clivver-kita als Software für eure Kita? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit clivver-kita

Wir haben Digital Escape über ihre Kitasoftware clivver-kita ausgefragt.

Die Antworten von Digital Escape sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Kita Software in 3 Sätzen.

clivver-kita hilft bei der täglichen Verwaltung und Dokumentation, sowie bei der Planung von Kita Kindern. Die Kommunikations-App clivver-info ist tief integriert, um maximale Synergieeffekte zu erzielen und den Leitungen Arbeit abzunehmen. Über unsere intelligenten Funktionen wissen Leitungen immer, ob genug Personal im Haus ist und wie die Anwesenheitsprognose der Kinder für die nächsten Tage aussieht.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

clivver-kita ist angenehm zu bedienen und für die Praxis gemacht. Sowohl die Anwesenheitsdokumentation wie auch der Weg, die Kinder einzuplanen, sind ziemlich einzigartig und werden von unseren Kunden besonders geschätzt. Aus diesem Grund gibt es auch mehrere Kunden, die eigentlich mit einem anderen System arbeiten müssen, aber trotzdem noch clivver-kita zusätzlich buchen.

Zudem ist unsere Kita App tief in die Kita Software integriert und bietet dadurch gegenüber herkömmlichen Kita-Apps deutliche Arbeitsersparnisse.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Wir haben keine Bildungsdokumentation – und sind auch noch nicht entschieden, ob wir diese anbieten. Denn damit diese Anwendung wirklich sicher ist, müssen alle Inhalte (also auch Bilder, Ton und Video) auf Datenbankebene als Dateien verschlüsselt werden. Das ist teuer und aufwändig – wird daher auch von den bisherigen Anbietern nach unserer Kenntnis auch nicht umgesetzt.

Außerdem ist sicherlich unsere Schwachstelle, dass wir uns als kleinerer Anbieter nicht die teuren Google Ads Kampagnen und SEO Experten leisten können und wir so weniger Sichtbarkeit auf dem Markt haben.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

clivver-kita ist eine SaaS (Software as a service) und als Web-Anwendung nutzbar.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Auf dem Tablet stehen alle Funktionen zur Verfügung, auf dem Smartphone alle Funktionen, die sinnvoll darstellbar sind und für den tägliche Arbeit wichtig sind.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, mehrere Nutzer können gleichzeitig mit clivver-kita arbeiten. Zusätzliche Nutzer sind bei uns auch kostenlos.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Das Betriebssystem ist nicht relevant, wichtig ist, einen aktuellen Browser wie Firefox, Safari, Chrome, Edge oder Opera zu nutzen.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Es gibt keinen Online-Modus.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Den Nutzer:innen steht automatisch die aktuellste Version zur Verfügung. Veraltete Versionen können gar nicht erst aufgerufen werden.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Die Backups passieren serverseitig automatisch. Reports können zudem problemlos als PDFs / Excel-Dateien lokal gespeichert werden.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Wir haben ein umfassendes Schutzkonzept, beginnend mit hochsicheren Servern in Deutschland. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind in unserem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) beschrieben. Unsere Sicherheit haben wir zuletzt auch 2026 über einen Pen-Test überprüfen lassen.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Derzeit gibt es eine automatische Schnittstelle zu KiDz in Rheinland-Pfalz und eine Schnittstelle zu Kibiz in NRW. Beide dienen zur Abrechnung der Kinder mit dem jeweiligen Land. Die Schnittstelle zur Personal-Software ZEP ist im Aufbau.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kita-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kinder- und Gruppenmanagement?
    • Können Kinder in Gruppen eingeteilt, gewechselt oder abgemeldet werden?
    • Gibt es digitale Wartelisten oder Vormerkungen?
    • Ist eine automatisierte Platzvergabe möglich?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Verlängerungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kinder- und Gruppenmanagement?

Alle genannten Funktionen sind vorhanden – bis auf die automatische Platzvergabe. Wir sind der tiefen Überzeugung, dass man Kitaplätze nicht automatisiert vergeben kann, denn Kinder sind Individuen und immer wieder müssen vielfältige Umstände berücksichtigt werden. Daher bedarf es am Ende immer der manuellen Vergabe des Platzes. Dazu haben wir auch viele bestätigende Rückmeldungen bekommen.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Eltern?
    • App für Eltern?
    • Digitale Elternbriefe, Messenger oder App-Benachrichtigungen?
    • Elternportale mit Zugriff auf Rechnungen, Verträge, Dokumentationen?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Verlängerungen?
    • Sonstiges zum Thema Kommunikation?

Unsere Kita App clivver-info ist tief in clivver-kita integriert. Sie deckt vom Elternbrief über Abstimmungen und Notfallmeldungen bis zum Kalender mit Schließtagen und Terminen alle Kommunikationsbedürfnisse ab. Eltern können Kinder krank melden, Mittagessen bestellen, Abholzeiten angeben und Infos schicken. Vertragsdokumente und Bildungsdokumentationen sind derzeit nicht möglich.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Bildungs- und Entwicklungsdokumentation der Kinder?
    • Digitale pädagogische Dokumentation für jedes Kind?
    • Können Bildungspläne integriert werden?
    • Lassen sich Beobachtungen systematisch erfassen und auswerten?
    • Sonstiges zum Thema Bildungs- & Entwicklungsdokumentation?

