Vivendi NG KiTa als Software für eure Kita? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Vivendi NG KiTa

Wir haben die Connext Communication GmbH über ihre Kitasoftware Vivendi NG KiTa ausgefragt.

Die Antworten der Connext Communication GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Kita Software in 3 Sätzen.

Vivendi NG KiTa unterstützt Kindertageseinrichtungen bei sämtlichen Verwaltungs-, Planungs- und Abrechnungsprozessen in einer zentralen Softwarelösung. Die Software vereinfacht die Organisation von Stammdaten, Betreuungszeiten, Förderungen, Dokumentationen sowie der Kommunikation mit Eltern, Behörden und Kostenträgern. Durch die Verbindung von Verwaltung, Auswertung und Personaleinsatzplanung werden Arbeitsabläufe effizienter, transparenter und deutlich weniger fehleranfällig.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Ein großer Vorteil von Vivendi NG KiTa ist die sehr umfassende Abbildung aller Verwaltungs- und Abrechnungsprozesse speziell für (Komplex-)Träger und Einrichtungen im Sozial- und Kitabereich. Besonders hervorzuheben sind die hohe Flexibilität bei Auswertungen, die Berücksichtigung bundeslandspezifischer Anforderungen sowie die Möglichkeit, weitere Vivendi-Module wie Dienstplanung oder Controlling direkt anzubinden. Zusätzlich profitieren Anwender von standardisierten Prozessen, einer hohen Automatisierung und der Möglichkeit, komplexe Trägerstrukturen zentral zu verwalten.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Verbesserungspotenzial besteht aktuell vor allem bei der Anbindung externer Kita-Portale und Schnittstellenlösungen. Zwar sind bereits verschiedene Portale angebunden, jedoch gestaltet sich die Integration weiterer Systeme teilweise noch aufwendig und nicht immer einheitlich standardisiert. Gerade Einrichtungen mit vielen externen Plattformen oder individuellen Digitalisierungsanforderungen wünschen sich hier teilweise noch mehr Flexibilität und einfachere Integrationsmöglichkeiten.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Vivendi NG KiTa ist primär als browserbasierte Web-Anwendung konzipiert und kann zentral betrieben werden, wodurch keine klassische lokale Installation auf einzelnen Arbeitsplätzen notwendig ist. Jedoch ist derzeit noch ein Rich-Client für Konfiguration und Administration erforderlich. Dadurch profitieren Einrichtungen von einem ortsunabhängigen Zugriff, einer zentralen Datenhaltung und einer vereinfachten Administration. Je nach Trägerstruktur und IT-Konzept sind sowohl Hosting-Lösungen als auch der Betrieb auf eigener Infrastruktur möglich.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Die Software ist grundsätzlich auch mobil über Tablet und Smartphone mit einer native App nutzbar, insbesondere für alltägliche Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben. Mobile Einsatzmöglichkeiten bestehen beispielsweise bei Anwesenheiten, Dokumentationen, Kommunikationsfunktionen oder dem Zugriff auf Stammdaten. Umfangreiche Verwaltungs- und Auswertungsfunktionen werden hingegen überwiegend komfortabler am Desktop genutzt. Sämtliche Vorgänge, selbst die sprachgestützte Dokumentation kann offline betrieben werden. KI-Funktionen benötigen derzeit eine Internetverbindung.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, Vivendi NG KiTa unterstützt die gleichzeitige Arbeit mehrerer Nutzer und Geräte innerhalb einer zentralen Datenbankstruktur. Dadurch können Verwaltung, Einrichtungsleitungen und Fachkräfte parallel mit aktuellen Daten arbeiten. Wichtig sind dabei ein durchdachtes Rollen- und Berechtigungskonzept sowie eine stabile Internet- bzw. Netzwerkverbindung, damit Daten konsistent und sicher verarbeitet werden.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Da Vivendi NG KiTa webbasiert arbeitet, werden hauptsächlich aktuelle Browser und eine stabile Internetverbindung benötigt. Die Nutzung ist auf gängigen Windows-Arbeitsplätzen sowie auf vielen mobilen Endgeräten möglich. Für einen reibungslosen Betrieb empfiehlt sich eine moderne IT-Infrastruktur mit aktuellen Browser-Versionen und entsprechendem Rechte- und Sicherheitsmanagement. https://www.connext.de/anwender/doku/VK-Vivendi-Systemumgebung.pdf

