Eine Kita-App soll im Idealfall genau die Dinge einfacher machen, die im Kita-Alltag sonst gerne zwischen Tür und Angel passieren: die Krankmeldung um sieben Uhr morgens, die Frage, wer das Kind heute abholt, oder der Elternbrief, der nicht mehr als Zettel an der Garderobe hängen muss. Dabei steckt hinter dem Begriff „Kita-App“ längst nicht immer dasselbe. Manche Lösungen sind vor allem für die Kommunikation mit den Eltern gedacht, andere bilden gleichzeitig die Arbeitsoberfläche für das Kita-Team. Und wieder andere sind Teil einer größeren Verwaltungssoftware.
Wer diese Unterschiede kennt, kann schon vor dem ersten Angebot besser einschätzen, welche Lösung zur eigenen Kita passt. Auf dieser Seite schauen wir uns deshalb Apps für Kita und Kindergarten genauer an, ordnen sie nach ihrer Bauart, rechnen die unterschiedlichen Preismodelle auf eine gemeinsame Grundlage um und zeigen, worauf ihr bei Sprache, Fotos, Datenschutz und Mitbestimmung achten solltet.
Kita-Apps: unsere Empfehlungen
Bevor wir tiefer einsteigen, findet ihr hier die Kita-Apps, die wir uns genauer angesehen und auf Basis unserer Bewertung empfehlen:
| Kita-App | Das fällt auf | mehr Infos | |
|---|---|---|---|
Kitaversum |
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clivver-kita |
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Kita-App oder Kita-Software: Wo liegt eigentlich der Unterschied?
Die beiden Begriffe werden im Alltag gerne durcheinandergeworfen. Das ist verständlich, denn viele Anbieter verwenden sie selbst nicht ganz einheitlich. Für die Auswahl macht der Unterschied aber durchaus etwas aus.
Kita-Software ist zunächst einmal die Verwaltungsseite. Hier werden Belegung und Platzvergabe geplant, Stammdaten und Betreuungsverträge geführt, Dienstpläne erstellt und Meldungen ans Jugendamt vorbereitet. Ob auch die Elternbeiträge darüber abgewickelt werden, hängt von der Kommune ab. In vielen Bundesländern übernimmt das Jugendamt die Beitragserhebung selbst – dann braucht die Kita dafür kein eigenes Modul. Die klassische Verwaltung findet dabei meistens am Rechner statt.
Die Kita-App ist dagegen die mobile Seite des Ganzen – oder steht komplett für sich. Und auch hier gibt es einen wichtigen Unterschied: Eltern und Fachkräfte brauchen nicht unbedingt dieselbe Oberfläche. Eltern nutzen die App auf ihrem privaten Smartphone, während das Kita-Team beispielsweise auf einem Tablet in der Gruppe arbeitet.
Die Eltern-App
Sie läuft auf dem privaten Handy der Familien. Typische Aufgaben sind Krankmeldungen, Abholzeiten, Elternbriefe, Essensbestellungen, Termine oder kurze Rückfragen. Entscheidend ist hier weniger, ob die App 30 oder 40 Funktionen hat. Viel wichtiger ist, dass wirklich alle Familien damit klarkommen.
Die App fürs Team
Auf dem Tablet in der Gruppe sieht die Sache anders aus. Dort geht es beispielsweise um Anwesenheit, Beobachtungen, Portfolio-Fotos oder die Erfassung von Dienstzeiten. Eine solche App spart nur dann Zeit, wenn sie auch mitten im Gruppenalltag schnell bedienbar ist – idealerweise mit einer Hand. Gleichzeitig liegen dort sensible Kinderdaten. Das Tablet sollte deshalb nicht minutenlang entsperrt herumliegen. Eine kurze Bildschirmsperre mit schneller Anmeldung gehört zu den Dingen, die ihr bei einer Demo ruhig einmal selbst ausprobieren solltet.
Manche Anbieter packen beide Welten in eine einzige App, andere trennen sie. Kitaversum beispielsweise stellt alle Funktionen über eine App bereit, die im Apple App Store und bei Google Play erhältlich ist. Bei clivver-kita heißt die App clivver-info. Auf dem Tablet stehen dort alle Funktionen zur Verfügung, während auf dem Smartphone nur das angezeigt wird, was sich dort sinnvoll nutzen lässt.
Wenn ihr eigentlich die komplette Verwaltung sucht und nicht nur eine Kommunikations-App, lohnt sich deshalb ein Blick in unseren großen Vergleich. Dort geht es um Funktionen, Schnittstellen und das jeweilige Betriebsmodell:
Die drei Bauarten von Kita-Apps
Wenn ihr verschiedene Anbieter vergleicht, solltet ihr diese Frage ziemlich weit nach vorne ziehen. Denn sie beeinflusst nicht nur den Funktionsumfang, sondern auch den Preis und die Frage, welche Daten am Ende wo landen.
Erstens: Die App gehört zur Verwaltungssoftware. Dann laufen die Informationen möglichst direkt zusammen. Meldet ein Elternteil das Kind morgens krank, sollte die Abwesenheit anschließend auch in der Anwesenheitsliste auftauchen. Im besten Fall muss niemand dieselbe Information noch einmal übertragen. Bei clivver-kita sind eingehende Informationen direkt an den entsprechenden Stellen verfügbar. Auch Kitaversum verbindet Verwaltung, Kommunikation und Dokumentation in einer Anwendung.
Zweitens: Die App ist das eigentliche Hauptprodukt. Anbieter wie CARE, KIKOM, KITALINO oder Kindy stellen die Kommunikation und Dokumentation stärker in den Mittelpunkt. Das kann insbesondere für Kitas interessant sein, deren Träger die eigentliche Verwaltung zentral übernimmt und die Einrichtung deshalb keine komplette Verwaltungssoftware benötigt.
