smartkita als Software für eure Kita? – Interview & Erfahrungen

Unser Interview mit smartkita

Wir haben die smartkita GmbH über ihre Kitasoftware smartkita ausgefragt.

Die Antworten der smartkita GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Kita Software in 3 Sätzen.

smartkita ist die digitale Komplettlösung für Kommunen, Träger und Kindertageseinrichtungen. Als Ausgründung aus dem deutschlandweit tätigen Trägernetzwerk Konzept-e verbinden wir die Anforderungen von Kita, Träger und Verwaltung und unterstützen dabei, Prozesse digital, strukturiert und effizient abzubilden. „Aus der Praxis – für die Praxis“ ist es unser Anspruch, nicht nur Software bereitzustellen, sondern die tatsächlichen Abläufe in Einrichtungen und Verwaltung praxisnah zu unterstützen.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Eine zentrale Stärke von smartkita ist die hohe Individualisierbarkeit. Einstellungen, Abfragen und zahlreiche Details lassen sich an die jeweiligen Anforderungen von Trägern, Kommunen und Einrichtungen anpassen. Dadurch kann smartkita unterschiedliche Organisationsstrukturen und individuelle Prozesse abbilden, anstatt einen starren Standardprozess vorzugeben.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Eine native App für iOS und Android steht derzeit noch nicht zur Verfügung. smartkita ist jedoch vollständig browserbasiert und dadurch auf Smartphones und Tablets nutzbar.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

smartkita ist eine webbasierte Anwendung und kann auf digitalen Endgeräten mit Internetverbindung über einen gängigen Browser genutzt werden. Eine separate Installation ist nicht notwendig.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, smartkita ist auf Smartphones und Tablets über einen gängigen Browser wie Chrome, Safari, Firefox o.Ä. nutzbar. Zusätzlich kann eine App-ähnliche Verknüpfung auf den Startbildschirm angelegt werden, sodass smartkita wie eine App direkt aufgerufen werden kann.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, jeder Nutzer erhält einen eigenen Login und kann unabhängig von anderen Nutzern zeitgleich im System arbeiten. Dadurch können beispielsweise Verwaltung, Kita-Leitung und Mitarbeitende parallel auf dem jeweils freigegebenen Datenbestand arbeiten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Smartkita kann unabhängig vom Betriebssystem auf gängigen digitalen Endgeräten und mit gängigen Browsern genutzt werden. Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Einen Offline-Modus gibt es derzeit nicht. Die webbasierte Arbeitsweise stellt dafür sicher, dass alle Nutzer mit dem aktuellen Datenstand arbeiten und Änderungen unmittelbar in allen verfügbaren Oberflächen sichtbar werden.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erfolgen automatisch im Hintergrund. Nutzer arbeiten dadurch ohne manuellen Aktualisierungsaufwand mit der jeweils aktuellen Version der Software.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Berechtigte Nutzer können CSV-Dateien per Download herunterladen und lokal sichern. Hierfür sind keine besonderen technischen Vorkenntnisse erforderlich.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

smartkita ist DSGVO-konform. Datensicherheit und Datenschutz haben bei smartkita einen hohen Stellenwert, da in der Anwendung sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Serverstandorte befinden sich in Deutschland. Zudem sind technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) vertraglich festgehalten. Ein AV-Vertrag bildet die Grundlage.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Zu gängigen Finanz- und Statistiksystemen, beispielsweise DATEV und Finanz+, bzw. KitaDataWebhouse und KiBiz, bestehen bereits Schnittstellen. Weitere Schnittstellen können bei individuellen Anforderungen umgesetzt werden. Für individuell entwickelte Schnittstellen kann ein zusätzlicher Kostenaufwand entstehen.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kita-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kinder- und Gruppenmanagement?
    • Können Kinder in Gruppen eingeteilt, gewechselt oder abgemeldet werden?
    • Gibt es digitale Wartelisten oder Vormerkungen?
    • Ist eine automatisierte Platzvergabe möglich?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Verlängerungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kinder- und Gruppenmanagement?

smartkita unterstützt den gesamten Prozess von der digitalen Vormerkung bis zur Belegung. Sorgeberechtigte können eine digitale Vormerkung abgeben; nach Prüfung wird diese von der Verwaltung in die Warteliste übernommen. Reservierung, Vertragsmanagement und Belegung lassen sich anschließend digital durchführen.