Wir haben keine Bildungsdokumentation – und sind auch noch nicht entschieden, ob wir diese anbieten. Denn damit diese Anwendung wirklich sicher ist, müssen alle Inhalte (also auch Bilder, Ton und Video) auf Datenbankebene als Dateien verschlüsselt werden. Das ist teuer und aufwändig – wird daher unseres Wissens auch von den bisherigen Anbietern auch nicht umgesetzt.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Hygiene- und Sicherheitsmanagement in der Kita?
    • Gibt es Funktionen zur Dokumentation von Hygienekonzepten und -Maßnahmen?
    • Können Unfälle oder Erste-Hilfe-Vorfälle digital erfasst werden?
    • Ist eine Verwaltung von Medikamentengaben möglich?
    • Sonstiges zum Thema Sicherheit & Hygiene?

Es ist möglich, Gesundheitsdaten inkl. Unverträglichkeiten/Allergien bei den Kindern zu hinterlegen, dies werden dann z.B. automatisch für die Mittagessen angegeben.
Ein weiteres Hygiene-Management gibt es nicht.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Catering?
    • Digitale Essensbestellungen durch Eltern?
    • Automatisierte Abrechnung von Essenskosten?
    • Allergien & Ernährungsbesonderheiten hinterlegbar?
    • Weitere Catering-Funktionen?

Bis auf die automatisierte Abrechnung bietet clivver-kita mit clivver-info alle Funktionen. Auch wenn die automatisierte Abrechnung direkt nicht existiert, können die Eltern jedoch jederzeit die Historie der Essenbestellungen in der clivver-info App nachvollziehen.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personalverwaltung?
    • Zeiterfassung & Dienstpläne für Erzieher?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Übersicht über Qualifikationen und Fortbildungen?
    • Sonstiges zum Thema Personalverwaltung?

Personal kann angelegt und Dienstpläne erstellt werden. Abwesenheitstage werden erfasst. Die Zeiterfassung sowie Urlaubs- und Anwesenheitsverwaltung ist in der Entwicklung und ist für das Frühjahr 2026 vorgesehen.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Abrechnung von Kita-Gebühren, Essensgeld, Zusatzleistungen?
    • Betreuungsgutschein- oder Subventionsabrechnung?
    • Automatisches Mahnwesen bei offenen Zahlungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?

Dieser Bereich wird nicht von uns angeboten.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Digitale Ablage und Verwaltung von Betreuungsverträgen?
    • Können An- und Abwesenheiten erfasst werden?
    • Rechtssichere Speicherung von Dokumenten?
    • Wie werden Zugriffsrechte geregelt (z.B. auf Protokolle,Verträge, etc.?)
    • Weiteres zum Thema Dokumentation?

Die An- und Abwesenheit der Kinder können täglich erfasst und dokumentiert werden. Entsprechende Reporte gibt individuell pro Kind oder pro Monat. Vertragsdokumente und Protokolle können nicht hinterlegt werden.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Kita-spezifischen Funktionen?
    • Förderpläne, Sprachstandserhebungen?
    • Möglichkeit zum Austausch mit Träger oder Gemeinde?
    • Integration von Elternbefragungen?
    • Verwaltung von Ausflügen oder Veranstaltungen?
    • Sonstige Kita-spezifische Funktionen?

Über individualisierbare Felder und die Notizfunktionen können beliebige Informationen hinterlegt werden.

Erinnerungen können direkt mit Kindern verknüpft werden. Träger oder Gemeinden können ebenfalls Zugang zu clivver-kita bekommen, damit in der Verwaltung z.B, direkt die Daten für die Mittagessenabrechnung angerufen werden können. Die Trägerversion bietet darüber hinaus einen Überblick über die freien Plätze in den Kita, Mehrfachanmeldungen und die aktuellen Kinderlisten.

Ausflüge werden direkt in der Anwesenheit registriert, sodass auch in Notfallsituationen sofort klar ist, wie viele Kinder tatsächlich in der Kita anwesend sind und in Sicherheit gebracht werden müssen.

Unser Cockpit, in dem gebündelt alle wichtigen Informationen für den Tag angezeigt werden und unsere 5-Tage-Prognose unterstützen die Kitaleitung bei der effektiven Planung und Arbeit. Die farbliche Anzeige der Personalunterschreitung für den jeweiligen Tag ermöglicht Nutzer:innen schnell und angemessen auf Notsituationen zu reagieren. Durch zeitlich begrenzte Abfragen bei den Eltern über die clivver-info App entsteht im Notbetrieb schnell Klarheit, wann welche Kinder abgeholt werden können. Und durch individualisierbare Listen kann man sie genau die Informationen ziehen, die man in der Situation braucht.