Drittens: Die Verwaltungssoftware arbeitet mit einer Partner-App. Das ist ebenfalls keine Seltenheit. KEV.Kita hat beispielsweise ein eigenes Modul namens KITA-APP und arbeitet dafür mit der CARE-App der Carlo & Friends GmbH zusammen. Kitabuli setzt für die mobile Nutzung auf die App von Famly. Wenn eure Verwaltungssoftware keine eigene App anbietet, lohnt sich deshalb die Frage, ob bereits eine passende Partnerlösung vorhanden ist. Das kann einfacher sein, als zusätzlich noch ein komplett separates System einzuführen.
Auch beim Preis wird dieser Unterschied sichtbar. Bei clivver-kita sind App und Software beispielsweise getrennte Pakete. Wer nur die App bucht, zahlt 5,04 € je Kind und Jahr netto. Wer zusätzlich die Software benötigt, kommt auf den jeweiligen Softwarepreis ab 9,92 €.
Was eine Kita-App im Alltag wirklich können muss
Auf den Webseiten der Anbieter findet ihr lange Funktionslisten. Die sind natürlich interessant. Noch interessanter ist aber die Frage, welche dieser Funktionen ihr an einem ganz normalen Dienstag tatsächlich benutzt.
Die WhatsApp-Gruppe ersetzen. In manchen Kitas läuft die Elternkommunikation noch über eine WhatsApp-Gruppe – teilweise sogar über das private Handy einer Fachkraft. Genau hier liegt einer der Gründe für die Einführung einer Kita-App. Gleichzeitig ist es eine hohe Messlatte: Eine neue App muss schnell und unkompliziert funktionieren. Fragt bei der Demo deshalb ruhig einmal ganz konkret: Wie viele Schritte braucht eine kurze Nachricht an alle Eltern?
Abholung und Bringzeiten. Wer holt das Kind heute ab? Kommt jemand später? Gerade solche kurzfristigen Änderungen gehören zum täglichen Kita-Betrieb. Prüft deshalb, ob eine kurzfristige Abholvollmacht hinterlegt werden kann und ob die Fachkraft in der Gruppe die Information sofort sieht – ohne erst ins Büro gehen zu müssen.
Krank- und Abwesenheitsmeldungen. Bei clivver-kita melden Eltern ihre Kinder über clivver-info krank, können Abholzeiten angeben und weitere Informationen schicken. Die entscheidende Frage ist aber nicht nur, ob die Funktion vorhanden ist. Wichtig ist, was danach passiert: Taucht die Meldung automatisch in der Anwesenheitsliste auf oder muss jemand sie wieder von Hand übertragen?
Elternbriefe und Aushänge. Kitaversum bietet digitale Elternbriefe, Messenger-Funktion und Push-Benachrichtigungen. Bei clivver-info gehören unter anderem Elternbriefe, Abstimmungen, Notfallmeldungen sowie ein Kalender für Schließtage und Termine dazu.
Essensbestellung. Hier lohnt sich ein genauer Blick. Meldet die App lediglich, ob ein Kind mitisst, oder unterstützt sie auch die Abrechnung? Und bis wann muss die Information beim Caterer angekommen sein? Bei clivver-kita ist die Bestellung enthalten, eine automatisierte Abrechnung allerdings nicht. Eltern können ihre Bestellhistorie in der App einsehen. Kitaversum bietet die Essensplanung mit An- und Abmeldungen ab dem Paket Premium an.
Anwesenheit und Personaldecke. clivver-kita bietet der Leitung ein Tages-Cockpit und eine Fünf-Tage-Prognose für die Kinderanwesenheit. Zusätzlich gibt es eine farbige Anzeige, wenn das Personal rechnerisch nicht ausreicht. Wichtig ist dabei die Unterscheidung: Der gesetzliche Personalschlüssel richtet sich nach den gebuchten Betreuungsstunden und der Gruppenform, nicht einfach nach der Zahl der an diesem Tag anwesenden Kinder. Die Prognose kann also bei der Dienstplanung helfen, ersetzt aber keine Meldung an die zuständige Aufsicht.
Dokumentation und Portfolio. Kitaversum bietet digitale Portfolios, Förderpläne und Beobachtungsbögen. Ab dem Paket Premium kommt KI-Unterstützung hinzu. Bei clivver-kita liegen Bildungsdokumentation und Vertragsdokumente weiterhin in der Software. Bei einer Demo solltet ihr deshalb konkret fragen, welche Beobachtungsverfahren hinterlegt sind und ob dafür zusätzliche Lizenzen anfallen. Und noch ein ganz praktischer Punkt: Viele Einrichtungen drucken digitale Portfolioseiten am Ende trotzdem aus und legen sie in die klassische Kinderakte. Auch solche Abläufe sollte eine neue Lösung möglichst gut unterstützen.
Rollen und Rechte. Wer darf welche Kinderdaten sehen? Wer legt eine neue Fachkraft an? Und wie schnell wird ein Zugang gesperrt, wenn jemand die Einrichtung verlässt? Das sind keine besonders spektakulären Funktionen – im Alltag aber ziemlich wichtige. Gerade deshalb werden sie bei der Auswahl erstaunlich oft nur nebenbei behandelt.
Sprache: eine kleine Funktion mit großer Wirkung
In unseren Gesprächen mit den Anbietern ist das Thema Sprache immer wieder aufgetaucht. Mehrere der hier vorgestellten Lösungen bieten deshalb Übersetzungen oder mehrsprachige Funktionen an.