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ein vollumfänglicher Offline-Modus steht nicht im Vordergrund der Lösung, da viele Funktionen auf eine zentrale Datenverarbeitung und Synchronisation ausgelegt sind. Mobile Arbeitsprozesse können jedoch zeitweise (u.U. mehrere Tage) unabhängig von einer aktiven Verbindung genutzt werden. Für den regulären Betrieb wird grundsätzlich eine Online-Verbindung empfohlen.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates werden monatlich im Rahmen des Services kostenlos bereitgestellt, um gesetzliche Anforderungen, Sicherheitsstandards und funktionale Erweiterungen aktuell zu halten. Durch die zentrale Systemarchitektur lassen sich Aktualisierungen deutlich effizienter ausrollen als bei klassischen Einzelplatzinstallationen. Der konkrete Updateprozess hängt dabei vom jeweiligen Hosting- bzw. Betriebsmodell ab und kann zentral administriert werden.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Die Datensicherung erfolgt in der Regel zentral über die eingesetzte Server- bzw. Hosting-Infrastruktur. Dadurch können automatische Backup-Prozesse eingerichtet werden, ohne dass einzelne Anwender manuell tätig werden müssen. Für Einrichtungen ohne eigene IT-Abteilung bietet dies den Vorteil, dass Datensicherungen weitgehend administrativ betreut und standardisiert erfolgen können.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Datenschutz und Datensicherheit spielen insbesondere im Sozial- und Kitabereich eine zentrale Rolle und werden durch rollenbasierte Berechtigungskonzepte, zentrale Datenhaltung und abgesicherte Zugriffsstrukturen unterstützt. Die Software ist auf die Anforderungen der DSGVO sowie auf sensible personenbezogene Daten ausgelegt. Unser Rechenzentrum ist DIN ISO 27001 zertifiziert. Zusätzlich können Träger individuelle Sicherheits- und Hostingkonzepte entsprechend ihrer internen Richtlinien umsetzen.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Vivendi NG KiTa bietet verschiedene Schnittstellen zu Verwaltungs-, Abrechnungs- und Kommunikationssystemen sowie zu externen Kita-Portalen. Dadurch lassen sich Datenflüsse automatisieren, doppelte Dateneingaben reduzieren und Verwaltungsprozesse effizienter gestalten. Besonders für größere Trägerstrukturen entsteht dadurch der Vorteil einer zentralen und durchgängigen Datenverarbeitung über mehrere Systeme hinweg.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kita-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Kinder- und Gruppenmanagement?
    • Können Kinder in Gruppen eingeteilt, gewechselt oder abgemeldet werden?
    • Gibt es digitale Wartelisten oder Vormerkungen?
    • Ist eine automatisierte Platzvergabe möglich?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Verlängerungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Kinder- und Gruppenmanagement?

Vivendi NG KiTa unterstützt umfassend bei der Verwaltung von Kindern, Gruppen und Betreuungsplätzen. Kinder können flexibel Gruppen zugeordnet, umgebucht, übernommen oder abgemeldet werden. Vormerkungen und Wartelisten lassen sich digital verwalten wie Vertragsanpassungen mit den Eltern und nachvollziehbar dokumentieren. Darüber hinaus unterstützt die Software bei Platzplanung und Belegungsübersichten, wodurch freie Kapazitäten schneller erkannt werden können. Erinnerungs- und Fristenfunktionen helfen zusätzlich bei Vertragslaufzeiten, Kündigungen oder anstehenden Verlängerungen. Ergänzend stehen umfangreiche Stammdaten-, Anwesenheits- und Auswertungsfunktionen zur Verfügung.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation mit Eltern?
    • App für Eltern?
    • Digitale Elternbriefe, Messenger oder App-Benachrichtigungen?
    • Elternportale mit Zugriff auf Rechnungen, Verträge, Dokumentationen?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Verlängerungen?
    • Sonstiges zum Thema Kommunikation?