Bei der Vergabe von Kitaplätzen erleichtert unsere Jahresübersicht in Kombination mit der simulierten Aufnahme von Kindern die Planung enorm. Die Übersicht der Belegungszahlen ist transparent auf einer Seite dargestellt und zeigt sofort mögliche Planungsfehler auf. Auch sind Mehrfachanmeldungen stets sichtbar und unterstützen so die Planung.

Über die Online-Registrierung können Gemeinden und Träger die Beantragung von Kitaplätzen als digitalen Dienst den Bürger:innen zur Verfügung stellen. Mehrfachanmeldungen sind sofort erkennbar. Die Vergabe der Plätze der Plätze erfolgt trotzdem manuell, wie oben erläutert.

Kunden schätzen die Einfachheit der Handhabung und erleben unser Programm als echte Entlastung im Alltag.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (eigene Module, Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme))?
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?

Dies unterstützen wird nicht.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Alle Angebote sind Jahreslizenzen, die sich nach der Anzahl der Kitaplätze richten. Mehrkosten für weitere Nutzer gibt es nicht. In den Kosten sind alle Funktionen der Software / App enthalten, denn wir halten nichts von vordergründig günstigen Angeboten, die den Nutzer:innen aber wichtige Funktionen vorenthalten.

Unsere Preise sind jeweils brutto angegeben, weil die meisten Kunden nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind. Die Kündigungsfrist beträgt 60 Tage.

• • • clivver-kita 11,80 Euro pro Kind (9,92 Euro netto)
    • clivver-info 6,00 Euro pro Kind (5,04 Euro netto)
    • clivver-kita & clivver-info 15,60 Euro pro Kind (13,11 Euro netto)
    • Für Träger ab 300 Kinder gibt es zwischen 3% und 20% Rabatt.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Es gibt einen Hilfebereich mit Texten, Sreenshots und Videos. Darüber hinaus auf jeder Seite die Möglichkeit, direkt den Support anzuschreiben. Der Support ist inhouse und täglich anwesend. Die Reaktion erfolgt in aller Regel sehr zeitnah, die Kommunikation erfolgt über E-Mail. Sollte es sinnvoll sein, verabreden wir uns mit der Kund:in zum Call, bei dem wir über Screensharing das Problem lösen. Kostenlose Webinare runden unser Angebot an Unterstützungen ab.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Eine Testversion steht zur Verfügung und sie wird nach einer individuellen Präsentation auf Wunsch freigeschaltet. Eine Importversion gibt es mit gutem Grund nicht. Die Eingabe der Kinder schult die neuen Nutzer:innen im Umgang mit dem Programm und     baut Hemmschwellen ab.

In der Wechselphase begleiten wir die Kund:innen und bieten eine kostenlose Online-Schulung. Zudem ermutigen wir unsere neuen Kund:innen, bei jeder Frage den Support zu nutzen. Der Support ist stets kostenlos. Es ist uns wichtig, dass unsere Kund:innen gut mit unserem Programm arbeiten.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
      • • Wir entwickeln unsere Software stetig weiter und arbeiten an neuen Funktionen oder Funktionsverbesserungen.
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?
      • • Bei uns in der Entwicklung gilt die Maxime, dass eine neue Funktion in der Praxis hilfreich sein, einfach zu bedienen sein und Zeit sparen muss. Deshalb wird nicht alles, was machbar wäre, auch umgesetzt.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Wir haben zu vielen Kund:innen einen persönlichen Kontakt und sehr offen für Kritik und Anregungen. Bei der Entwicklungen von neuen Funktionen beziehen wir die Wünsche von Kund:innen ein und versuchen in direkten Gesprächen – per Videokonferenz oder vor Ort – zu verstehen, wie eine Funktion im Alltag genutzt wird. Dadurch gelingt es uns, sehr praxisorientierte Funktionen anbieten zu können.

In den Rückmeldungen wird die hohe Praxistauglichkeit der Software, sowie unser persönlicher Umgang im Support geschätzt.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Als kleinerer Anbieter ohne Venture-Capital verfügen wir nicht über die Marktposition, die der Qualität unserer Software entspricht. In Rheinland-Pfalz sind wir besonders erfolgreich. Wir arbeiten daran, unsere Marktposition weiter auszubauen.

29. Schlussplädoyer: Für welche Kitas (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

clivver-kita und clivver-info eignet sich für Träger und Kitas, die effektiv und praxisorientiert arbeiten wollen. Unser Software zeichnet sich durch hohe Praxistauglichkeit und leichte Bedienbarkeit aus. Die Größe der Träger ist dabei nicht entscheidend, kleine Kunden betreuen wir genau so intensiv und gerne wie große.

Wir verstehen uns dabei als Partner und nicht nur als Anbieter einer Software. Das spiegelt sich auch im Support wieder, wo wir nicht nur funktionsorientiert antworten, sondern die Probleme und Fragen der Kund:innen nachvollziehen und versuchen, immer in der Sache an sich weiterzuhelfen – auch wenn es über die Funktionalität unserer Software hinausgeht.