Das ist mehr als ein Komfortthema. Ein Elternbrief, den ein Teil der Familien nicht versteht, führt schnell wieder zu genau den Nachfragen an der Kita-Tür, die man mit der App eigentlich vermeiden wollte. Und wenn eine Krankmeldung wegen eines unverständlichen Formulars nicht funktioniert, landet die Information eben doch wieder telefonisch bei der Einrichtung.
Kitaversum übersetzt Nachrichten, Elternbriefe und Pinnwand ab dem Paket Premium per KI in 95 Sprachen. Vor dem Vertrag solltet ihr allerdings genau klären, was dabei übersetzt wird. Geht es nur um die Benutzeroberfläche oder auch um eure eigenen Texte? Und wer trägt die Verantwortung für die Übersetzung, wenn es beispielsweise um eine Frist oder eine Beitragsänderung geht?
Fotos, Portfolios und Datenschutz
Sobald eine Kita-App Fotos von Kindern verarbeitet, wird aus einer praktischen Funktion schnell ein Datenschutzthema. Für die Nutzung von Fotos braucht es in der Regel entsprechende Einwilligungen der Sorgeberechtigten – und zwar nicht einfach pauschal für alles.
Diese Fragen solltet ihr dem Anbieter stellen:
- Lässt sich die Foto-Einwilligung je Kind und je Verwendungszweck abbilden, also beispielsweise getrennt für das persönliche Portfolio und für Mitteilungen an die Gruppe?
- Können zwei getrennt lebende Sorgeberechtigte jeweils einen eigenen Zugang erhalten, beide Elternbriefe bekommen und ihre Einwilligungen unabhängig voneinander erteilen?
- Was passiert mit bereits verteilten Fotos, wenn eine Einwilligung später widerrufen wird?
- Können Eltern daran gehindert werden, Fotos herunterzuladen?
- Welche Daten bekommt ihr beim Wechsel des Anbieters zurück, in welchem Format und zu welchen Kosten?
Was die Anbieter dazu angeben: Stay Informed nennt Hosting in Deutschland, verschlüsselte Datenübertragung und einen DSGVO-konformen Umgang mit Daten. clivver-kita gibt an, seine KI-Funktionen ausschließlich auf eigenen Servern zu betreiben. Für die übrigen genannten Punkte liegt uns von den anderen Anbietern keine vergleichbare Angabe vor. Genau diese Fragen gehören deshalb in die Demo beziehungsweise ins Vertragsgespräch.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO solltet ihr abschließen, bevor die ersten Kinderdaten im System landen. Vertragspartner ist dabei der Träger und nicht einfach die Kita-Leitung. Wenn eine KI Dokumentationen erstellt oder Elternbriefe übersetzt, sollte außerdem geklärt werden, wo diese Verarbeitung stattfindet und ob Daten für das Training von KI-Systemen verwendet werden.
Ein Serverstandort in Deutschland kann Fragen rund um Drittlandtransfers vereinfachen. Damit ist das Thema Datenschutz allerdings keineswegs erledigt. Das zeigte 2024 auch ein Vorfall bei einem Anbieter aus diesem Bereich, über den heise online berichtete; die Sicherheitslücke wurde anschließend geschlossen. Fragt deshalb nicht nur nach dem Serverstandort, sondern auch danach, wie der Anbieter mit gemeldeten Sicherheitsproblemen umgeht.
Mitbestimmung: lieber vorher klären als später stoppen
Sobald eine App Dienstzeiten erfasst oder Dienstpläne verteilt, kommt neben der Technik eine weitere Frage auf den Tisch: die Mitbestimmung. Eine solche technische Einrichtung kann dazu geeignet sein, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen. Bei entsprechenden Funktionen kann deshalb eine Beteiligung der Arbeitnehmervertretung erforderlich sein – bei kirchlichen Trägern über die Mitarbeitervertretung, ansonsten je nach Einrichtung über Betriebs- oder Personalrat.
In der Praxis ist der richtige Zeitpunkt dafür ziemlich eindeutig: Holt das zuständige Gremium möglichst vor der Vertragsunterschrift dazu und nicht erst dann, wenn die App bereits eingeführt werden soll. Wenn die App die Kommunikation mit den Familien übernimmt, kann außerdem der Elternbeirat eine wichtige Rolle spielen. So lassen sich Anforderungen und Einwände frühzeitig klären, statt später vor einer fertigen, aber noch nicht nutzbaren Lösung zu stehen.
Für Träger: mehrere Einrichtungen in einer App
Ein Träger mit zehn Einrichtungen hat naturgemäß andere Anforderungen als eine einzelne Kita. Die zentrale Frage lautet deshalb: Gibt es neben den einzelnen Einrichtungen eine eigene Ebene für den Träger?
Kitaversum bietet dafür mit KVAdmin ein Träger-Dashboard, Kitaplatz-Anmeldung und digitale Betreuungsverträge im Paket Professional. Bei clivver-kita richtet sich die Jahreslizenz nach der Anzahl der Kitaplätze. Zusätzliche Nutzerkonten kosten dort nichts, zusätzliche Kinder dagegen schon.
Im Gespräch mit dem Anbieter solltet ihr deshalb konkret fragen: Sieht eine Leitung ausschließlich ihre eigene Einrichtung? Kann die Geschäftsstelle Auswertungen über mehrere Häuser hinweg erstellen? Lässt sich ein Elternbrief einmal verfassen und anschließend an mehrere Einrichtungen verteilen? Auch beim Preis lohnt sich der Blick auf die Grundgebühr: Wird sie pro Einrichtung berechnet oder einmal für den gesamten Träger?
Bei Elterninitiativen und kleinen freien Trägern kann die Situation genau andersherum aussehen. Dort gibt es oft keine eigene Geschäftsstelle, der Vorstand arbeitet ehrenamtlich und trifft sich nur alle paar Wochen. Das sollte bei der Einführung berücksichtigt werden. Klärt frühzeitig, wer Entscheidungen trifft, wer den Vertrag unterschreibt und wie viel Zeit für die Einführung tatsächlich vorhanden ist.