Die Platzvergabe erfolgt bewusst nicht vollständig automatisiert. smartkita unterstützt den Prozess, die abschließende Entscheidung bleibt jedoch beim Menschen. So können individuelle oder dem System nicht bekannte Sachverhalte berücksichtigt werden.

Reagieren Eltern nicht zeitnah auf ein Platzangebot, kann automatisch eine Erinnerungs-E-Mail versendet werden. Aus der Belegungsliste können Kinder anschließend einzelnen Gruppen innerhalb der Einrichtungen zugeordnet und dort verwaltet werden.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Eltern?
    • App für Eltern?
    • Digitale Elternbriefe, Messenger oder App-Benachrichtigungen?
    • Elternportale mit Zugriff auf Rechnungen, Verträge, Dokumentationen?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Verlängerungen?
    • Sonstiges zum Thema Kommunikation?

Jeder Sorgeberechtigte erhält einen eigenen Zugang zum Elternbereich. Dort können aktuelle Stammdaten und Informationen eingesehen und Stammdaten selbstständig aktualisiert werden. Auch Einwilligungen und Einverständnisse können angepasst sowie abgelegte Dokumente und der unterzeichnete Vertrag digital eingesehen werden.

Über die Nachrichtenfunktion können Nachrichten versendet und empfangen werden. Außerdem können Sorgeberechtigte Abwesenheiten ihres Kindes unkompliziert digital mitteilen und hinterlegen.

Eine native Eltern-App steht derzeit noch nicht zur Verfügung; der Elternbereich ist jedoch browserbasiert auch mobil nutzbar.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Bildungs- und Entwicklungsdokumentation der Kinder?
    • Digitale pädagogische Dokumentation für jedes Kind?
    • Können Bildungspläne integriert werden?
    • Lassen sich Beobachtungen systematisch erfassen und auswerten?
    • Sonstiges zum Thema Bildungs- & Entwicklungsdokumentation?

Jedes Kind erhält einen eigenen digitalen Ordner, in dem Dokumente hochgeladen und strukturiert abgelegt werden können. Auf die hinterlegten Unterlagen können – entsprechend der vergebenen Berechtigungen – Mitarbeitende und Sorgeberechtigte zugreifen. Ein Tool für die digitale Diagnostik, um beispielsweise Grenzsteine, etc. abzubilden, ist in Planung.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Hygiene- und Sicherheitsmanagement in der Kita?
    • Gibt es Funktionen zur Dokumentation von Hygienekonzepten und -Maßnahmen?
    • Können Unfälle oder Erste-Hilfe-Vorfälle digital erfasst werden?
    • Ist eine Verwaltung von Medikamentengaben möglich?
    • Sonstiges zum Thema Sicherheit & Hygiene

Über das Einwilligungsmanagement innerhalb der Kinderakte können Sorgeberechtigte die Mitarbeitenden in der Einrichtung für die Verabreichung von Medikamenten bevollmächtigen. Über das Nachrichtensystem können Eltern außerdem über etwaige Vorkommnisse informiert werden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Catering?
    • Digitale Essensbestellungen durch Eltern?
    • Automatisierte Abrechnung von Essenskosten?
    • Allergien & Ernährungsbesonderheiten hinterlegbar?
    • Weitere Catering-Funktionen?

Eine digitale Essensbestellung durch Sorgeberechtigte ist in smartkita derzeit noch nicht möglich. Die Abrechnung von Essenskosten kann jedoch als Teil des Abrechnungspakets unterstützt werden.

Allergien und Unverträglichkeiten können von Sorgeberechtigten digital hinterlegt und von Mitarbeitenden der Einrichtung eingesehen werden.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personalverwaltung?
    • Zeiterfassung & Dienstpläne für Erzieher?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Übersicht über Qualifikationen und Fortbildungen?
    • Sonstiges zum Thema Personalverwaltung?