Die Software unterstützt die digitale Kommunikation mit Eltern über verschiedene Kommunikations- und Portallösungen. Elterninformationen, Mitteilungen oder Dokumente können zentral bereitgestellt und verwaltet werden. Darüber hinaus lassen sich Elternportale und ergänzende Anwendungen integrieren, beispielsweise für Dokumente (ebenfalls zur Unterschrift), Abrechnungen oder organisatorische Informationen. Erinnerungsfunktionen zu Fristen, Verträgen oder organisatorischen Themen unterstützen zusätzlich die Kommunikation zwischen Einrichtung und Elternhaus. Ein DSGVO-konformer Messenger-Dienst rundet die Kommunikation ab.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Bildungs- und Entwicklungsdokumentation der Kinder?
    • Digitale pädagogische Dokumentation für jedes Kind?
    • Können Bildungspläne integriert werden?
    • Lassen sich Beobachtungen systematisch erfassen und auswerten?
    • Sonstiges zum Thema Bildungs- & Entwicklungsdokumentation?

Vivendi NG KiTa ermöglicht die digitale Dokumentation pädagogischer Informationen und Entwicklungsverläufe für jedes einzelne Kind. Beobachtungen, Entwicklungsstände und individuelle Förderinformationen können strukturiert erfasst und ausgewertet werden. Bildungs- und Dokumentationsprozesse lassen sich dabei an trägerspezifische oder landesspezifische Anforderungen anpassen. Durch die zentrale sprach- und KI-gestützte Dokumentation stehen relevante Informationen jederzeit nachvollziehbar und berechtigungsgesteuert zur Verfügung.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Hygiene- und Sicherheitsmanagement in der Kita?
    • Gibt es Funktionen zur Dokumentation von Hygienekonzepten und -Maßnahmen?
    • Können Unfälle oder Erste-Hilfe-Vorfälle digital erfasst werden?
    • Ist eine Verwaltung von Medikamentengaben möglich?
    • Sonstiges zum Thema Sicherheit & Hygiene

Die Software unterstützt Einrichtungen bei der strukturierten Dokumentation sicherheits- und betreuungsrelevanter Informationen sowie Impfungen und Medikamenten. Dazu zählen unter anderem Hinweise zu Allergien, gesundheitlichen Besonderheiten oder individuellen Betreuungsanforderungen der Kinder. Dokumentationen zu Vorfällen, Abwesenheiten oder organisatorischen Maßnahmen können zentral hinterlegt und nachvollziehbar verwaltet werden. Durch rollenbasierte Zugriffsrechte wird sichergestellt, dass sensible Informationen nur autorisierten Personen zugänglich sind.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Catering?
    • Digitale Essensbestellungen durch Eltern?
    • Automatisierte Abrechnung von Essenskosten?
    • Allergien & Ernährungsbesonderheiten hinterlegbar?
    • Weitere Catering-Funktionen?

Vivendi NG KiTa unterstützt die Verwaltung von Essensangeboten und abrechnungsrelevanten Cateringprozessen. Essensgeld und zusätzliche Verpflegungskosten können in die regulären Abrechnungsprozesse integriert werden. Darüber hinaus lassen sich relevante Informationen wie Allergien oder besondere Ernährungsanforderungen zentral hinterlegen und bei der Betreuung berücksichtigen. Je nach eingesetzten Zusatzlösungen können weitere digitale Prozesse im Bereich Essensorganisation eingebunden werden.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Personalverwaltung?
    • Zeiterfassung & Dienstpläne für Erzieher?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Übersicht über Qualifikationen und Fortbildungen?
    • Sonstiges zum Thema Personalverwaltung?

