Statistiken, Stammdatenpflege, Abrechnung, Elternkommunikation, Personalverwaltung oder Platzvergabe, all das und viel mehr lässt sich vollständig DSGVO-konform in KigaRoo mit wenigen Klicks erledigen.

Abschließende Bemerkungen / Ergänzungen: Ja, nicht ganz unwichtig: KigaRoo ist als Unternehmen inzwischen seit fast 15 Jahren am Markt erfolgreich und damit lange aus der Start-Up-Phase heraus. Mit unserem über 20-köpfigen Team arbeiten wir jeden Tag an der ständigen Verbesserung und Weiterentwicklung von KigaRoo. Das sichert unseren Kunden eine aktive und kontinuierliche Betreuung durch KigaRoo als nachhaltig stabil aufgestelltes Unternehmen mit starken Partnern.