Das Paket ‚Personal‘ befindet sich aktuell in Entwicklung und wird voraussichtlich im nächsten Jahr (Q2/2027) zur Verfügung stehen. Vorgesehen sind ein Dienstplan, die integrierte Arbeits- und Urlaubserfassung, eine automatische Personalschlüsselberechnung sowie eine Qualifikationsübersicht.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Abrechnung von Kita-Gebühren, Essensgeld, Zusatzleistungen?
    • Betreuungsgutschein- oder Subventionsabrechnung?
    • Automatisches Mahnwesen bei offenen Zahlungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?

Alle Buchungen von Gebühren und Leistungen können für jedes Kind innerhalb von smartkita geführt werden. Auch Zuschüsse, Rabatte und dergleichen werden berücksichtigt und berechnet. smartkita kann damit die vorbereitenden Prozesse digital abbilden. Die so entstehenden Buchungslisten können exportiert und im gewünschten Turnus per Schnittstelle in Ihrer bestehenden Abrechnungssoftware verarbeitet und abgerechnet werden.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Digitale Ablage und Verwaltung von Betreuungsverträgen?
    • Können An- und Abwesenheiten erfasst werden?
    • Rechtssichere Speicherung von Dokumenten?
    • Wie werden Zugriffsrechte geregelt (z.B. auf Protokolle, Verträge, etc.?)
    • Weiteres zum Thema Dokumentation?

Durch das digitale Vertragsmanagement sind alle relevanten Unterlagen zentral abgelegt und für berechtigte Nutzer zugänglich. Auch weitere Dokumente, beispielsweise Betragstabellen oder pädagogische Konzepte, können digital geteilt und revisionssicher abgelegt werden.

Die An- und Abwesenheitserfassung kann von den Mitarbeitenden in den Einrichtungen in Echtzeit per Klick erfolgen. Auch die Erfassung von beispielsweise Ausflügen oder anderen beliebigen Status sind möglich.

Sorgeberechtigte können über ihren Elternbereich Abwesenheiten ihres Kindes für zukünftige Ereignisse und auch taggenau übermitteln.

Zugriffsrechte werden durch ein mehrdimensionales Rechte und Rollenkonzept erfasst und restriktiert.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Kita-spezifischen Funktionen?
    • Förderpläne, Sprachstandserhebungen?
    • Möglichkeit zum Austausch mit Träger oder Gemeinde?
    • Integration von Elternbefragungen?
    • Verwaltung von Ausflügen oder Veranstaltungen?
    • Sonstige Kita-spezifische Funktionen?

Kita und Kommune können über das Nachrichtensystem direkt miteinander kommunizieren und Informationen austauschen.

Elternbefragungen sind in Zusammenarbeit mit unserem Partner TopKita möglich, hierfür können zusätzliche Kosten entstehen.

Ein Abfragetool, beispielsweise für Veranstaltung, ist aktuell in Programmierung. Für Ausflüge können An- und Abwesenheiten auch unterwegs über die mobile Webanwendung von smartkita verwaltet und eingesehen werden.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (eigene Module, Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme))?
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?

Generierte Buchungslisten können über Schnittstellen für die Weiterverarbeitung an bestehende Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme übergeben werden. Zusätzlich stehen Auswertungen für die Berechnung von Zuschüssen sowie für die Erstellung von Statistikmeldungen zur Verfügung. Auswertungen sind systemweit möglich, können zu Zeiträumen und Zeitpunkten erfolgen und von berechtigten Nutzern exportiert werden.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

smartkita bietet vier unterschiedliche Pakete an:

• Platzvergabe: Abbildung der Prozesse von der Vormerkung bis zur Warteliste. Die Abrechnung erfolgt pro Kind und Belegplatz.
• Verwaltung und Kommunikation: Digitale Vertragserstellung sowie Verwaltung von Stamm- und Belegungsdaten, zentrale Datei- und Informationsablage, Gruppentagebuch, Elternbereich und Kommunikationsmöglichkeiten zwischen allen Beteiligten.
• Abrechnung: Matrizen zur Festlegung von Beiträgen, Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystemen sowie Datenaufbereitung für Statistiken.
• Personal: Aktuell in Entwicklung; geplant sind Dienstpläne, Arbeits- und Urlaubszeiterfassung sowie eine automatische Personalschlüsselberechnung.