Was eine Kita-App kostet
Bei den Preisen wird der Vergleich schnell unübersichtlich. Elf der achtzehn Anbieter veröffentlichen ihre Preise offen, die übrigen sieben nennen sie erst auf Anfrage. Für die elf Anbieter mit öffentlich zugänglichen Preisen haben wir die Angaben auf ein Jahr und netto umgerechnet. Wo pro Kind abgerechnet wird, steht der Preis je Kind, wo die Einrichtung die Bezugsgröße ist, entsprechend je Einrichtung.
Warum netto? Für freie und gemeinnützige Träger ist die Umsatzsteuer ein wichtiger Punkt: Wenn keine Vorsteuer abgezogen werden kann, kommen auf den Nettobetrag noch 19 Prozent Umsatzsteuer. Die Angaben in diesem Vergleich beziehen sich auf September 2026.
Am Smartphone lässt sich die Tabelle im Querformat besser lesen.
| Anbieter | Preismodell | Umgerechnet auf ein Jahr, netto | Einmalig und Testphase |
|---|---|---|---|
| Kitaversum | Je Kind und Monat, zwei Pakete, Paket Professional für Träger auf Anfrage | • Basis 9,00 € • Premium 11,88 € • Zeiterfassung als Add-on 4,80 € | • Einrichtungsgebühr: keine Angabe • 30 Tage kostenlos |
| clivver-kita | Jahreslizenz je Kind, App und Software als getrennte Pakete | • App 5,04 € • Software Basic 9,92 € • Software Pro 13,11 € • Software Perfekt 15,13 € | • 175 € brutto Einrichtungsgebühr • Testphase: keine Angabe |
| CARE | Grundgebühr je Einrichtung und Monat plus Betrag je Kind, drei Pakete | • 4,08 € je Kind • zzgl. 149,88 € je Einrichtung (Paket Basis) | • ab 74,79 € Einrichtungsgebühr • vier Wochen kostenlos |
| KidsFox | Grundgebühr je Einrichtung und Jahr plus Kopfbetrag, drei Pakete | • 1,00 € je Kind (Basic), 1,50 € (Plus), 2,00 € (Max) • zzgl. ab 350,00 € je Einrichtung | • Einrichtungsgebühr: keine Angabe • Testphase: keine Angabe |
| KigaRoo | Paketpreis mit Kinderkontingent, jedes weitere Kind einzeln, monatlich kündbar | • 598,80 € Paketpreis inkl. 20 Kinder • 28,68 € je weiterem Kind | • Einrichtungsgebühr: keine Angabe • ein Monat kostenlos |
| KIKOM | Grundpreis je Einrichtung plus einzeln buchbare Bausteine | • 5,04 € je Platz (Baustein Kommunikation) • zzgl. 179,40 € je Einrichtung | • keine Einrichtungsgebühr • vier Wochen kostenlos |
| Kindy | Pauschale je Einrichtung und Monat für bis zu 40 Kinder, je 10 weitere Kinder ein Aufschlag; die Anbieterangabe ist brutto | • 231,93 € je Einrichtung, nicht je Kind • zzgl. 35,29 € je 10 weitere Kinder | • keine Einrichtungsgebühr • kostenfreie Testphase |
| KITALINO | Je Kind und Monat, drei Paketstufen | • Beobachten 7,20 € • Pro 14,40 € • Plus+ 21,60 € | • 69,00 € Aktivierungsgebühr je Einrichtung • 30 Tage kostenlos |
| kitaplus | Monatspreis je Einrichtung für das Basismodul, gestaffelt nach Zahl der Einrichtungen; App und Dienstplanung als Erweiterungen | • 648,00 € je Einrichtung (Basismodul, 1 bis 9 Einrichtungen) • zzgl. 312,00 bis 384,00 € für Eltern- und Gruppen-App | • Einrichtungsgebühr: keine Angabe • 30 Tage kostenlos |
| Leandoo | Staffelpreis je Einrichtung nach Kinderzahl; die Anbieterangabe ist brutto je Monat | • bis 15 Kinder kostenlos • 16 bis 50 Kinder 503,19 € • ab 51 Kindern 654,45 € | • keine Einrichtungsgebühr • kostenlose Stufe dauerhaft nutzbar |
| Stay Informed | Staffelpreis nach Kinderzahl je Einrichtung, zwei Pakete, jährliche Abrechnung | ab 132 € je Einrichtung, nicht je Kind | • 59 € Einrichtungsgebühr • Testversion vorhanden |
Beim Blick auf die Tabelle werden drei Dinge schnell deutlich. Erstens gibt es nicht das eine Preismodell. Die Anbieter rechnen entweder je Kind, kombinieren eine Grundgebühr mit einem Betrag je Kind, arbeiten mit einem Paket und Kinderkontingent oder berechnen eine Pauschale je Einrichtung. Welche Variante günstiger ist, hängt deshalb stark von der Größe der Kita ab.
Zweitens sollte man die einmaligen Kosten nicht vergessen. Mehrere Anbieter verlangen eine Einrichtungs- oder Aktivierungsgebühr, die in einer monatlichen oder jährlichen Rechnung zunächst kaum auffällt. Wenn ihr verschiedene Angebote vergleicht, könnt ihr diese Gebühr auf die geplante Laufzeit umlegen.
Und drittens lohnt sich die Frage, welche Kinder eigentlich als Berechnungsgrundlage gelten. CARE legt die Kinderzahl aus der Betriebserlaubnis zugrunde, KigaRoo dagegen die im jeweiligen Abrechnungsmonat aktiv betreuten Kinder. Bei schwankender Belegung kann das über ein Jahr einen spürbaren Unterschied machen.