Im Bereich Personalverwaltung bietet Vivendi umfangreiche Möglichkeiten zur Organisation von Mitarbeitenden und Ressourcen. Dazu gehören unter anderem Dienstplanung, Abwesenheitsverwaltung sowie die Verwaltung von Mitarbeiterstammdaten. In Verbindung mit weiteren Vivendi-Modulen können zusätzlich Arbeitszeiten, Qualifikationen oder Fortbildungsinformationen zentral verwaltet und ausgewertet werden. Besonders größere Träger profitieren dabei von einer einheitlichen und standortübergreifenden Personalorganisation.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Abrechnung von Kita-Gebühren, Essensgeld, Zusatzleistungen?
    • Betreuungsgutschein- oder Subventionsabrechnung?
    • Automatisches Mahnwesen bei offenen Zahlungen?
    • Weitere Funktionen im Bereich Abrechnung?

Die Software unterstützt die Abrechnung von Betreuungsgebühren, Essensgeldern sowie weiteren Zusatzleistungen. Förderungen, Zuschüsse oder trägerspezifische Abrechnungsmodelle können dabei berücksichtigt werden. Offene Forderungen und Zahlungsstände lassen sich transparent verwalten und unterstützen strukturierte Mahn- und Verwaltungsprozesse. Durch automatisierte Abläufe werden manuelle Eingaben reduziert und die Abrechnungssicherheit erhöht.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • Digitale Ablage und Verwaltung von Betreuungsverträgen?
    • Können An- und Abwesenheiten erfasst werden?
    • Rechtssichere Speicherung von Dokumenten?
    • Wie werden Zugriffsrechte geregelt (z.B. auf Protokolle, Verträge, etc.?)
    • Weiteres zum Thema Dokumentation?

Vivendi NG KiTa ermöglicht eine zentrale digitale sprach- und KI-gestützte Dokumentation sämtlicher betreuungsrelevanter Informationen inkl. An- und Abwesenheiten. Diese Informationen werden berücksichtigt und ermöglichen eine korrekte Abrechnung, z.B. Karenzmodelle etc. können dadurch automatisiert abgerechnet werden. Verträge, Stammdaten, Anwesenheiten sowie weitere Dokumente können strukturiert abgelegt und verwaltet werden. Durch differenzierte Rollen- und Berechtigungskonzepte wird geregelt, welche Nutzer Zugriff auf sensible Informationen erhalten. Die zentrale Datenhaltung erleichtert zudem Nachvollziehbarkeit, Dokumentensuche und revisionsstarke Ablageprozesse.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Kita-spezifischen Funktionen?
    • Förderpläne, Sprachstandserhebungen?
    • Möglichkeit zum Austausch mit Träger oder Gemeinde?
    • Integration von Elternbefragungen?
    • Verwaltung von Ausflügen oder Veranstaltungen?
    • Sonstige Kita-spezifische Funktionen?

Die Software unterstützt zahlreiche weitere Kita-spezifische Verwaltungs- und Organisationsprozesse. Dazu gehören beispielsweise die Verwaltung individueller Förderinformationen, organisatorische Abläufe mit Trägern oder Behörden sowie umfangreiche Auswertungs- und Planungsfunktionen. Auch Veranstaltungen, Ausflüge oder besondere Betreuungsanforderungen können dokumentiert und organisatorisch abgebildet werden. Durch die flexible Struktur lässt sich die Lösung an unterschiedliche Träger- und Einrichtungskonzepte anpassen.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (eigene Module, Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme))?
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?

Vivendi bietet umfangreiche Funktionen für Controlling, Statistiken und betriebswirtschaftliche Auswertungen. Einrichtungen und Träger erhalten dadurch Transparenz über Auslastungen, Belegungen, Kostenstrukturen und Verwaltungsprozesse. Darüber hinaus bestehen Möglichkeiten zur Anbindung von Finanzbuchhaltungs- und Rechnungswesensystemen sowie zur Datenübergabe an externe Buchhaltungs- oder Steuerberatungslösungen. Besonders größere Organisationen profitieren dadurch von einer zentralen Steuerung und konsistenten Datenbasis über mehrere Einrichtungen hinweg.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Die Preisgestaltung von Vivendi NG KiTa erfolgt in der Regel individuell und orientiert sich an Faktoren wie Trägergröße, Anzahl der Einrichtungen, benötigten Modulen sowie dem gewünschten Betriebsmodell. Dadurch können Funktionsumfang und Kosten an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Zusätzliche Module, Schnittstellen oder weitere Nutzer können sich entsprechend auf die Lizenz- und Betriebskosten auswirken. Konkrete Informationen zu Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen oder Hostingmodellen werden üblicherweise projekt- bzw. angebotsspezifisch abgestimmt.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Für Anwender stehen verschiedene Support- und Serviceleistungen zur Verfügung, darunter telefonischer Support, Anwenderportal sowie unterstützende Service- und Beratungsleistungen. Zusätzlich werden Einrichtungen bei Einführung, Betrieb und Weiterentwicklung der Software begleitet. Ergänzend helfen Dokumentationen und Informationsmaterialien sowie E-Learnings dabei, Anwender bei alltäglichen Fragen und Prozessen zu unterstützen.

25. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Der Einstieg in Vivendi NG KiTa wird durch projektbezogene Beratung, Einführungsbegleitung und strukturierte Implementierungsprozesse unterstützt. Bestehende Daten können abhängig vom Altsystem übernommen oder migriert werden, um den Umstieg möglichst effizient zu gestalten. Darüber hinaus unterstützt Connext Einrichtungen und Träger bei der Anpassung von Prozessen, Schulungen und der technischen Einführung. Individuelle Präsentationen und abgestimmte Projektplanungen erleichtern potenziellen Neukunden zusätzlich die Entscheidungs- und Einführungsphase.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Vivendi NG KiTa wird kontinuierlich weiterentwickelt, um gesetzliche Anforderungen, technische Entwicklungen und praxisbezogene Bedürfnisse von Einrichtungen und Trägern abzubilden. Regelmäßige Updates erweitern Funktionen, optimieren Prozesse und berücksichtigen aktuelle Anforderungen aus Verwaltung und Betreuung. Rückmeldungen aus der Praxis sowie Anforderungen von Kunden und Trägern fließen dabei fortlaufend in die Produktentwicklung ein. Dadurch entwickelt sich die Software kontinuierlich entlang der tatsächlichen Anforderungen im Kita- und Sozialbereich weiter.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Vivendi NG Kita hat positive Rückmeldungen von Kunden erhalten, die die Software für ihre Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und umfassende Funktionalität loben. Besonders geschätzt werden die modulare Struktur, die einfache Handhabung und die Anpassungsfähigkeit an verschiedene Kita-Anforderungen. Kunden berichten von einer deutlichen Vereinfachung ihrer Verwaltungsprozesse und einer verbesserten Kommunikation mit Eltern.

Typische Rückmeldungen:
„Vivendi NG Kita hat unsere Verwaltung deutlich vereinfacht und uns Zeit für die wichtigen Dinge gegeben.“
„Die Elternkommunikation ist durch die Software viel transparenter und effizienter geworden.“

Wünsche der Kunden:
Einige Kunden wünschen sich zusätzliche Integrationen mit anderen Systemen oder erweiterte Reporting-Funktionen.

https://connext.de/pdf/Vivendi-NG-KiTa.pdf

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Vivendi NG Kita ist eine etablierte Softwarelösung für die Verwaltung von Kindertageseinrichtungen in Deutschland. Die Software wird von zahlreichen Kitas genutzt und hat sich einen festen Platz im Markt gesichert. Wir sind bekannt für zuverlässige und innovative Lösungen im Bildungsbereich. In der Vergangenheit gab verschiedene Auszeichnungen für die Softwarelösung, die auf Qualität und Kundenzufriedenheit hinweisen.

29. Schlussplädoyer: Für welche Kitas (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Vivendi NG Kita eignet sich besonders gut für:
Größe: Kitas jeder Größe, von kleinen Einrichtungen bis hin zu größeren Verbünden.

Ausrichtung:
Verschiedene pädagogische Konzepte und Trägerstrukturen.

Anforderungen:
Kitas, die eine umfassende Verwaltungslösung suchen, die Elternkommunikation, Dokumentation und Verwaltung in einem System vereint.

Eher weniger geeignet:
Für (sehr) kleine Kitas mit (extrem) einfachen Anforderungen könnte die Software überdimensioniert sein, aber aufgrund der modularen Struktur kann sie dennoch angepasst werden.