Die drei verfügbaren Pakete Platzvergabe, Verwaltung und Kommunikation sowie Abrechnung werden pro Kind in Belegung und Monat berechnet. Bei Buchung aller vier Pakete belaufen sich die Kosten auf 2,50€ netto pro Kind und Monat. Die Pakete können auch einzeln gebucht werden.

Benutzerkonten für Mitarbeitende und Sorgeberechtigte sind in unbegrenzter Anzahl kostenfrei.

Eine Kündigung ist monatlich möglich, eine Mindestvertragslaufzeit gibt es nicht.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Der Support erfolgt direkt durch smartkita Mitarbeitende in Stuttgart und ist telefonisch sowie per E-Mail erreichbar. Dadurch erhalten Kunden Unterstützung direkt vom smartkita-Team.

Ein FAQ-Bereich mit verständlichen Erklärungen und Videos befindet sich aktuell im Aufbau.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Auf Anfrage kann ein kostenfreier Testzugang zu einer Demoumgebung bereitgestellt werden. Die Dauer hierfür wird individuell nach Bedarf festgelegt.

Für den Wechsel bietet smartkita ein strukturiertes Onboardingkonzept mit einem 15-wöchigen Projektplan. Ein eigens benannter Projektverantwortlicher begleitet die Umstellung als zentraler Ansprechpartner.

Bestandsdaten können per CSV importiert werden. Der konkrete Umfang einer Datenmigration sollte im jeweiligen Projekt abgestimmt werden.

smartkita verbindet zentrale Prozesse von der Vormerkung und Platzvergabe über Verwaltung, Kommunikation, Belegung und Abrechnung bis hin zu Auswertungen und Statistikmeldungen. Dabei stehen Praxisnähe, Individualisierbarkeit und die Verbindung von Kita, Träger, Kommune und Sorgeberechtigten im Mittelpunkt.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der persönlichen Begleitung: Vom ersten Kennenlernen über das strukturierte 15-wöchige Onboarding bis zum laufenden Support steht das smartkita-Team als Ansprechpartner zur Verfügung.

Die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt und orientiert sich dabei am Feedback und den Anforderungen ihrer Nutzer. #ausderpraxisfürdiepraxis

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

smartkita wird kontinuierlich durch unser internes Team von Programmierern weiterentwickelt und optimiert. Kundenfeedback ist ein wesentlicher Bestandteil der Produktentwicklung und fließt in die Priorisierung und Weiterentwicklung ein. So soll die Software praxisnah an den tatsächlichen Anforderungen ihrer Nutzer weiterentwickelt werden.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Besonders häufig hervorgehoben werden von unseren Kunden der hohe Grad an Individualisierung und die intensive persönliche Betreuung während des Onboardings. Darüber hinaus wird die effizientere Gestaltung von Prozessen in Verwaltung und Kitas als großer Vorteil wahrgenommen. Dadurch können Abläufe vereinfacht und Zeit eingespart werden. Darüber hinaus gefällt unseren Kunden, dass alle Funktionen in ein System eingebettet sind und organisatorische Abläufe hierdurch reibungslos ineinandergreifen.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

smartkita wurde im August 2022 als Ausgründung aus dem deutschlandweit tätigen und seit über 30 Jahren aktiven Trägernetzwerk Konzept-e gegründet. Seitdem wurden die 46 Kinderhäuser des Netzwerks erfolgreich mit smartkita betreut. Darüber hinaus nutzen weitere kommunale Kunden unterschiedlicher Größen die Software.

29. Schlussplädoyer: Für welche Kitas (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

smartkita ist grundsätzlich für Träger, Kommunen und Kitas unterschiedlicher Größe und Ausrichtung konzipiert. Besonders interessant ist die Lösung für Organisationen, die Verwaltungs- und Kita-Prozesse in einer gemeinsamen digitalen Umgebung abbilden und dabei Wert auf individuelle Konfiguration und persönliche Begleitung legen.

„Aus der Praxis – für die Praxis“ beschreibt dabei unseren grundlegenden Anspruch: smartkita soll die tatsächlichen Abläufe in Kitas und Verwaltungen unterstützen und nicht umgekehrt starre Prozesse vorgeben.