Wenn ihr euch ein individuelles Angebot schicken lasst, fragt am besten gleich nach der Vertragslaufzeit, der Kündigungsfrist und den Kosten für einen späteren Datenexport. Diese Punkte stehen auf Preislisten oft nicht direkt daneben, sind für die Gesamtkosten aber durchaus relevant.
Die Anbieter im Überblick
Die Anbieter haben wir nach den drei Bauarten von oben sortiert. Zuerst kommen unsere beiden bewerteten Programme Kitaversum und clivver-kita, anschließend folgen die weiteren Anbieter innerhalb der jeweiligen Gruppe alphabetisch. Die Preise beziehen sich auf September 2026.
Kita-Software mit eigener App
Kitaversum
Hersteller: L3D1 Solutions GmbH
App: Kitaversum im Apple App Store und bei Google Play, iOS für iPhone und iPad, Android ab Version 6
Für Eltern: integrierte Eltern-App, Elternbriefe, Messenger, Push-Benachrichtigungen, KI-Übersetzung in 95 Sprachen ab Premium
Fürs Team: Dienst- und Schichtplanung, Förderpläne, Portfolios, Beobachtungsbögen, Zeiterfassung als Add-on
Preismodell: je Kind, Basis 9,00 €, Premium 11,88 € im Jahr netto, Professional auf Anfrage
Einordnung: Bei Kitaversum ist die App keine zusätzliche Anschaffung, sondern die mobile Seite derselben Anwendung. Für Träger ist vor allem KVAdmin interessant, während einzelne Kitas von der breiten Auswahl an pädagogischen Funktionen und der Übersetzung profitieren können. Wer tatsächlich nur Elternkommunikation benötigt, sollte allerdings prüfen, ob er mit dem Basis-Paket nicht für Funktionen bezahlt, die gar nicht gebraucht werden.
clivver-kita
Hersteller: Digital Escape, Frankfurt am Main
App: clivver-info, eng mit der Software verknüpft; auf dem Tablet alle Funktionen, auf dem Smartphone die sinnvoll darstellbaren
Für Eltern: Elternbriefe, Krankmeldung, Abholzeiten, Essensbestellung mit Historie, Abstimmungen, Notfallmeldungen, Kalender mit Schließtagen
Fürs Team: Cockpit mit den Informationen des Tages, Fünf-Tage-Anwesenheitsprognose, farbige Warnung bei rechnerischer Personalunterschreitung
Schnittstellen: KiDz, das KiBiz-Meldeverfahren in Nordrhein-Westfalen und die Jahresstatistik über IDEV
Preismodell: Jahreslizenz je Kind, App 5,04 €, Software ab 9,92 € netto, 175 € brutto einmalig
Einordnung: clivver-kita spielt seine Stärke vor allem dort aus, wo Anwesenheit, Personalplanung und Elternkommunikation eng zusammenhängen. Für Leitungen, die morgens schnell sehen müssen, wie der Tag personell aussieht, ist die Fünf-Tage-Prognose interessant. Bildungsdokumentation und Vertragsdokumente bleiben dagegen in der Software – für das Team gehört der Rechner damit weiterhin zum Arbeitsalltag.
Famly
Hersteller: Famly GmbH
App: Famly für Eltern und Personal
Für Eltern: Familienkommunikation, Kinderprofile
Fürs Team: Belegungs- und Personalplanung, Bildungsdokumentation, Entwicklungsberichte
Schnittstellen: Bank-Integration, Datenexporte für Behörden
Preismodell: drei Pakete Basis, Plus und Premium, Preise auf Anfrage
Gut zu wissen: Famly führt die Beitragsabrechnung bis zur Bankanbindung. Kitabuli setzt die Famly-App für die mobile Nutzung ein.
Hokita
Hersteller: IT Consulting AG – modulware, Mömbris
App: Hokita Mobile-App; Abwesenheiten melden Eltern wahlweise im Browser oder in der App
Für Eltern: Abwesenheitsmeldung, sofern die Einrichtung die Funktion freischaltet
Fürs Team: eigene Bereiche für Kitas, Gruppen, Träger und Kommunen, zentrale Kitaplatzanmeldung
Preismodell: keine veröffentlichte Preisliste, Angebot auf Anfrage
Gut zu wissen: Hokita ist vollständig webbasiert. Wer sich vorab einen Eindruck verschaffen möchte, kann die öffentlich zugängliche Spielwiese nutzen und sich die Oberfläche ohne Anmeldung ansehen.
KigaRoo
Hersteller: Speicherhafen GmbH & Co. KG
App: KigaRoo mit kostenloser Eltern-App, dazu eine Tablet-Version für Check-in und Check-out der Kinder
Für Eltern: Nachrichten, Termine, Abwesenheitsmeldung
Fürs Team: Dienstpläne, Zeitkonten, Wartelisten
Preismodell: Paketpreis mit Kinderkontingent, 598,80 € im Jahr netto inklusive 20 Kindern, jedes weitere 28,68 €, monatlich kündbar
Gut zu wissen: KigaRoo rechnet nach den im jeweiligen Abrechnungsmonat aktiv betreuten Kindern ab und nicht nach der Betriebserlaubnis. Ein Testmonat ist kostenlos. Für sehr kleine Einrichtungen gibt es außerdem ein Mini-Paket bis acht Kinder.
kitaplus
Hersteller: BMS Consulting GmbH
App: kitaplus ElternApp mit eigenem Elternportal unter separater Adresse
Für Eltern: Elternkommunikation über die ElternApp
Fürs Team: Gruppen- und Personalmanagement, automatisierte Statistik und Förderung, Verpflegung
Preismodell: Basismodul 648,00 € je Einrichtung und Jahr netto bei bis zu neun Einrichtungen, gestaffelt bis 516,00 € ab 25 Einrichtungen; Eltern- und Gruppen-App 312,00 bis 384,00 €, Dienstplanung mit Zeiterfassung 480,00 bis 600,00 € je Einrichtung und Jahr; 30 Tage kostenlos
Gut zu wissen: kitaplus führt die Elternseite als eigenständige Anwendung und ist bei Trägern und kommunalen Verwaltungsstellen verbreitet.
