FrogTime als Software für eure Kita? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit FrogTime

Wir haben die FrogTime GmbH über ihre Zeiterfassungssoftware FrogTime ausgefragt.

Die Antworten der FrogTime GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Kita Software in 3 Sätzen.

FrogTime ist eine Zeiterfassung für Kindergärten mit Dienstplanung, automatischen Arbeitszeitkonten und automatischen Urlaubskonten. Es gibt eine patente Urlaubs- & Schließzeitenplanung für die Planung des Kindergartenjahres. FrogTime ist wartungsfrei, es werden keine IT-Kenntnisse benötigt.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

FrogTime revolutioniert die Zeiterfassung durch eine intuitive und grafische Benutzeroberfläche. Dadurch werden eigentlich komplexe Vorgänge plötzlich ganz leicht verständlich und das auch Nicht-Experten!

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Es ist nur eine Software zur Steuerung der Arbeitszeit in Kindergärten und bietet keine anderen Funktionen. Aber dafür machen wir das besonders gut und das seit sehr vielen Jahren (seit 12 Jahren Zeiterfassung).

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Es ist eine Webanwendung.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, in unserer FrogTime App. Sie können Zeiten eintragen, das Arbeitszeitkonto verfolgen, das Urlaubskonto verfolgen und Ihren Dienstplan sehen.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, jeder kann auf dem eigenen Gerät arbeiten oder auch am Laptop/PC im Kindergarten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Normaler Browser oder normales Handy, Android oder iPhone.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates gibt es ca. alle vier Wochen und sie passieren vollautomatisch.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Backups werden von uns durchgeführt, die Kunden brauchen sich darum nicht zu kümmern.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Die Daten befinden sich nur auf deutschen Servern. Alle Daten werden DSGVO-konform behandelt.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Es gibt eine Schnittstelle zu DATEV und eine REST-Schnittstelle. Alle Daten lassen sich in Excel exportieren.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kita-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personalverwaltung?
    • Zeiterfassung & Dienstpläne für Erzieher?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Übersicht über Qualifikationen und Fortbildungen?
    • Sonstiges zum Thema Personalverwaltung?

Alle können ihre Zeiten erfassen und ihren Dienstplan sehen, entweder nur für sich selbst, für die eigene Gruppe oder für den ganzen Kindergarten. Die Erfassung erfolgt grafisch und wird sofort anschaulich sichtbar.

Der Stand des Arbeitskontos und der Resturlaub kann immer online und in Echtzeit abgelesen werden. Zum Stundenkonto und Urlaubskonto gibt es jeweils übersichtliche Jahresberichte, so dass die Stände gut und von allen nachvollzogen werden können.

Es gibt eine Unterscheidung zwischen Betreuungszeit und Verfügungs-/Vorbereitungszeit, so dass Verteilung vorgegeben und nachvollzogen werden kann.

Der Dienstplan wird am PC geplant. Die Planung erfolgt stundenweise, so wie die Zeiterfassung. Zeiten können bequem vom Dienstplan in die Zeiterfassung übernommen werden. Die Abwesenheiten im Kollegium können bei Bedarf sichtbar gemacht werden.

Am PC werden auch die Arbeitszeitvereinbarungen und Urlaubsvereinbarungen eingegeben und es gibt eine übersichtliche Historie der Vereinbarungen für jede Person.

Die Schließzeiten für das ganze Kindergartenjahr werden auch am PC eingegeben, ebenso die Urlaube an den Schließtagen. Alle sehen dann ihren verbleibenden Resturlaub automatisch und können damit planen.

Es gibt ein übersichtliches Qualifikationsmanagement auch für wiederkehrende Fortbildungen.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

14. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Es gibt eine Abrechnung pro Person, es sind immer alle Funktionen enthalten.

Monatliches Abo jederzeit kündbar oder jährliches Abo zum Preis von 10 Monaten.

Bei 10 Personen 2,42 Euro / Person und Monat im Jahresabo
Bei 20 Personen 2,25 Euro / Person und Monat im Jahresabo
Bei 30 Personen 2,08 Euro / Person und Monat im Jahresabo

Man kann Abos für jede Personenanzahl erwerben, so dass es immer passend ist. Z.B. ein Abo für 7 Personen oder 17 Personen.

15. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Unterstützung gibt es per E-Mail (inhouse), per Telefon (inhouse) und per Online-Hilfe.

Die Fragen werden immer am selben Tag beantwortet.

16. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Es gibt ein kostenfreies Testlogin für 8 Wochen. Die 8 Wochen starten mit dem Beginn des Probelaufs. Es gibt keine Einschränkungen bei der Testversion.

Die Software wird kostenfrei innerhalb eines Tages von uns eingerichtet. Unsere Kunden legen danach einfach los.

Enthalten ist auch ein kostenfreies Online-Training für das Team und ein kostenfreies Online-Training für die Leitung.

Der Übergang von manueller Zeiterfassung oder einer anderen Software erfolgt mit der Übergabe der Stundensalden und Urlaubssalden. Diese werden kostenfrei von uns übertragen.

17. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Feedback ist die Grundlage für unsere Softwareentwicklung.

Alle Funktionen werden auf der Grundlage von Feedback regelmäßig weiterentwickelt.

Abschluss-Fragen:

18. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Unsere Kunden lieben FrogTime für die Übersichtlichkeit und einfache Handhabung auch bei sehr komplizierten Arbeitszeitvereinbarungen. Die Software übernimmt alle Berechnungen und die Leitung hat damit nichts mehr zu tun.

Oft hören wir: Ach wie schön, dass wir Sie gefunden haben! Was für eine wunderbare Software. Wir bekommen viel inhaltliches Lob.

Kunden wünschen sich z.B. eine Urlaubszählung pro Kindergartenjahr anstatt pro Kalenderjahr, diese ist auch in Planung. Träger wünschen sich noch mehr Schnittstellen.

19. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Insgesamt verwenden ca. 5000 Personen täglich FrogTime. Wir sind erst in 2023 richtig im Kindergartensektor gestartet und haben noch nicht viele offizielle Rezessionen. Die Kindergärten untereinander empfehlen uns und wir werden weitergereicht.

20. Schlussplädoyer: Für welche Kitas (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

FrogTime wird gerne als Lösung für Zeitmanagement neben anderer Software (für z.B. Elternkommunikation) eingesetzt. Es eignet sich für große Kindergärten oder auch Schulen mit über 50 Angestellten aber auch für kleine Waldkindergärten mit 5 Angestellten.