KitaWeb
Hersteller: Value Dimensions Management Services GmbH
App: KitaWeb für Eltern
Für Eltern: Elternportal und App
Fürs Team: Kinderverwaltung, Personalplanung, Finanzmanagement, Dokumentenablage
Preismodell: Mietlizenzen für einzeln gewählte Module, Preise auf Anfrage
Gut zu wissen: KitaWeb deckt die administrativen Aufgaben über verschiedene Module ab, die sich je nach Bedarf zusammenstellen lassen.
Leandoo
Hersteller: Leandoo e.K., Berlin
App: Leandoo Eltern-App für iOS und Android, im Store erhältlich
Für Eltern: Eltern-App als fester Bestandteil des Produkts
Fürs Team: Kita-Verwaltung
Preismodell: bis 15 Kinder kostenlos, 16 bis 50 Kinder 503,19 € und ab 51 Kindern 654,45 € je Einrichtung und Jahr netto, keine Einrichtungsgebühr
Gut zu wissen: Leandoo verbindet Verwaltung, App und Kommunikation unter einem Produktnamen und tritt gleichzeitig als Kindergarten-Software auf.
Little Bird
Hersteller: Little Bird GmbH
App: Little Bird führt die Kita-App als eigenen Produktbereich
Für Eltern: Anmeldung und Platzsuche über das Portal
Fürs Team: Platzvergabe und Anmeldeverfahren, häufig im Einsatz bei Kommunen und großen Trägern
Preismodell: keine veröffentlichte Preisliste, Angebot auf Anfrage
Gut zu wissen: Der Schwerpunkt liegt auf dem kommunalen Anmeldeverfahren. Stay Informed gehört nach eigener Darstellung zur selben Unternehmensgruppe.
Stay Informed
Hersteller: Stay Informed GmbH
App: Stay Informed für iOS und Android, für Eltern und Personal
Für Eltern: Elternkommunikation, Termine und Veranstaltungen
Fürs Team: Kinder-, Gruppen- und Personalverwaltung, Bildungsdokumentation und Portfolios, Dienst- und Urlaubsplanung, Essensplanung
Preismodell: gestaffelt nach Kinderzahl, ab 132 € je Einrichtung und Jahr netto, 59 € einmalig
Gut zu wissen: Der Anbieter nennt Hosting in Deutschland, verschlüsselte Datenübertragung und Mehrsprachigkeit und veröffentlicht seine Preise inklusive Preisrechner.
Anbieter, bei denen die App das Hauptprodukt ist
Bei diesen Anbietern steht die App selbst stärker im Mittelpunkt. Kommunikation und Dokumentation sind die wichtigsten Themen, auch wenn einige Lösungen darüber hinaus weitere Verwaltungsfunktionen anbieten.
CARE
Hersteller: Carlo & Friends GmbH
App: CARE Kita-App für Kitas und Horte
Für Eltern: Eltern-App, dauerhaft kostenlos
Fürs Team: Arbeitszeiterfassung, eigener Trägerbereich
Preismodell: 4,08 € je Kind und Jahr netto zuzüglich 149,88 € je Einrichtung im Paket Basis, drei Pakete, ab 74,79 € einmalig
Gut zu wissen: Für die Abrechnung zählt die Kinderzahl aus der Betriebserlaubnis und nicht die tatsächliche Belegung. Neue Einrichtungen können vier Wochen kostenlos testen. KEV.Kita bindet CARE als eigenes Modul ein.
KidsFox
Hersteller: foxeducation
App: KidsFox als Kita-App für Kommunikation und Dokumentation
Für Eltern: Elternkommunikation, mehrsprachig
Fürs Team: Dokumentation
Preismodell: Grundgebühr ab 350,00 € je Einrichtung und Jahr netto plus 1,00 € je Kind und Jahr im Paket Basic, 1,50 € in Plus, 2,00 € in Max
Gut zu wissen: KidsFox stammt von einem Anbieter, der auch Lösungen für Schulen anbietet. Für Träger, die Kita und Hort gemeinsam organisieren, kann das bei der Einführung interessant sein.
KIKOM
Hersteller: InstiKom GmbH, Würzburg
App: KIKOM Kita-App für iOS und Android, für Eltern kostenlos im Store
Für Eltern: Nachrichten, Termine und Dokumente, Fotogalerie, Tagesprotokolle zu Schlaf-, Wickel- und Essenszeiten, Übersetzung in 32 Sprachen
Fürs Team: Gruppenbuch, Portfolio-App, Terminal für Check-in und Check-out, Speiseplanung mit Caterer-Portal, Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung mit Soll-Ist-Abgleich, Elternbeitragsberechnung
Preismodell: Grundpreis 179,40 € je Einrichtung und Jahr netto plus einzeln buchbare Bausteine, Kommunikation 5,04 € je Platz und Jahr, ab 150 Plätzen 1,44 €; vier Wochen kostenfrei
Gut zu wissen: KIKOM tritt zwar als App auf, bringt im Hintergrund aber eine ziemlich umfangreiche Verwaltung mit – bis hin zur Elternbeitragsberechnung. Durch das Baustein-Modell lässt sich der Funktionsumfang relativ genau zusammenstellen. Wer mehrere Bausteine benötigt, sollte allerdings nachrechnen, weil sich die Platz- und Einrichtungspreise addieren. Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung sind eigene Bausteine und können mitbestimmungspflichtig sein.
Kindy
Hersteller: Peak Software UG (haftungsbeschränkt), Hamburg
App: Eltern-App für iOS und Android, eigene Tablet-App für die Gruppe, Admin-Oberfläche im Browser
Für Eltern: Informationen aus der Einrichtung an einer Stelle, Abfragelisten für Rückmeldungen
Fürs Team: gruppenbezogene Funktionen auf dem Tablet, Rollenmanagement und Stammdatenverwaltung
Preismodell: 23,00 € je Einrichtung und Monat inkl. MwSt. für bis zu 40 Kinder und beliebig viele Gruppen, je 10 weitere Kinder 3,50 €; umgerechnet rund 231,93 € je Einrichtung und Jahr netto plus 35,29 € je 10 weitere Kinder, keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar
Gut zu wissen: Kindy rechnet pro Einrichtung und nicht pro Kind ab. Bei einer kleinen Kita mit weniger als 40 Kindern bleibt der Preis damit unabhängig von der genauen Kinderzahl gleich. Bei größeren Einrichtungen kommen weitere Zehnerpakete hinzu. Der volle Funktionsumfang ist enthalten und es gibt keine Mindestlaufzeit. Die Daten liegen auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland. Zu Übersetzung, Dienstplan und Abrechnung macht Kindy keine Angaben – wer diese Funktionen benötigt, sollte vor der Testphase nachfragen.
KITALINO
Hersteller: Kitalino GmbH, Freiburg im Breisgau
App: KITALINO als pädagogische Kita-App, dazu eine eigene Eltern-App im Store
Für Eltern: Nachrichten und Terminabsprachen, Einblick in die Entwicklungsbegleitung des eigenen Kindes
Fürs Team: Dokumentation mit Text, Foto, Video und Audio, Portfolios und Lerngeschichten, Entwicklungsverläufe je Kind, standardisierte Beobachtungsverfahren wie BaSiK, liseb, perik, seldak und sismik, dazu Fachimpulse und Online-Kurse
Preismodell: je Kind und Monat netto in drei Stufen, umgerechnet Beobachten 7,20 €, Pro 14,40 € und Plus+ 21,60 € je Kind und Jahr, dazu 69,00 € einmalige Aktivierungsgebühr je Einrichtung; 30 Tage kostenlos, danach 12 Monate Laufzeit
Gut zu wissen: Bei KITALINO steht die pädagogische Arbeit klar im Mittelpunkt. Das merkt man vor allem an der Dokumentation und den integrierten Beobachtungsverfahren. Welche Verfahren zur Verfügung stehen, hängt von der Paketstufe ab: In „Beobachten“ sind drei enthalten, erst ab Pro stehen alle zur Verfügung. Auch der Speicherplatz pro Kind ist gestaffelt. Für die Kindertagespflege gibt es ein eigenes Angebot.
MeerKita
Hersteller: Vermeer Care GmbH, Kiel
App: MeerKita für iOS und Android, im Store erhältlich
Für Eltern: Kommunikation mit der Einrichtung, Krankmeldung, integriertes Übersetzungstool
Fürs Team: Dienstplan, der sich aus Arbeitszeiten, Urlaub und Kinderzahl selbst schreibt, dazu Zeiterfassung und Urlaubsplanung
Preismodell: keine veröffentlichte Preisliste, Angebot auf Anfrage
Gut zu wissen: MeerKita setzt einen deutlichen Schwerpunkt auf Dienstplanung und Personalorganisation. Die Daten liegen auf deutschen Servern, dazu kommt eine ISO-27001-Zertifizierung. Weil Dienstplan und Zeiterfassung zentrale Funktionen sind, sollte die Arbeitnehmervertretung hier frühzeitig einbezogen werden.
Kita-Software, die mit einer Partner-App arbeitet
Bei diesen Lösungen kommt die Verwaltungssoftware aus einer Hand, während die mobile App von einem anderen Anbieter stammt. Das muss kein Nachteil sein – wichtig ist vielmehr, wie gut die beiden Systeme zusammenspielen.
KEV.Kita
Hersteller: COMMPACT GmbH
App: KEV.Kita führt das Modul KITA-APP und arbeitet dafür mit der CARE-App zusammen
Für Eltern: über die CARE-App
Fürs Team: Grundmodul Verwaltung, dazu FIBU, Essengeld und Personal
Preismodell: individuelles Angebot
Gut zu wissen: KEV.Kita richtet sich unter anderem an Träger- und Kommunalverwaltungen sowie Kitas und bietet Schnittstellen zu verschiedenen FIBU- und HKR-Programmen.
Kitabuli
Hersteller: Kitabuli GmbH, Frankfurt am Main
App: Kitabuli nutzt für die mobile Nutzung die App von Famly
Für Eltern: über die Famly-App
Fürs Team: Kita-Verwaltung
Preismodell: vier Pakete, zwei davon nur zusammen mit Famly Plus oder Premium; Preise auf Anfrage
Gut zu wissen: Wer Kitabuli einsetzt, bekommt die mobile App über Famly. Vor dem Start sollte deshalb geklärt werden, welche Daten zwischen den beiden Systemen ausgetauscht werden und wo diese Daten verarbeitet werden.
Einführung: Was in den ersten Wochen wirklich passiert
Die Auswahl der App ist am Ende nur der kleinere Teil des Projekts. Entscheidend ist, was danach passiert.
Rechnet mit einer Übergangsphase. Solange nicht alle Familien die App verwenden, laufen Zettel, Telefon und App zwangsläufig parallel. Ein harter Stichtag funktioniert nur, wenn wirklich jede Familie ein geeignetes Gerät und die nötigen Sprachkenntnisse hat. In vielen Häusern wird die App deshalb Schritt für Schritt eingeführt.
Prüft WLAN und Geräte vor dem Vertrag. Der eigentliche Problemfall ist manchmal nicht die App, sondern das WLAN im hinteren Gruppenraum. Fragt, ob die Anwendung offline funktioniert und was passiert, wenn während der Anwesenheitserfassung plötzlich die Verbindung weg ist. Klärt außerdem, ob private Geräte der Fachkräfte vorgesehen sind und wer gegebenenfalls das Datenvolumen übernimmt.
Benennt eine feste Ansprechperson. In den ersten Wochen werden Eltern Fragen haben. Dafür braucht es nicht unbedingt einen IT-Profi, aber jemanden im Haus, der weiß, wie die App funktioniert und sich um Rückfragen kümmert. Diese Zeit sollte bei der Planung berücksichtigt werden – gerade dann, wenn der Personalschlüssel ohnehin knapp ist.
Testet zunächst mit einer Gruppe. Ein kompletter Rollout über das ganze Haus klingt effizient, ist in der Praxis aber schwer zurückzudrehen. Mehrere Anbieter bieten kostenlose Testphasen: Kitaversum 30 Tage, CARE vier Wochen und KigaRoo einen Monat bei monatlicher Kündbarkeit. Hokita stellt zusätzlich eine öffentlich zugängliche Demoumgebung bereit. Vier Wochen echte Nutzung in einer Gruppe zeigen meistens mehr als eine Präsentation beim Anbieter.
Häufige Fragen zu Kita-Apps
Rechnen Kita-Apps je Kind oder je Einrichtung ab?
Beides kommt vor – und genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die Berechnungsgrundlage. Kitaversum, clivver-kita und KITALINO rechnen rein je Kind. CARE, KidsFox und KIKOM kombinieren eine Grundgebühr je Einrichtung mit einem Betrag je Kind. KigaRoo arbeitet mit einem Paketpreis inklusive Kinderkontingent. Kindy, kitaplus, Leandoo und Stay Informed rechnen je Einrichtung ab. Welche Variante günstiger ist, hängt damit stark von der Größe der Einrichtung ab. Die veröffentlichten Preise findet ihr oben in der Tabelle, jeweils auf ein Jahr und netto umgerechnet.
Gibt es eine kostenlose Kita-App?
Für Eltern ist die Nutzung bei vielen Angeboten kostenlos. Bei CARE und KigaRoo wird die kostenlose Eltern-App ausdrücklich genannt. Für die Einrichtung selbst gibt es in unserem Vergleich eine dauerhaft kostenlose Stufe: Leandoo kann bis zu 15 Kinder kostenlos genutzt werden, inklusive der nativen Eltern-Apps. Das kann für eine Kindertagespflege oder eine sehr kleine Elterninitiative interessant sein. Für größere Einrichtungen reicht eine solche kostenlose Stufe entsprechend nicht aus. Bei den anderen Anbietern handelt es sich um kostenlose Testphasen von meist vier Wochen bis 30 Tagen.
Welche Kita-App eignet sich für Erzieherinnen und Erzieher?
Wenn die App auch vom Kita-Team genutzt werden soll, sollte sie mehr können als nur die Elternansicht auf dem Tablet anzeigen. Entscheidend sind Funktionen wie Anwesenheit, Beobachtungen und Dokumentation, die direkt in der Gruppe erfasst werden können. Bei clivver-info steht auf dem Tablet der volle Funktionsumfang zur Verfügung. Kitaversum kann über die App unter anderem Dienstzeiten abbilden, während KITALINO stark auf die pädagogische Dokumentation ausgerichtet ist.
Brauchen wir zusätzlich eine Kita-Software?
Das hängt vor allem davon ab, wer bei euch die Verwaltung übernimmt. Wenn der Träger Belegung, Verträge und Beiträge zentral organisiert, kann für die einzelne Einrichtung eine reine Kommunikations-App vollkommen ausreichen. Wenn die Leitung diese Aufgaben selbst erledigt, kann eine Lösung mit eng verbundener App und Verwaltung viel Doppelarbeit vermeiden.
Fazit
Die wichtigste Frage ist nicht, welche Kita-App die längste Funktionsliste hat. Klärt zuerst, wer bei euch welche Aufgaben übernimmt. Liegt die Verwaltung in der Einrichtung, kann eine Lösung sinnvoll sein, in der Krankmeldung, Anwesenheit und Dienstplanung miteinander verbunden sind. Wird die Verwaltung dagegen zentral vom Träger erledigt, kann eine schlankere Kommunikations-App ausreichen.
Zwei Themen geraten bei der Auswahl besonders leicht aus dem Blick. Das erste ist die Sprache. Eine App, die ein Teil der Familien nicht versteht oder nicht bedienen kann, ersetzt am Ende keinen einzigen Anruf. Das zweite ist die Mitbestimmung. Sobald Dienstzeiten oder andere personenbezogene Beschäftigtendaten ins Spiel kommen, sollte die Arbeitnehmervertretung frühzeitig eingebunden werden.
Wenn ihr über die App hinaus die komplette Verwaltung einer Kita abbilden wollt, findet ihr auf unserer Startseite alle Kita-Software im Vergleich – mit Steckbriefen zu Funktionen, Schnittstellen und Betriebsmodell. Wenn ihr lieber direkt vom eigenen Bedarf ausgeht, könnt ihr unseren Schnell-Check nutzen. Dort geht es in vier Schritten um Abrechnung, Kinder und Eltern, Personal und Träger. Anschließend werden die Programme genannt, die zu euren Angaben passen.